No tener una formación académica en contabilidad, administración o finanzas, no es una limitante para tomar decisiones correctas sobre como entra y como sale el dinero. El secreto es entender, elaborar, interpretar y ejercer presupuestos, estados de resultados y reportes de flujo de efectivo. Si diriges una PyME y aun no te sientes sólido en esta área, el riesgo de tener problemas de dinero es bastante alto.
En la industria de alimentos el desorden en plantas, almacenes y áreas operativas está directamente relacionado con accidentes, desperdicio e ineficiencia.
El control de procesos es un documento fundamental del sistema de calidad, seguridad e inocuidad dentro de cualquier instalación dedicada a la industria de alimentos.
Rodrigo Calderón, Coach certificado por ICF nos explica cómo dividiendo el día en tres partes puedes lograr balance de vida y generar tiempo libre para ti, tú familia y tus amigos.
El concepto de planeación está muy bien posicionado en el mundo de los negocios, sin embargo aprender a planear la parte personal es quizás aun más importante.
Históricamente en los talleres y conferencias de planeación estratégica nos encontramos con que todo mundo sabe de la importancia de la planeación estratégica, pero menos del 5% puede confirmar que tiene un plan sólido en la mano para cada trimestre del año en curso.
Si todos los empresarios, emprendedores y dueños de negocios saben que es tan importante planear y que aun así no lo hacen para sus empresas, ya se podrán imaginar que tampoco tienen un plan para su vida personal.
Recordemos que en México todas la dietas empiezan en lunes y que siempre en Enero todos vamos a bajar de peso, vamos a hacer ejercicio y estudiaremos Ingles. Si en realidad la población ejecutara un plan estratégico para cumplir esas tres o cuatro “maravillosas ideas” o “grandes pensamientos”, yo creo que para estas fechas ya no deberíamos encabezar la lista de obesidad en el mundo, habría muchos atletas de alto rendimiento y seríamos prácticamente bilingües… ¿o no?
El problema sin duda está en nuestra enorme falta de constancia y consistencia para cumplir lo que planeamos hacer, por eso aunque muchos dicen que van a hacer ejercicio e incluso que los gimnasios empiezan repletos después del 6 de Enero, para el 14 de Febrero casi siempre están los mismos que ya adquirieron el hábito.
Podemos quejarnos todo lo queramos sobre nuestra vida o sobre nuestro entorno laboral, pero hasta que no estemos dispuestos a tomar decisiones que cambien nuestro destino, tal cual lo dice Tony Robbins en su libro “Despertando al gigante interior” seguiremos donde mismo o peor.
Ahora bien, si eres de los que este trimestre quiere cambiar las cosas, la recomendación es comenzar por hacer una reflexión sobre donde estás parado hoy primeramente desde el punto de vista personal. Algunos ejemplos podrían ser: ¿cómo están tus finanzas?, ¿eres más feliz?, ¿cómo va la familia? o ¿cómo se encuentra el entorno espiritual? especialmente para los que practican una religión (la que sea).
Reflexionar: Sí, este es el primer paso de tu planeación estratégica personal. Identifica lo que ha salido bien, lo que no ha salido correctamente y explora todos los detalles que puedas para definir como estás en estos momentos.
Directrices: Ahora identifica las 3 ó 4 cosas más importantes que quieres cambiar. No más de tres o cuatro, porque si pones más de esas seguramente acabarás haciendo ninguna.
Redacta tus objetivos: Siguiendo el modelo Mexicano, si vas a bajar de peso, entonces el objetivo debería ser inteligente (si no te suena el término, consulta este otro artículo Las bases de la planeación estratégica) y debería quedar redactado más o menos así: “Bajar 10 kilos de peso para Julio 2016 – Responsable YO”.
Elabora el plan de trabajo: Obviamente si vas a bajar de peso tendrás que ejecutar varias acciones y no todas al mismo tiempo. Un trimestre tiene 12 semanas, por lo tanto el plan debe tener las actividades detalladas a cumplir. Quizá la primera semana será ir con una nutrióloga o con un Health Coach para definir el punto de partida, luego la segunda semana limpiar tu alacena y tu refrigerador y comprar los ingredientes saludables que requieres. Deberás calcular presupuestos, recursos y ejecutar sin excusas hasta llegar a la meta.
