Muchos emprendedores desean ganar más dinero, pero no todos tienen tan claro cómo lograrlo. Hace algunas semanas hablábamos sobre  cómo los negocios rentables asumen el control del dinero a través de la toma de decisiones sobre el estado de resultados y el flujo de efectivo. Sin duda ese es un gran primer paso, pero cuando la organización “domina su dinero”, es decir cuando tiene claridad sobre cuánto vende, cuánto gasta y qué utilidades quedan al final del ejercicio, la realidad es que muchos acaban más asustados que antes porque recordemos “que el que nada sabe, nada teme” (http://ebena.mx/negocios-rentables-tomando-decisiones-sobre-el-dinero/). Si después de tomar control de tu dinero sientes que te quieres “jalar los pelos” y te preguntas ¿cómo ganar dinero? piensa que si has seguido este proceso no has perdido el tiempo, al contrario ahora más que nunca sabes bien en dónde estás ubicado y por lo tanto te será mucho más fácil definir estrategias que te lleven a dónde tú quieres. El tema ahora es ¿cuánto quieres? La pregunta parece tonta, pero sólo querer más dinero puede ser que te lleve a la nada. Es indispensable tener una cifra real. ¿Qué número es este? depende de cada quien, de la calidad de vida que tengas o de la calidad de vida a la que aspires, de tus sueños o de tus necesidades particulares. Lo importante es tener un número sólido que para empezar puede ser el monto que verdaderamente necesites para vivir. ¿Con cuanto pagas todos tus gastos personales y el estilo de vida que tienes hoy? Piensa en casa, super, club, deudas, créditos, hipotecas, servicios, celular, pasatiempos, escuelas… ufff aquí el universo es muy variado, pero DEFINE TU NÚMERO!!! Cuando esta cifra esté totalmente establecida en tu cabeza te será muy fácil establecer qué tienes que hacer para llegar hasta ahí en términos de ingresos, costos que puedes enfrentar, gastos en los que puedes incurrir y lo mejor, utilidades que puedes predecir… no más autopsias.

• Ingresos: Si el reto de la empresa es crecer los ingresos, inevitablemente tendrás que pensar en marketing, ventas y servicio que son la base del ciclo comercial de cualquier negocio, y eso te llevará a reflexionar de nuevo (si no es que por primera vez) sobre ¿porqué te compran? como diría Jeffrey Gittomer, ¿quien es tu cliente ideal?, ¿dónde los puedes encontrar? y ¿cómo puedes captar su atención? es decir, hablemos de Marketing. Posteriormente tendrás que revisar, o bien establecer el proceso de ventas que te permitirá convertir a esos prospectos en clientes reales empatando tu proceso con el proceso de compra que ellos tengan. Por último más te vale poder cumplir con todos esos beneficios y maravillas que les dijiste que les darías para cubrir sus necesidades. ¡Bienvenido al concepto de Servicio!
• Costos: Si las oportunidades están en los costos (creo que ya habíamos hablado de esto también) quizás es momento de buscar nuevos proveedores o fuentes de abastecimiento que te permitan reducir los variables, o tal vez tienes una estructura demasiado cara que se come todas las utilidades. Algunos ejemplos serían: oficinas con renta muy alta, mucha nómina y poca productividad, grandes consumos de luz, agua, teléfono… échale un ojo a todo para ver por dónde te puedes adelgazar.
• Gastos: Deja de gastar y piensa en invertir, o bien gasta de forma más inteligente. ¿Cuántos viajes de verdad vale la pena hacer?, ¿a cuáles eventos, reuniones, cenas o comidas de negocios es necesario ir?, ¿qué servicios externos en realidad me están otorgando valor al negocio? (contador, legal, business coaching, outsourcing de nómina, etc).
• Utilidades: Aquí está tu número! Es el producto de tu esfuerzo comercial, de tus habilidades administrativas de control interno y de tu impecable operación de la empresa. Sólo falta considerar el pago de impuesto y voilá !!! ese es el dinero que estabas buscando tener desde un principio.

¿Cómo ganar dinero?… mmm creo que ahora lo debes tener mucho más claro. Photo Credit: Old Wallet via photopin (license)

Antes de pensar en el negocio que quieres poner, piensa si eres una persona que está mentalmente preparada para enfrentar uno de los desafíos más grandes de tu vida. Honestamente antes no lo entendía, pero ahora más bien me da un poco de pena ajena escuchar a la gente que toda su vida ha trabajado como empleado o como “Alto Ejecutivo” (ojo con el término) cuando dicen “Voy a poner mi negocio” como si fueran a preparar una fiesta o a montar una maqueta. Peor aun es cuando lo escuchas de alguien que perdió su empleo, ya sea porque la empresa cerró, porque los liquidaron o porque simplemente aunque no lo digan los corrieron. Estas personas aun tienen que digerir el proceso de haber sido interrumpidos en su trayectoria laboral y por lo general su situación personal, financiera o familiar no está atravesando por el mejor momento. Antes de que los emprendedores se pongan a pensar sobre ¿qué negocio puedo poner? lo primero que deben hacer, ¡grábenlo muy bien!, es reflexionar si están listos para enfrentar el reto de crear un negocio. Lo de menos es de qué quieres poner el negocio. Los fundamentos son tan claros que si no los conoces estarás comprando una derrota por adelantado. ¿Cómo eres? ¿crees que de verdad te conoces? ¿Eres una persona muy dominante, impulsiva, agresiva e incluso con rasgos de tirano? ¿Eres “el alma de la fiesta”, super sociable y te gusta estar interactuando con la gente? ¿Eres más bien precavido, no te gustan mucho los cambios y trabajas muy bien cuando todo está controlado? o ¿eres ordenado, meticuloso, un poco tímido o medio cuadrado e indeciso en algunas ocasiones? Todos tenemos algo o mucho de todo esto, y no es que estés bien o mal, sólo que al abrir un negocio habrá actividades o momentos que tendrás que hacer uso de muchas habilidades que pueden marcar el rumbo del éxito o el camino al fracaso. Si eres muy agresivo e impulsivo, a ver quien quiere trabajar contigo. Si eres muy sociable y todo es la fiesta, ya veremos si no caes en un desastre de empresa. Si todo tiene que estar controlado y en armonía en una de esas dejas ir una gran oportunidad por lento o por miedo y bye, bye negocio; o finalmente puede ser que si te concentras mucho en lo técnico y en lo perfecto a lo mejor nunca vendes ni un clavo… Vamos de nuevo a las bases:

