La correcta administración del tiempo evita la decepción y desilusión del día a día. De ti depende el que pertenezcas al selecto grupo de personas que duermen de corrido y que se levantan con una sonrisa porque saben que hoy tendrán un día ideal… Quién de nosotros no ha pasado por la tradicional reacción de odiar el despertador cuando suena en la mañana para recordarnos que hay que levantarse para experimentar nuevamente la insoportable rutina donde la cantidad de trabajo crece sin parar, donde no hay tiempo libre a veces ni para comer en paz, y donde al final regresamos a casa sintiendo que lo mejor del día es que ya se acabó… Nos vamos a dormir decepcionados por lo mucho que se hizo y lo poco que se logró y resignados a que mañana esto puede ser igual. Este ciclo de sentirse decepcionado por trabajar duro y desilusionado porque aquello parece no tener fin, nos debe llevar a reflexionar que siguiendo por ese camino no llegaremos a ningún lado y que sin duda existen formas de salir de ahí. Tus días no tienen por qué ser miserables, no tienes que sacrificarlo todo diariamente y tampoco es sano creer que el mundo no puede ser distinto para ti. La luz en el camino es aprender las reglas básicas de la administración del tiempo. De hecho es la llave maestra para lograr un buen balance de vida que te permita tener crecimiento profesional al igual que mantener una vida sana para ti, tu familia y tus amigos.

1.  Mantenerse en forma: Debes hacer un alto en el camino para recordar que el cuerpo que tienes es para toda la vida, así que por favor cuídalo. Justificar que no comes bien, que no haces ejercicio o que duermes poco porque tienes mucho trabajo, es como decirte a ti mismo que no te importa tu salud y que estás perfectamente dispuesto a asumir las consecuencias. Si quieres rendir más, aprende y disciplínate a cuidar la maquinaria más preciosa que tienes y dale mantenimiento permanente con buenos hábitos de vida. Si de verdad quieres tu cuerpo, demuéstralo todos los días…
2. Desarrollo: Con cuerpo y mente sana, estás listo para entrar al campo de batalla. Enfócate siempre en atender lo IMPORTANTE y no sólo lo URGENTE. Asigna prioridades a tus tareas, atiende las necesidades de tu equipo y de tus clientes, supervisa el negocio y no caigas en la tentación de desviarte de tus objetivos y metas por eventos de importancia menor. Ten un sólido plan de trabajo, que si bien no es una camisa de fuerza, te ayudará a controlar las desviaciones y a regresar siempre al curso definido.
3. Distracciones: Aquí está la fuente de muchos de los problemas. Juntas inútiles, llamadas no planeadas, interrupciones ilimitadas, quizás tengas un Jefe autocrático que no te deja ni respirar, o estás rodeado de un equipo inmaduro que espera que los lleves de la mano y que les soluciones la vida mientras tu escritorio continua almacenando pendientes, chamba y más chamba. Además de estos factores externos, piensa si no te la pasas contestando cuanto mail te llega, si te encanta ser “el campeón de las redes sociales” subiendo, leyendo y comentando todo lo que pasa por ahí o si cada vez que vas al baño o por un cafe, esto se torna un vuelo con escalas en vez de un eficiente pasaje redondo.

Una recomendación básica es tomar una hoja y pensar que vives en el mundo perfecto y que tienes la oportunidad de definir tu agenda semanal ideal. Empieza por fijar horarios para levantarte, para comer sanamente, para hacer ejercicio, para estar con la familia y amigos y para descansar. Esto será la batería que cargue tu motor cada día. Después viene la parte ruda de ver cómo puedes acomodar tu trabajo o tu vida laboral en esos espacios que quedaron abiertos. Es probable que empiecen los conflictos por traslape de agendas, pero es ahí donde viene el análisis fino de determinar prioridades buscando un balance entre el tiempo que es para ti y el tiempo que es para trabajar. Al final tendrás una agenda de bloques con espacios definidos, lo único que falta es tener el carácter para defender tu semana ideal. Depende de ti el permitir que se frustre o que pertenezcas al selecto grupo de personas que duermen de corrido y que se levantan con una sonrisa porque saben que hoy tendrán eso… un día ideal. photo credit: BramstonePhotography via photopin cc

Para mejorar mi negocio tengo que enfocarme en la administración del tiempo, en las utilidades y en mi liderazgo en la organización.