Si realizas esas 4 etapas es muy, pero muy probable que alcances resultados. Una vez que entiendas este proceso en tu vida propia, no tengo duda que te será muy fácil aplicarlo en tu empresa, porque en esencia hay que hacer EXACTAMENTE lo mismo con la variante de que puedes incluir a todas las personas que laboran contigo para que juntos reflexionen, definan directrices, redacten objetivos y elaboren el plan que deberá ser ejecutado para cumplir con los resultados esperados.
¡Felicidades, ya eres un experto en planeación estratégica!
¿Aun te da flojera o crees que no vale la pena limpiar? El desorden en plantas, almacenes y áreas operativas está directamente relacionado con accidentes, desperdicio e ineficiencia.
Después de algunos años de entrar y salir de distintas instalaciones y teniendo abiertos todos los sentidos te darás cuenta que desde que ponemos un pie en algún lado podemos darnos cuenta de cómo es la operación del lugar en el que estamos y muy probablemente hasta podemos inferir el tipo de resultados que se están logrando.
Decimos que “lo que se ve no se juzga”, así que si el lugar se percibe abandonado, no hay controles para entrar, nadie se registra, nadie sabe quien entró o que salió… mmm? algo ya huele raro. Si te dejan entrar aplicando el famosísimo “Buen día Poli”, si caminas por donde hay cosas abandonadas o encuentras espacios que parecen que nadie los ha tocado en un buen rato… basura, tarimas, bolsas, botes, mugre. No hay duda de que hay problemas.
Con este escenario ¿crees que la empresa que visitas tenga un buen control de costos y que la gente que ahí labora está cuidando los recursos? La respuesta puede ser NO, o hay muchas oportunidades para optimizar las cosas en el mejor de los casos.Y ese es el punto, en un ambiente donde todo es un desorden, existe inventario con más de tres meses de no moverse (de hecho probablemente no se ha movido en años), los fraudes, las mermas y los robos hormiga pueden estar a la orden del día, y casi casi, las instalaciones gritan “aquí no hay liderazgo” puesto que no hay nadie que tenga las habilidades gerenciales para instalar disciplina y mecanismos de control interno.
Todo este desastre cuesta y puede costar mucho dinero. Si no hay controles, ni una política de acceso a las instalaciones, el riesgo de que enfrentes un asalto o que alguien se infiltre en tu empresa para extorsionar o para robar propiedad intelectual es altísimo. Ya no hablemos del peligro de ser secuestrado. ¿Eso cuánto costaría? La falta de supervisión de los perímetros de seguridad, puede provocar que alguien encuentre la forma de meterse a la planta o al almacén en horarios donde pueda vaciar mercancía o causar algún tipo de sabotaje. ¿Eso cuánto costaría?
Una de las formas más eficientes de quedarse sin dinero es no controlar el inventario. Cuando las empresas carecen de sistemas de planeación de la demanda, basta con darse una vuelta en el almacén para certificarlo. Las tarimas y los envases están sucios, no están identificados, tienen fugas y derrames y no existe ningún tipo de lay-out o croquis de almacenamiento. ¿Cual es la consecuencia? que tengas materiales, productos e insumos sin moverse, caducos o de plano para la basura que pueden representar varios meses de venta. Probablemente el almacén esté lleno pero de cosas que o son pérdida o demandará mucho tiempo y esfuerzo darles salida. Todo eso ¿cuánto cuesta?
Unas instalaciones abandonadas son inseguras por naturaleza, no te extrañe que te digan que hay muchos incidentes y accidentes. Si incluso tú mismo sientes que es peligroso andar por ahí, seguramente así es. ¿Cuánto costarán las incapacidades, los accidentes o la rotación de la gente? Hablando de mantenimiento, levantar una almacén o una planta que no se ha lavado, pintado o impermeabilizado por años, o el desgaste de los equipos que no cuentan con un correcto mantenimiento preventivo sale mucho más caro que si se cuidan en forma regular. Si a esto le sumas lo que cuesta que la gente no haga las cosas, la cuenta sigue subiendo.