• Ingresos: En tu nuevo negocio vas a necesitar ventas y eso significa que hay que hablar con prospectos que puedas convertir en clientes. Hay que socializar, activar tus contactos, invertir en estrategias para darte a conocer, hablar en público, hacer presentaciones… ¿Eres un hongo?, ¿no te gusta mucho el contacto con la gente?, bien aquí tienes el primer reto en tu forma de ver la vida, porque sin ventas y sin clientes no vas a sobrevivir mucho tiempo.
• Costos y Gastos: ¿Odias los números, no tienes control ni de cuanto tienes, ni de cuanto gastas? ¿Eres de los que no pelas el estado de cuenta del banco o de los que cargan miles de papeles en la cartera, menos papel moneda? Segundo reto, el negocio no puede ir a la deriva. Si no supervisas el flujo de efectivo, no te ajustas a un presupuesto o no tienes sólidos controles internos estás expuesto a que te roben en tus narices, a que te embarques en deudas impagables o a entrar en problemas con la Autoridad por evasión fiscal. La empresa no es tu cajón, tu coche o tu closet, eso puede estar hecho un desastre y no pasa nada, pero tu negocio es otra cosa muy diferente y te puede costar muy caro ser tan desordenado.
• El entorno: Por si lo anterior no fuera poco aun te falta hacerle frente a los mil y un comentarios de la familia, conocidos y “supuestos amigos” donde todo mundo te da consejos, todo mundo es “experto en negocios” y muchos no se cansan de hacerte ver que eres un imbécil, o que estás haciendo las cosas mal. Si vas a emprender, será fundamental rodearte de gente positiva que viva un mundo similar al tuyo. Piensa que aquí todo lo que quieras tener será fruto de tu esfuerzo y del de tu equipo, así que entre más sólida sea tu red mucho más difícil será caer y si te caes al menos habrá alguien que te dará la mano. Eso vale oro, pero si algo necesitas aprender en el mundo emprendedor es a caer y a levantarte una y otra vez… Es parte del proceso de cometer errores y aprender mucho todos los días. Piensa con quienes puedes hacer alianzas, quienes te pueden brindar los servicios básicos para tu negocio (Contador, Abogado, Coach, Mentor, etc) y con quien podrás platicar o rebotar ideas cuando no sepas bien por donde seguirle.

Ahora bien, si estás dispuesto a generar ingresos, a vender, a controlar el dinero, a administrar tu tiempo y a ser productivo. Y si te comprometes a ser un buen líder y a tener la mente abierta para disfrutar de un mundo nuevo, entonces si te podrías preguntar – ¿qué negocio puedo poner?  

Si tú mismo o alguien de tu equipo ha vivido una situación como esta, verdaderamente es importante hacer una alto en el camino y reflexionar antes de tomar una decisión arrebatada…  Cuando uno llega a un contexto como éste quiere decir que las cosas están “al rojo vivo” y que los sentimientos están a su máxima capacidad, lo cual puede ser que nuble o inhiba por completo la prudencia y la objetividad, y que acabemos tomando decisiones que tendrán un impacto relevante en nuestra carrera profesional o incluso en el terreno personal. Tomar un empleo nuevo o buscar otra chamba no necesariamente significa que las cosas serán mejor, especialmente si no entendemos los fundamentos de las relaciones humanas en el ámbito laboral. Como líderes de una organización, todos aspiramos a tener un equipo comprometido, gente contenta y dispuesta a darlo todo por la organización (http://ebena.mx/sentirse-bien-factor-clave-para-el-clima-organizacional/), pero la realidad es que después de algunos años de experiencia no hay forma de que no te toque enfrentarte con alguien que te diga – “Ya no quiero seguir aquí y me voy mañana” y literalmente en algunos casos se van al día siguiente sin importar el impacto que eso puede tener en el corto plazo para el negocio. En el mundo del coaching ejecutivo decimos que “el queso por más que se rebane siempre tiene dos lados”, así que cuando las personas de plano ya no pueden seguir viviendo en el entorno empresarial en el que están, no existe ni la menor duda que hay causas reales que están provocando esto tanto por parte de la empresa, como por parte del empleado o del trabajador.