Ahora que tengo la fortuna de dirigir mi propia firma después de haber trabajado para distintas empresas nacionales y globales, por fin me doy cuenta de lo equivocado que estaba al creer que todos los negocios eran distintos y que cada uno de ellos enfrentaba retos particulares.

La realidad es que resulta muy fácil reforzar esta teoría cuando lo único que conoces son unas cuantas organizaciones dentro de un sector de mercado en particular; por eso tenemos que abrir la mente para entender de entrada que todos los negocios son iguales… es decir todos ofrecen un producto o servicio a un alguien llamado cliente que está dispuesto a adquirirlo.

Estando de acuerdo con lo anterior, basta platicar con los empresarios, emprendedores y dueños de negocios que conozcas para ver que la gran mayoría de ellos coincide en que diariamente de una forma u otra enfrentan al menos uno de los siguientes 3 grandes retos:

1.  ¿Cómo trabajar menos horas al día para poder tener más tiempo libre?
2. ¿Cómo terminar con los problemas de ventas y utilidades?
3. ¿Cómo lograr que lo vean cómo líder y no sólo como el dueño de la empresa?

Es por esto que para mejorar mi negocio sin duda tengo que trabajar en cada uno de los 3 puntos anteriores,  que son precisamente los retos que la gran mayoría de nosotros enfrentamos.

Trabajar muchas horas al día puede ser desgastante, enfrentar problemas de ventas y utilidades puede ser angustiante, y que no seas un buen líder puede ser frustrante… así que definitivamente este no es un esquema en el que deseamos estar.

Los 3 pasos

1. Estar más de 10 horas al día en la chamba puede ser reflejo de mucha ineficiencia, de una carga de trabajo mayor a la que una persona normal puede manejar constantemente, o bien simplemente es el resultado de una mala administración del tiempo. Si este es el caso, bien vale la pena detenerse a evaluar si no tienes muchos distractores que te roban minutos todo el día. También es recomendable pensar si cuentas con todos los conocimientos técnicos o las habilidades necesarias para ciertas tareas (p. ejemplo, para un doctor que estudió medicina, quizás las cuestiones contables o administrativas le resulten complejas, difíciles y por lo tanto le pueden consumir mucho tiempo). Al final, lo importante es medir en qué se van los minutos para poder encontrar la salida y construir una agenda semanal sana que te permita tener vida.

2. El dinero sin duda nos quita el sueño a más de alguno, por eso si el problema está en los ingresos es fundamental pensar qué estamos haciendo desde el punto de vista comercial. ¿Será que no me estoy dirigiendo a mi mercado meta?, ¿será que consigo muchos prospectos pero cierro pocas ventas?, ¿estaré ganando poco dinero debido a que desconozco el detalle de mis gastos, o ¿estos gastos son más altos de los que puedo soportar con lo que vendo? La fórmula es muy simple, o vendes más o gastas menos, eso es lo único que genera utilidades. 

3. Una de las razones por los que algunos de nosotros buscábamos nuestra independencia era precisamente para evitar tener un jefe, pero se nos olvida que si queremos que el negocio crezca, llegará un momento en que tú solo no podrás hacerlo. Tendrás que contratar a un equipo el cual no se conformará con que les des órdenes. Ser el líder implica establecer objetivos, evaluar desempeño, instalar reglas, motivar, corregir y sobre todo hacer crecer a la gente.

Trabaja en estos 3 puntos y sin duda tu negocio será mejor…