Es un hecho que hay personas que son ordenadas por naturaleza y eso se nota en su forma de vestir, en su área de trabajo, en su auto y en todo lo que hacen. Ese perfil ayuda mucho para estar al frente de unas instalaciones, pero no es lo mismo tú ser ordenado y limpio que lograr que las áreas operativas estén limpias y ordenadas.
Se requiere de mucha constancia, de mucha consistencia y de medir continuamente los beneficios económicos que se están logrando por estos esfuerzos. Por ejemplo, cuánto cuesta el inventario no conforme y define un plan de salida para recuperar esa lana. Mide y costea las mermas, si disminuyen cuáles son los ahorros, etc.
¿Aun te da flojera o crees que no vale la pena limpiar?
Ejercer un presupuesto no es un tema que sólo le aplique a las grandes empresas. En el mundo PyME es algo que te ayuda a mantener el control del dinero a lo largo del año.
La palabra es conocida, pero dentro del sector PyME hablar sobre tener un presupuesto probablemente suene a algo que deba tenerse cuando “ya seamos muy grandes”, lo cual es una creencia que limita la vista de muchos empresarios, emprendedores y dueños de negocios.
El presupuesto como su nombre lo indica, implica suponer o presuponer qué utilidades se pueden esperar con un cierto nivel de ventas y teniendo los costos y los gastos esperados dentro un periodo de tiempo, es decir está ligado con el estado de resultados que la empresa proyecta para el mes, el trimestre, el semestre o el año completo (para más información sobre el estado de resultados puedes referirte a este otro artículo).
OK, suena lindo, pero ¿qué pasa si aun no tengo ni el estado de resultados? Bueno, hacer un estado de resultados tampoco es física cuántica, y de hecho es un ejercicio extremadamente valioso cuando termina un año y está por empezar el siguiente ciclo (p. ejemplo Enero – Diciembre 2016).
Para armar tu estado de resultados y tu presupuesto la recomendación es seguir estos pasos:
Ingresos: Échate un buen clavado a las ventas reales de cada uno de los meses del año anterior. Considera todo lo facturado y todo lo que cobraste en efectivo (eso debería haberse reportado fiscalmente como “ventas mostrador”). Ese primer paso te permitirá conocer el acumulado real que tuviste en el periodo. Para elaborar el presupuesto, estima cuánto más podrás vender en este nuevo ciclo considerando la situación del mercado, los negocios que quizás se te cayeron (y que habrá que recuperar) y los nuevos proyectos que estés trabajando con clientes actuales o con nuevos prospectos.
Compras: Las compras representan el costo variable y en algunas ocasiones pueden representar hasta el 90% de las ventas (caso de comercializadoras que mueven mucho dinero pero los márgenes no suelen ser tan grandes). Para el presupuesto piensa cómo vas a comprar. ¿Subirán los precios, cómo estará el tipo de cambio? habrá escasez, factores políticos, clima, etc.
Costos fijos y Gastos: Esta parte representa lo que te cuesta operar la empresa y no depende de si vendes o no. Aquí puedes encontrar muchas cosas si te vas al análisis a detalle. La nómina, el mantenimiento, combustible, luz, oficinas, rentas, etc. son por lo general las partidas más grandes. Aquí hay que evaluar si podemos gastar menos, si podemos ser más productivos, si podemos formar un equipo más eficiente. Para fines del presupuesto lo ideal es saber cuánto se gastó y estimar ahorros iguales o superiores a la inflación reportada. Es decir, si la inflación fue del 3% anual, lo ideal sería buscar ahorros del 3% sobre las cifras acumuladas del año anterior.