• La óptica de la empresa: Probablemente cuando como supervisor recibes el mensaje de “Ya me voy” puedes llegar a sentirte ofendido. Comúnmente empiezas a juzgar a la persona, no escuchas, y para ti lo más importante en el momento quizás sea tratar de contra atacar queriendo convencer al empleado de que “tú estás bien y que ella o él están mal”. Y claro, ese es un mecanismo de defensa muy humano, pero lo ideal sería detenerse y pensar ¿porqué será que se quiere ir? ¿No será que soy muy mal jefe?, ¿será que las condiciones o la propuesta de la empresa no es tan buena? Quizás nunca escuché su sentir, o todavía peor, a lo mejor sabía que no estaba a gusto y aun así no hice absolutamente nada.
• El punto de vista del empleado: En contraste, aquí lo más frecuente es sentirse la víctima, la dueña(o) de la verdad y por que no… puede haber hasta ganas de venganza y desprecio por tu supervisor, por la empresa o por el trabajo que uno mismo aceptó tiempo atrás. Al igual que en la otra cara de la moneda, antes de seguir adelante con el ataque y con los malos pensamientos sobre tu situación, es muy importante detenerse a pensar cual es la razón por la que estás “hasta el gorro” (por no decirlo con un toque más Mexicano). ¿Tienes un jefe muy malo?, bien 70% de las personas se cambian de trabajo porque ya no aguantan a sus jefes, pero eso no significa que estén haciendo lo correcto. Te vas a seguir topando con gente conflictiva ahí en donde estás ahorita y nadie te garantiza que en tu nueva chamba no te toque lidiar con alguien aun peor. ¿No será que no has aprendido a manejar relaciones complicadas? ¿vas a dejar que una sola persona sea la causa de romper tu trayectoria en la empresa y que sea la que te orille a salir de una gran organización? Piensa si más bien tú no eres la persona conflictiva que no quiere entender la cultura de la empresa, que no está dispuesta a adaptarse a los cambios, que no quiere seguir las reglas y que no esta en condiciones de enfrentar las consecuencias de un bajo desempeño. En una de esas, hasta eres el vivo ejemplo del trabajador promedio que se la pasa quejándose de que no “le dan” cuando en el mundo de hoy primero “hay que poner” para ganarse el derecho de recibir.

En conclusión, cuando el panorama es de ruptura, no polarices el sentimiento no importando si estás de un lado o del otro. Si eres el jefe y “te avientan el arpa en la cara” piensa si la causa no puede estar incluso desde el reclutamiento. ¿Contrataste a la persona adecuada? Reflexiona si has seguido el proceso básico para desarrollar talento a través de lograr claridad en las expectativas y en la medición de los resultados (http://ebena.mx/desempeno-laboral-planear-entregar-y-rendir-cuentas-en-forma-efectiva/). Si hiciste todo lo anterior y la persona se va, al menos sabrás que por lo menos cubriste las bases y deberás hacer algunas preguntas más en la entrevista de salida para tratar de entender los detalles que culminaron en la salida de la persona. Ahora bien si eres el que quiere irse, detente a pensar que pasará una vez que hayas salido. ¿De verdad tienes una mejor opción en la mano y la vas a tomar? No solo pienses si te pagarán más, evalúa cómo ves tu futuro en esa nueva organización y que impacto tendrá en tu curriculum. No vayas a ser uno más de los que se van porque según ellos “ya no aguantan” y luego estés 9 meses tronándote los dedos porque no encuentras trabajo. La viscera sale muy cara… mejor madura y aprende a manejar la incertidumbre, las situaciones difíciles y como diría Celia Cruz… recuerda que en la vida “solo hay momentos malos”…  

Si el dinero es algo que nos preocupa tanto como empresarios, emprendedores o dueños de negocios ¿porqué será que tenemos controles internos tan débiles en nuestras organizaciones?    En otros espacios ya hemos platicado sobre el proceso que debemos seguir para construir     negocios rentables y exitosos (http://ebena.mx/6-pasos-para-crear-negocios-exitosos/) y también sobre cómo podemos lograr generar la utilidad operativa que deseamos a través de establecer un tablero de control sobre nuestro dinero (http://ebena.mx/como-ganar-dinero-en-mi-empresa/). Estos conceptos son relativamente sencillos, existe información disponible en la literatura y muchas empresas tienen a la mano contadores, financieros o administradores externos que manejan esto, sin embargo sorprende mucho el encontrarse con tantos emprendedores y dueños de negocios que aunque dicen estar muy preocupados por su dinero no tienen un verdadero dominio sobre las cifras y muchos menos pueden tomar decisiones correctas en torno a ellas. Es común que el que tenga los datos sea “el contador” y esta bien, alguien tienen que hacer los libros y reportarle a las autoridades, pero es una obligación fundamental de los líderes de las organizaciones conocer sus números para poder fijar el curso que lleve a la empresa a los resultados. ¿Cómo queremos dejar de preocuparnos por el dinero si no podemos tomar el control sobre el poderoso caballero? No necesitas ser contador, lo que necesitas es aprender a leer y a entender los conceptos fundamentales del estado de resultados y debes aprender también a interpretar un reporte de flujo de efectivo. En ambos casos no tienes que ser tú el que arrastre el lápiz y haga el reporte, lo que debes hacer como empresario es tener la disciplina de revisar los números con el apoyo de un equipo interno o externo que te entregue reportes en tiempo y forma.

• Toma de decisiones sobre el Estado de Resultados (P&L) – En este reporte lo importante es saber cuánto se generan de utilidades a partir de los ingresos. No es física cuántica, o vendes más o gastas menos, esa es la única forma de llegar a las utilidades. Si los costos y los gastos están controlados, sin duda habrá que pensar en cómo incrementar las ventas. Reflexiona cómo está la relación con tus clientes actuales y checa si les puedes vender más o más seguido a ellos mismos. Piensa también en clientes pasados que puedas recuperar.  Si crees que el camino no es por ahí es el momento de instalar un plan de marketing actualizado que te permita atraer nuevos prospectos que puedas convertir en clientes. En contraste, si lo que ves en el estado de resultados es que gastas mucho, es tiempo de revisar tus compras. ¿Estarás comprando bien? si tu negocio es de comercialización, lo que le compres a tus proveedores puede ser el 80% del costo, así que si compras mal, adios utilidades. Revisa si es que no tienes una estructura muy pesada que requiera una fuerte revisión de costos fijos, desempeño, roles y responsabilidades. Busca colaboradores bien pagados, eficientes y más productivos, en vez de “tanta gente” innecesaria.
• Toma de decisiones sobre el Flujo de Efectivo (P&L) – Las dos razones principales por las que las empresas se encuentran cortas de lana, o es porque les deben dinero, es decir vendiste pero no te pagan, o porque tienen inventarios altos (el dinero está sentado en el almacén). La cobranza si bien es un problema grande en América Latina, también es provocada por mal control interno (http://ebena.mx/cobranza-efectiva-en-10-pasos/). Muchas empresas no cobran porque no conocen el estado de cada una de sus cuentas, o porque el posicionamiento fue incorrecto desde un principio o simplemente por errores u omisiones administrativos que evitan que los pagos lleguen a tiempo. El problema con los inventarios muchas veces se origina por no tener claridad sobre la demanda real y por no tener una comunicación interna adecuada. En ambos casos los problemas requieren de una toma de decisiones ágil, ya que no hay tiempo que perder…

Todos los minutos que dediques a revisar, analizar y tomar acciones sobre los números que veas tanto en el flujo de efectivo como en el estado de resultados, es oro molido que se traducirá en negocios rentables y en lo más importante… en efectivo.  

La administración del tiempo es un arte que refleja el conjunto de buenas y malas decisiones que tomamos todos los días tanto en forma personal como profesional. En espacios anteriores ya hemos tenido la oportunidad de hablar sobre el arte de la productividad y la administración del tiempo . Insistimos en que es un arte debido a que al final del camino la forma en que manejamos nuestro tiempo es el resultado de las buenas o malas elecciones que hayamos hecho con nuestro reloj a lo largo del día. (Administración del tiempo – ¿Cómo saber si lo estoy haciendo bien?) La puntualidad probablemente es el reflejo más claro sobre cómo nos manejamos las 24 horas del día. Cuando alguien llega consistentemente a tiempo, es porque ya ha tomado la decisión de darle toda la importancia a sus eventos personales o laborales. Se prepara, anticipa su salida, está al pendiente del tránsito (sobre todo en las grandes ciudades) y aunque siempre estaremos expuestos a factores que no podemos controlar del todo (cierre de calles, inundaciones, marchas o cosas de ese estilo), la gente va construyendo su imagen y su propia historia. Lograr tiempo libre empieza por respetar los espacios que ya hemos seleccionado para cada cosa, y los primeros en romper este esquema por lo general somos nosotros mismos, aunque por supuesto existen otros “ladrones del tiempo”. Los ladrones del tiempo son todas esas personas o factores que pueden impedir que tengamos días altamente productivos. Estos son algunos de los más conocidos en nuestra vida diaria:

1. Yo mismo
2. Clientes conflictivos
3. Jefes y Autoridades conflictivas
4. Equipo y reportes directos
5. Familia y amigos

• Ladrón #1 – Yo mismo: Si eres una persona indisciplinada, que se distrae fácilmente, que le gusta navegar por las redes sociales para ver qué se encuentra, que “pajarea” en cosas triviales, etc. tú eres el primer ladrón al que hay que meter en cintura, puesto que ser así muy probablemente te lleve a tener un desastre de vida. No tienes tiempo para cosas personales, no comes bien, no duermes bien, todo urge, sientes que el día no te alcanza, te tardas horas en hacer las cosas y la lista continúa.
• Ladrón #2 – Clientes conflictivos: Aquí a lo mejor entramos en diferencias de opinión, pero si tus clientes te obligan a ir a verlos cuando ellos dicen, quieren que les entregues las cosas a la hora a la que a ellos se les antoja y vives a expensas de lo que ellos manden con el pretexto de que “el cliente siempre tiene la razón”, te propongo hacer un alto en el camino para reflexionar si ese es el cliente ideal para tu negocio. Si tu propuesta de valor no es clara, o si tus esfuerzos de marketing lo único que logran es atraer a gente conflictiva, bien vale la pena definir de nuevo todo eso para encontrar a personas que puedan valorar lo que ofreces y que por lo tanto estén dispuestas a entender políticas y procedimientos razonables que permitan tener una relación profesional sana y rentable. El cliente es lo más valioso de un negocio, pero eso no significa que no existan formas de “educarlos” respetuosamente.
• Ladrón #3 – Jefes y autoridades conflictivas: Tener un Jefe desordenado puede hacer tu vida muy miserable. Te hablan todo el día, juntas a cada rato, “bomberazos”, cambios de señal de un día para otro… ufff que problema. Al igual que el mito de que el cliente siempre tiene la razón y que no hay de otra, el que sea “el Jefe” no implica que no puedas hacer nada. En este caso la recomendación es entender claramente las directrices de la empresa, tus objetivos y las expectativas. Anticipa tu comunicación con él / ella, ten una visión más amplia y se mucho más proactivo para evitar que ellos manden sobre tu agenda.
• Ladrón #4 – Equipo y reportes directos: Se supone que eres el supervisor, no su mamá o su papá. Educa a tu equipo sobre las directrices, objetivos, expectativas y otorga autoridad y lineamientos de acuerdo a su nivel de responsabilidades. Eso los hará crecer, serán más felices y sobre todo no te estarán quitando el tiempo con temas menores.
• Ladrón #5 – Familia y amigos: Otro tema polémico quizás. Hazles saber a todos tus seres queridos que de verdad los quieres mucho, pero que te dejen trabajar. Si tienes una agenda semanal efectiva (duermes 8 horas, trabajas 10 horas y disfrutas 6 horas libres cada día) no debe haber problemas para que tengan lo mejor de ti en el espacio que tienes asignado para ellos. Por supuesto que hay que estar disponible en casos de emergencia puesto que la familia es el motor de todo para muchos, pero ellos entenderán que hay ciertos espacio del día en que la prioridad es ser altamente productivos.