Utilidades: Después de tener las ventas reales y un estimado de lo que pueden crecer para este año, más tu análisis sobre cómo estarán las compras y cómo podemos optimizar los gastos, el resultado final son las utilidades esperadas. Cuando tengas el número, reflexiona si es lo que estás buscando. Si el número no te encanta el ejercicio es el mismo, ajusta las ventas, revisa de nuevo las compras y los gastos, y pule las cifras hasta que te den las utilidades que estás deseando. Cuando el número sea el bueno, ahora “a firmarlo con sangre” para operar mes a mes contra ese estado de resultado que ya proyectaste. Para eso sirve el presupuesto, para que puedas operar y medir mes a mes, si los resultados de hoy son mejores o peores que el desempeño del mismo mes año anterior (p. ejem Enero 2015 vs. enero 2016) y que tan lejos o que tan cerca estás de cumplir con lo que dijiste que ibas lograr en tu presupuesto.
Lo ideal es arrancar el año con un panorama firme que ya haya sido aprobado, pero si aun no lo tienes hecho, nunca es tarde para corregir el rumbo cuanto antes y operar tu negocio como lo hacen las grandes corporaciones…
9 de cada 10 empresarios sabe que planear es algo muy importante, sin embargo no es un hábito que esté presente en los negocios de nuestro país.
Si hacemos un ejercicio coloquial en el que seleccionemos al menos a 10 personas para que les preguntemos si comer frutas y verduras, o si hacer ejercicio es importante, seguramente un alto porcentaje (si no es que todos) dirá que SÍ y más aun si la entrevista la realizamos cuando arranca el año. Lo curioso es que lo mismo sucede si buscamos al menos a 10 empresarios, emprendedores o dueños de negocios para preguntarles su opinión sobre el concepto de planeación. Muchos responden que es muy importante, pero lo cierto es que si les preguntas si ya tienen su plan anual o si ya tienen por escrito sus objetivos, el esquema se mueve radicalmente y la gran mayoría nos dirá que no tiene nada a pesar de que dijeron que era “muy importante”.
Profundizando en el tema, pareciera ser que la prioridad se tiene en mente, pero o no hay mucha experiencia, o no sabemos como hacerlo o nos perdemos en el camino por no tener una metodología sencilla y efectiva que nos permita aterrizar nuestras ideas para el corto, mediano y largo plazo.
Un forma simple y poderosa de llevar a cabo la planeación estratégica de tu negocio no importando ni cuanto factures, ni cuantos años tengas en el mercado es seguir estos 4 pasos:
Reflexión preliminar: El punto de partida es hacer un alto en el camino, idealmente cada 3 meses para saber dónde estás parada(o). Puedes empezar por analizar cómo te sientes con respecto a lo que ha pasado en los últimos meses, qué oportunidades se pudieron haber perdido y qué cosas se están haciendo bien y que deberías seguir haciendo. Una vez teniendo fresca tu realidad, podemos continuar poniendo en blanco y negro qué es lo que más te preocupa solucionar en los próximos 90 días y qué ideas tienes en mente para poder cambiar el curso de las cosas.
Explorar directrices: Roma no se hizo en un día y no puedes hacer mil cosas a la vez por muy preocupada(o) que estés. Sin pensarle mucho, escribe las 4 cosas que quieres hacer de inmediato y ordénalas jerárquicamente como te salgan… así, sin darle muchas vueltas.
Determinar objetivos: Pretender hacer muchas cosas será igual a no hacer nada. Con 3 ó 4 objetivos inteligentes tienes más que suficiente para “divertirte” durante todo el trimestre (te recomiendo leer este otro artículo para entender mejor el concepto de objetivos inteligentes). Ten muy en mente que los objetivos no necesariamente los tienes que hacer tú sola(o), piensa en todo el equipo y en todos los recursos disponibles para hacer que las cosas sucedan.
Plan de trabajo: Una vez teniendo muy claro los objetivos el reto es definir las tareas que deberán hacerse para llegar a la meta. Para hacer esto herramientas como gráficas de Gant o diagramas de Ishikawa pueden resultar de gran ayuda. Lo importante es saber bien qué se va hacer, quien lo va a hacer y cuándo se va a entregar para que todo en conjunto ayude al cumplimiento de los 3 ó 4 objetivos que marcaste.