El permitir la entrada de estos ladrones es una decisión tuya, así que si deseas tener balance de vida que te permita disfrutar tiempo libre es tu elección…

En el mundo emprendedor, lanzarse al mercado sin tener un sólido plan de negocios es bastante común, el problema es el riesgo y los posibles altos costos de aprendizaje. Muy probablemente la gran mayoría de nosotros conoce al menos a una persona que sea empresario, emprendedor o dueño de su propio negocio. ¿Será que todos ellos cuando iniciaron tenían en su mano listo y bien redactado su plan? Todos los proyectos y las organizaciones necesitan tener un buen plan de negocios. El no tenerlo no significa el fracaso directo, pero las posibilidades de ser exitoso sin haberlo desarrollado son muy bajas. La verdad no es nada sencillo redactarlo, de hecho primero habría que entender qué es lo mínimo que éste debe tener. Se dice que cerca del 75% de los planes son pobres, mal elaborados, mal escritos o simplemente que no son claros, y considerando que un plan de negocios por lo general es usado para solicitar fondos para apoyar el proyecto (al menos que te vayan a regalar el dinero o que la empresa vaya a estar financiada digamos que por “tus papas”), la mayoría de los inversionistas solicitan estándares bastante altos. Estos inversionistas reciben entre 5 y 10 planes a la semana, lo cual implica que si el resumen ejecutivo no es atractivo, ni siquiera lo van a leer. Es más, probablemente ellos invertirán tan sólo en el 1 ó el 3% de todos los planes que hayan recibido después de que les interesó leer las 25 ó 40 páginas que un plan bien estructurado por lo regular suele tener. La calidad es crucial, por eso debe tener información bien escrita y fácil de entender. Evita el lenguaje demasiado técnico o muy legal. Se puntual, la gente no tiene tiempo para leer “el kilo de hojas”. Es muy importante soportar todos los datos con información y fuentes oficiales (no lo que tú creas). Lo que el cliente dice puede ser realmente importante, cita entrevistas o casos prácticos por ejemplo. Según miembros distinguidos del Entrepreneur Institute de la Universidad de Yale, este es el índice que puedes tomar como referencia para armar un sólido plan de negocios:

1. Carátula: Menciona al proyecto, nombre y datos de contacto e incluye una cláusula legal de confidencialidad sobre la lectura de tu documento.
2. Resumen ejecutivo – Describe la idea general redactada de una forma tal que invite al lector a revisar el resto del texto. Considera 2 a 3 páginas máximo (400 – 600 palabras). La gente que no conoce tu negocio debe entenderte. Habla sobre el tipo de negocio que será (B2B, B2C), geografía, característica única de venta (CUV), tu experiencia, el potencial del mercado, tendencias, así como el análisis FODA que hayas hecho (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) y sobre cómo lo vas a manejar o enfrentar dentro de tu plan.
3. Mercado: Detalla el tamaño del mercado, cuál es su tendencia (si está creciendo o no), cuánto es el estimado de ventas al año, tendencias macroeconómicas. Cuál es el total de posibles sospechosos o de prospectos. Describe la demografía, quién es la persona interesada en lo que ofreces, cómo las vas a contactar. Si son empresas cuántas son, cómo son, qué quieren, qué buscan, qué es lo que tú haces y qué les ayudará a resolver. Describe en una página lo que tu producto o servicio hace, qué es, cómo funciona, cuáles son sus atributos, pero sobre todo cuáles son los beneficios para el cliente. Realiza entrevistas en el mercado para ver si a la gente le interesaría esto. Habla sobre quienes son tus competidores y en qué te compiten (calidad, precio o servicio). Cómo te compiten y qué ofreces tú diferente desde el punto de vista del cliente. Nunca digas que no tienes competencia, ese es un error de novatos!!!Piensa cuáles son tus competidores indirectos.
4. Operaciones: Qué se necesita en términos de equipo, nómina, parámetros de manufactura, materiales, proveedores, infraestructura cómo entregas el servicio, etc. Considera entradas y salidas de proceso, diagramas de flujo, seguridad, calidad, etc. Si tu negocio será un dolor de muelas para el medio ambiente, para la comunidad o para las personas que ahí laborarán, olvídalo. Piensa verde. Menciona el proceso de servicio a clientes o mejor aun cómo será la experiencia total del mercado con el producto o servicio que estarás ofreciendo.
5. Comercial: Cómo se va a promocionar esto. Cuál es tu plan de marketing, qué estrategias tienes en mente y cómo las vas a ejecutar. ¿Expansiones? Lo mejor es empezar pequeño y luego ir pensando en grande.
6. Recursos Humanos: Cuál es el talento necesario, cómo se va hacer el reclutamiento, perfiles, organigrama, evaluaciones de desempeño, retención y compensación. Si hay socios, cómo van a interactuar. Analiza todo lo que tenga que ver con la gente y con su crecimiento dentro de la organización.
7. Finanzas: Estado de resultados (margenes, costos, gastos, EBITDA, utilidades). Presenta el flujo de efectivo detallado mes a mes para un horizonte de 5 años en donde se pueda ver cuándo llegas al punto de equilibrio y a partir de cuándo se generan ganancias directas. Cortes trimestrales ayudan a entender la información. Los números deben estar ligados a objetivos y metas. Presenta números reales, no sueños, ni inalcanzables. Un análisis de costos y riesgos también ayuda.

Wow!!! ¿es un buen de chamba? Sí, pero ojalá que esto ayude a que revises, afines o de plano construyas de cero un plan de negocios sólido. Nunca es tarde para tenerlo…  

Para los que ya circulamos en el 4º piso (40 años en adelante) seguramente es fácil recordar que en nuestra infancia la gran mayoría de las mamás se dedicaban casi exclusivamente a las labores del hogar y era muy raro escuchar que alguna de ellas trabajara en un empleo de tiempo completo. La mujeres que trabajaban no eran bien vistas debido a que la sociedad e incluso su misma familia las señalaba como “mujeres que descuidaban a su marido y a sus hijos por dinero”. Ya no hablemos de si su estatus marital era ser viuda o divorciada, porque la cosa se complicaba aun más. Si hoy todavía hablamos de discriminación, en aquellos días el mundo laboral era regido totalmente por los hombres y debido a eso crecer hasta puestos Gerenciales o Directivos implicaba sufrir el camino de críticas, abusos, exclusiones o recibir propuestas indecorosas para abrirse paso. En el caso de las emprendedoras y dueñas de sus empresas, frecuentemente sus negocios no eran tomados en serio, era difícil que los mismos esposos las dejaran trabajar y nuevamente abrirse paso no debió haber sido nada sencillo, así que mis mayores respetos y reconocimiento a todas ellas. Con esto no queremos decir que las cosas hoy sean un jardín de rosas, pero cada vez son más y más la mujeres que ocupan cargos importantes en distintas organizaciones y cada vez hay más PyME’s que están bajo el liderazgo de mujeres emprendedoras. Dentro del marco de los fundamentos de los negocios todas ellas siguen enfrentando los mismos 4 retos es decir, Mentalidad, Tiempo, Dinero y Liderazgo. Cada uno de estos retos contempla un panorama muy distinto a lo que se veía en los 70’s y 80’s sin embargo es interesante detenerse a revisar cómo se viven hoy uno por uno.

1. Mentalidad: En estos días los roles no han cambiando, simplemente se han fortalecido y los hombres que aun no lo entiendan es como si vivieran en tiempos de las cavernas. Anteriormente el hombre era responsable sólo de proveer, era quien trabajaba y ganaba dinero para subsistir, mientras que las mujeres eran quienes educaban y formaban a los hijos además de mantener todos los asuntos de casa. Hoy eso es hablar del pasado. La competencia de nuestros días obliga a ambos padres a buscar ingresos que permitan sostener a la familia y por lo tanto ambos también tienen que hacerse cargo en conjunto sobre la educación, cuidado y funcionamiento del hogar. Los hombres que no lo entienden pueden darse una vuelta en el reino animal para ver cómo muchas especies dependen del trabajo de ambos padres para darle continuidad a la especie. Hoy seguimos sin ser iguales, de hecho sabemos que somos diferentes física y mentalmente, pero tenemos mismo potencial, mismos derechos y debemos compartir responsabilidades si hemos de lograr convivir en este planeta. En muchas familias hoy los mayores ingresos vienen de la mujer que trabaja y eso les pesa a muchos hombres… Nuevamente veamos en el reino animal cuántas hembras proveen y cuántos machos cuidan a las crías, cuántos machos protegen a la manada y cuántas hembras desarrollan a las crías. Al final no se trata de ver quien es mejor, se trata de crear equipos que permitan la subsistencia de la especie. ¿Qué no podremos nosotros verlo desde ese punto de vista también?
2. Tiempo: Ser mamá que trabaja es uno de los retos más difíciles de nuestros días. Hay mucho más tráfico, mayor demanda por parte de los hijos y mayores retos en el mundo laboral. Además los sistemas de recursos humanos todavía no están a la altura de las necesidades de hoy, pero tampoco todas las mujeres han desarrollando la suficiente madurez profesional como para poder trabajar eficientemente desde un lugar remoto o no tienen la disciplina como para poder organizar los días para tener espacios donde son mamás y otros donde hay que entregar resultados. Es muy difícil lograr esto si no tienes el apoyo por parte de tu compañero de vuelo es decir, tu marido o tu pareja. Si él quiere “seguir sólo trabajando” sin entrarle a todo lo demás, Hmmm? las cosas parecen no ir por el camino correcto.
3. Dinero: Aquellos días donde las esposas no sabían cuánto ganaba su marido están muertos. Las familias deben tener presupuestos y saber cuánto ingresan y cómo se gastan los recursos. Deben ahorrar en conjunto para beneficio de los hijos y para el alcance de los sueños que están compartiendo. Si ho hay un plan de familia, todos los esfuerzos pudieran verse sin sentido.
4. Liderazgo: El punto en el mundo laboral parece estar muy claro para la mayoría, pero que tal si hablamos desde casa. Las mujeres deben de aprender a comunicarse con su familia, con sus hijos, con su marido. Manejar y entender perfiles de comportamiento, inteligencia emocional, disciplina (ya lo hablamos) y control interno. A veces nos quejamos mucho, pero también hay que hacer introspección y hacer nuestra chamba como mujeres trabajando.

Mil gracias a todas las mujeres de nuestra comunidad por ser ejemplo de aprendizaje, dedicación y entusiasmo por construir un mejor país para las futuras generaciones… photo credit: BigStock © goinyk

Planear es apenas el primer paso para lograr resultados   En el mundo laboral aprender a planear incluyendo adquirir la práctica y la experiencia para transformar las directrices generales de un negocio en objetivos inteligentes ya por sí solo es todo un reto para las organizaciones; sin embargo por muy frustrante que esto pueda sonar, planear es apenas el primer paso para lograr resultados (http://ebena.mx/las-bases-de-la-planeacion-estrategica/). Habiendo logrado definir un extraordinario plan, si este no se lleva a cabo, pareciera que todo ese gran esfuerzo ha sido una rotunda pérdida de tiempo. Es aquí donde entra de lleno el liderazgo. La capacidad de Ejecución es un componente muy importante dentro del portafolio de habilidades de todo buen líder. Las personas que destacan no son aquellas que tienen en la cabeza grandes ideas, por el contrario son las que llevan las cosas a la práctica las que de verdad transcienden.