Después de realizar estos 4 pasos seguramente tendrás un sólido plan en mano y aunque esto puede sonar muy lindo, recuerda que el papel aguanta todo lo que le escribas, lo crucial será saber si serás capaz de ejecutar y cumplir con eso que dijiste que debería suceder en los próximos 90 días…
¡Mucho éxito!
Nunca es tarde para detenerse un poco y revisar cual es el plan que se tiene contemplado para entrar a la temporada alta o la temporada baja según sea el caso de tu negocio
Hay una enorme diferencia entre “decirle” a tu equipo que haga algo y lograr que las cosas verdaderamente se ejecuten…
Hablar de formación de equipos indiscutiblemente nos lleva al terreno del liderazgo, por eso ser líder es una decisión. Hoy no basta querer solamente ser el “Jefe” y dar órdenes a diestra y siniestra, no olvidemos que las empresas son un conjunto de personas…
Lograr resultados a través de otros es una de las competencias más difíciles a desarrollar dentro de este rol de líder. Los que logran hacerlo pueden aspirar a conducir una organización, los que no, probablemente su mejor opción sea mantenerse como contribuidores individuales donde es mucho más fácil tener control sobre lo que se hace y lo que no se hace, puesto que todo depende de una sola variable… ellos mismos.
Si aspiras a desarrollar verdaderamente esta capacidad de EJECUCIÓN, no hay ninguna duda de que debes superar la barrera de pensar que sólo por decir las cosas por arte de magia se escucharán, se entenderán y se llevarán a cabo de acuerdo a las expectativas… ¡Sueña que así será!
Decir las cosas: En realidad, no se trata de decir, más bien hay que asegurarse que la comunicación fluya correctamente hacia todas las personas involucradas no sólo en hacer las cosas, sino también tomando en cuenta a los que se verán afectados o beneficiados, a los tomadores de decisiones y respetando los canales oficiales dentro de la organización.
Confirmar la recepción del mensaje: La gran mayoría de los supervisores en todos los niveles se quedan en el paso anterior, “Yo ya les dije”. Decirlo es un buen principio, pero no sobre estimes tus habilidades de comunicador. Las mismas palabras bajo contextos diferentes, informadas por personas diferentes y con un lenguaje corporal diferente puede transmitir un mensaje mucho muy distinto al que quería enviarse originalmente. Es por eso que el siguiente paso es verificar que lo que se dijo en realidad haya sido entendido en los términos en los que se pretendía.
Retroalimentación positiva: Lo último que se quiere es que no pase nada, así que bien vale la pena invertir tiempo para dialogar con todas la partes sobre su reacción al mensaje. Es clave entender si están a favor o en contra de lo que se dijo y qué piensan hacer al respecto. No se trata de ir a convencer a todo el mundo, se trata de escuchar las distintas posiciones para poder tomar acciones que permitan lograr el resultado. A veces podremos cambiar de opinión por el punto de vista de otros, quizás tengamos que convencer presentando evidencia del porqué de nuestro mensaje o incluso se vale explicar, y si no hay acuerdo girar la orden directa de que el asunto va en esa dirección y punto. Esta postura es delicada porque si el líder se pone necio o no escucha a otras personas que le tratan de decir que está en un error, el precio es alto, pero lo grandes líderes no hacen lo que la gente dice, hacen lo correcto aunque vaya en contra de lo que la mayoría piensa. Si no fuera así, muchos seguiríamos creyendo que el Sol gira alrededor de la Tierra y en esos tiempos muchas personas estuvieron en contra de ese concepto.
Supervisión: Todo hasta aquí suena de maravilla pero si no hay seguimiento al mensaje todo puede acabar en un desastre. La supervisión ayuda mucho a vigilar que el mensaje original no se desvíe, que los recursos necesarios para seguir avanzando estén siendo identificados y entregados en tiempo y forma, y que los indicadores de que las cosas van caminando estén siendo reportadas por los responsables designados. El fallar en la supervisión puede llevar al líder a querer justificarse con el “Yo ya les dije”, lo cual es inaceptable, y una postura muy pobre para alguien que quiere ocupar esa posición.