1. Sentido de prioridad: Para ejecutar es muy importante poder definir qué es primero y qué es después, qué es lo que supuestamente “urge” vs.  lo importante que se tiene que hacer. Alguien que no cuenta con esta “visión periférica” se puede perder fácilmente y no cumplir.
2. Determinación: Los objetivos se deben cumplir. No se trata de intentar cumplirlos o de decir que “hiciste todo lo posible por cumplirlos”. En ocasiones es frecuente escuchar a la gente quejarse de que un objetivo no era real, y si no era real, entonces eso no era un objetivo inteligente. Al no ser alcanzable, el objetivo debió haberse rechazado y/o modificado hacia un terreno factible. Una persona que promete más de lo que puede cumplir está condenada a fallar en la ejecución.
3. Motivación por el alto desempeño: Es muy desagradable tener en tu equipo a una persona que desde el día uno piensa que las cosas no se van a poder hacer. Un líder fuerte empujará contra viento y marea buscando opciones, alternativas y se morirá en la raya antes de decir que no era posible logarlo. Si no es posible lograr el objetivo, no es un objetivo!!!
4. Desarrollo de otros: Conforme la gente va creciendo en responsabilidades, cada vez está más y más lejos de poder confiar en que la ejecución estará 100% en sus manos y por lo tanto ¡bienvenido al mundo de lograr resultados a través de otros! Proyectos más grandes, mayor número de personas a tu cargo u operar en distintos lugares implica tener que desarrollar a un equipo de trabajo que vaya remando junto contigo para poder llevar el barco a puerto.
5. Optimismo: El que crea que por tener un plan todo saldrá perfecto, está muy equivocado. Van a salir contratiempos, van a ocurrir situaciones complejas, etc. Ese tipo de eventos merman la energía, desgastan y pueden nublar el estado de ánimo. Desarrollar optimismo en una persona es una de las tareas más difíciles, pero cuando la gente pierde la fe y cree que ya no es posible seguir, irremediablemente el desenlace es el fracaso y la mala ejecución.
6. Comunicación efectiva: Más del 95% de la personas mencionan que el gran problema en su empresa es la falta de comunicación y sabes qué, normalmente tienen razón. ¿Cómo se puede ejecutar correctamente si no se tiene la información adecuada, en el momento adecuado y con el nivel de detalle necesario?
7. Imbatible: Cumplir con todo lo anterior parece como ser un salmón brincando a contra corriente dispuesto a dejar la vida con tal de cumplir el objetivo. Así es, ser imbatible implica ir con todo y contra todo hasta entregar el resultado. No darse por vencido a la primera, corregir el rumbo, caer y volver a levantarse son rasgos típicos de alguien que cumple.

Como líder observa, escucha y otorga retroalimentación positiva a cada una de las personas que colaboran contigo para que se conviertan en grandes ejecutores. Un coach ejecutivo puede ser un gran recurso externo para ayudarte a lo largo de este proceso.

No importa cuánto factures, ni cuántos años tienes en el negocio. No dejes que la empresa se estanque por el simple hecho de no tener la disciplina de revisar y conocer tus números…

Después de todos los esfuerzos para evaluar los resultados del 2014 y posteriormente definir los objetivos para el 2015, en un abrir y cerrar de ojos nos encontramos hoy a mitad de Febrero que es precisamente la mitad del primer trimestre del año.

Para estas fechas los negocios rentables ya deberían tener resultados tangibles del mes de Enero y una perspectiva clara de lo que está o no funcionando para lo que resta del primer plan de 90 días (Enero – Marzo 2015). Esto los coloca en una posición envidiable para hacer la correcta toma de decisiones y ajustar el rumbo hacia el alcance de los objetivos.

Si la situación de tu negocio no es esta, no hay tiempo que perder para tomar el control del dinero, lo cual significa volver a las bases y revisar el estado de resultados, el control de los gastos y la elaboración de un presupuesto que te permita mantener el negocio de una forma estable, predecible y sin sorpresas.

1. Estado de Resultados: Conocido como P&L en Ingles (Profit & Loses) es el reporte de dinero que te permite saber que tan bueno es el negocio para generar utilidades a través del control de los gastos. Por esta razón si sientes que el barco “anda perdido” es fundamental sentarse con tu equipo de administración, finanzas o con el despacho externo que tengas contratado para que te apoye con la contabilidad y revises el estado de resultados al cierre del 2014. Este ejercicio te ayudará a conocer / recordar ¿cuál fue la venta promedio?, ¿cuánto representan los costos fijos? ¿cuánto invertiste en costo variable?, ¿qué porcentaje representa de la venta?, ¿cuáles fueron los gastos? para que finalmente confirmes las utilidades esperadas. Recuerda que el estado de resultados no tienen nada que ver con el flujo de efectivo, sólo te indica que con ese nivel de ventas y con esos costos y gastos la utilidad esperada es “X”. No presenta si ya te pagaron lo que vendiste, si ya le pagaste al proveedor lo que compraste, etc.
2. Presupuesto: Una vez que tengas claro el estado de resultados promedio mensual del 2014 te será relativamente sencillo extrapolar un estado de resultados que refleje las utilidades que deseas obtener para este año. Sabiendo que hoy tuviste unas utilidades promedio “X”, para el 2015 quizás deseas tener “X” más un porcentaje que creas que será real y alcanzable para este año. Con ese número sin duda pues estimar cuánto debes vender, cuánto debes comprar y cuánto puedes gastar para llegar a dichas utilidades. Un presupuesto, como su nombre lo indica es un “suposición” del dinero que se puede obtener para crear negocios rentables. Esas deberán ser las cifras que siempre traerás en mente, y que te permitirán “ejercer el presupuesto” que no es otra cosa que respetar los números y las proporciones que estableciste en ese estado de resultados “teórico” llamado presupuesto.
3. Desempeño y control del dinero: Una vez teniendo el estado de resultados promedio mensual y el presupuesto ahora lo único que hace falta es tener un estado de resultados real del mes de Enero para que puedas comparar cómo van los números hoy con respecto al año pasado y cómo vas contra lo establecido como meta en el presupuesto. Esta dinámica es la que te enfoca a darte cuenta de una forma objetiva si las cosas van por buen camino y/o qué tipo de ajustes tienes que hacer de inmediato para tener el control de la operación y llegar a las utilidades que estás buscando. El nombre del juego no es tener ventas, sino lograr utilidades.

No importa cuánto factures, cuántos años tienes en el negocio o cuántas personas laboren en la organización, en la medida de que todos operen con estricto apego al presupuesto, el control del dinero estará bien resguardado y las posibilidades de lograr negocios rentables se maximiza.

No dejes que la empresa se estanque por el simple hecho de no tener la disciplina de revisar y conocer tus números…

A lo largo de los últimos meses la Autoridad de nuestro país ha endurecido los candados y los requisitos en materia tributaria, así que es importante mantenerse al día y evitar sorpresas…

  Desafortunadamente a largo y ancho del planeta los impuestos precisamente se llaman “impuestos” y no “opcionales”. Esto implica que una vez que han sido aprobados, promulgados y puestos en marcha estamos obligados a cumplir con ellos, o bien debemos correr todo un proceso legal para ampararse lo cual sin duda tomará recursos hasta que se resuelva el caso. Caer solo en berrinches aunque no estamos de acuerdo con ellos, al final no aporta mucho que digamos… Lejos de ser un experto en materia fiscal o tributaria, y tomando sólo un punto de vista como empresario, emprendedor o dueño de negocios es un hecho que la Autoridad hoy tiene una postura mucho más rígida, cuenta con mayores candados para cruzar la información y cada vez estamos más cerca del ojo del huracán… Este escenario nos guste o no, nos lleva más que nunca a entender con mayor detalle nuestros números, nuestra operación y el impacto que al final esto tendrá en el pago de impuestos. A ninguno de nosotros nos gusta ver como todos nuestros esfuerzos comerciales, operativos o administrativos puede terminar en manos del SAT si no es que tomamos consciencia plena de la importancia del asunto y dejamos atrás la típica frase de “que lo vea el Contador”. En estos tiempos para la Autoridad importa poco como “le presentas los números”, el tema para ellos es “como operas en realidad”, y ahí no podemos ocultar cuántas empresas tienen una doble contabilidad… “la real” y “la que le presentan a Hacienda”… Nuestro país vive una situación crítica en términos de devoluciones detenidas, falta de liquidez, impacto en IEPS, contabilidad electrónica… eso es verídico;  pero démonos cuenta que cada vez la planeación fiscal debe ser real y no una total simulación para evadir impuestos. La Autoridad evalúa la sustancia y la forma económica de la operación del negocio. Los que hoy tienen detenidas sus devoluciones o los que están en plena auditoria saben bien a que nos referimos, una vez que han tenido que recopilar o demostrar evidencia para responder por todo lo que la operación representa incluyendo CFDI’s, gastos indispensables, nómina, etc. El primer paso para salir de esta tormenta es vencer a la ignorancia. Si tienes un negocio o una empresa es vital entender las bases de este mundo del que estamos hablando. Pocos de nosotros somos especialistas en el ramo, pero sin duda podemos buscar apoyo externo para ponerle orden a la casa  y empezar a tomar decisiones de raíz… Revisa la situación real de la contabilidad de los años anteriores para detectar errores y poder cuantificar el riesgo que hoy estás corriendo. “El que nada sabe, nada teme”, así que toma control de tus números por tu propia cuenta lo antes posible y evita que te llegue un aviso del SAT que te agarre totalmente desprevenido.

1. Los números en general deben ser congruentes con la operación. Debe haber coherencia entre los ingresos y los gastos. Por poner ejemplos rayando en lo absurdo, sería poco creíble tener unas oficinas de lujo y facturar unos cuantos pesos, u operar en territorio nacional con muchas sucursales y tener sólo 2 empleados en el IMSS…
2. Cuando emitas y/o recabes CFDI’s lo más importante es que el RFC sea el correcto. Eso es lo que te identifica ante la Autoridad fiscal. Los demás datos no es que no sean importantes, pero lo central es el RFC.
3. A partir de este año 2015 la contabilidad electrónica es un requisito para las empresas que facturen más de $4,000,000 al año. Revisa cual es tu caso y ponte en acción. El tiempo corre (ojo con las balanzas, pólizas, catálogo de clientes, auxiliares, todo debe estar bien).
4. La nómina del año pasado debió haber quedado totalmente timbrada al 31 de Diciembre 2014, a partir de este año las mejores prácticas indican que se debe timbrar 3 días después de la fecha de pago.
5. Administra correctamente los correos del SAT y activa tu buzón tributario (se dice que esto cada vez tomará más relevancia).
6. Deja de mezclar gastos personales con gastos del negocio y recuerda que todo tiene que cuadrar. De dónde entró el dinero, en qué se gastó y cómo se comprueba el gasto (cheque, tarjeta de débito o transferencia) es lo de hoy. Manejar efectivo implica riesgos si no conoces el límite que puedes aceptar de acuerdo a tu régimen, o si no emites CFDI como ventas al público en general. Infórmate bien sobre cual es tu situación particular.

El tema para muchos no es agradable, pero no lo dejes a la deriva, toma decisiones hoy y protege tu negocio.