¿Cuánto creciste como persona este año? El cierre de cada año además de representar un parte aguas importante para las empresas desde el punto de vista fiscal, es el momento en el que la mente de la gran mayoría de las personas se abre hacia la reflexión. Desde el punto de vista personal los sentimientos se elevan ya sea por motivos religiosos o porque simplemente es el mejor pretexto para acordarse de algunas personas a las que no se les ve muy seguido incluyendo familiares y amigos, pero en la parte laboral por lo general estamos de lleno en la planeación estratégica del siguiente periodo, en la documentación de los objetivos y también en la rendición de cuentas de cada uno de los empleados y colaboradores (http://ebena.mx/alineacion-principio-clave-para-los-objetivos-de-una-empresa/). Cómo van a cerrar las utilidades, cómo están las ventas (sobre todo si la temporada alta del negocio es precisamente Noviembre y Diciembre), cómo anda la cobranza, como van a estar los impuestos, el flujo de efectivo, los bancos, la operación, etc. Todos esos ejemplos son de gran importancia para la empresa y esa es la razón por la que los objetivos individuales de alguna forma u otra están alineados hacia la mejora o hacia el crecimiento de dichos indicadores, es lo que hay que HACER o lo que se tenía que HACER en este año. Bien, lo que muy pocos toman en cuenta a la hora de evaluar es que las casas las HACE la gente y por lo tanto, si la gente no sabe, no puede o no quiere hacer las cosas la raíz del problema o la consecuencia de los buenos o malos resultados del desempeño laboral están en las personas, están en el SER, no en el HACER. Concentrarse en lo que la gente debe hacer sin tomar en cuenta el tipo de persona que debe SER es una visión muy corta tanto para planear los objetivos, como para evaluar el desempeño. Las habilidades técnicas son importantes, pero lo son todavía más las cualidades, los valores, la cultura y los comportamientos que la gente puede desplegar o pueden manifestar a lo largo de un periodo de tiempo determinado, por ejemplo un año. Cómo líder o supervisor de un equipo de personas es indispensable conocer la directrices de la empresa, fincar los objetivos individuales y calcular los recursos necesarios, pero sobre todo la concentración debe estar en las cualidades y en el perfil de comportamientos de la persona que se hará cargo de entregar esos resultados. Haciendo ese ejercicio brincarán a la mente lo que la gente tiene que aprender, lo que se tiene que ejecutar, la forma en la que se debería comportar y los conocimientos que deban tenerse sobre el puesto, el mercado o la organización en conjunto. Dentro del paquete de lo que la gente debe aprender quizás estén habilidades gerenciales como hablar en público, escribir, imagen personal, conocer otras instalaciones, asistir a eventos, tener experiencia críticas, etc. En la parte de ejecutar probablemente estén los números duros, los entregables, las fechas compromiso, así que reflexionar sobre lo que puede evitar que las cosas sucedan es fundamental sobre todo si es una persona que tiende a postergar o a prometer más de lo que puede cumplir. En los comportamientos habría que evaluar las capacidades para trabajar en conjunto con los demás, para integrar, para compartir, para respetar, para tolerar, escuchar. Aquí estudiar el perfil y los comentarios de las personas que colaboran con él / ella ayudarán mucho a plantear el rumbo ideal. Finalmente los conocimientos que deben tenerse cierran el círculo. Cursos, talleres, otros estudios académicos, entrenamiento cruzado, cambios de posición, cambios de geografía, ¿qué necesita la gente para cumplir con el reto? Si cada año puedes evaluar cuánto creció tu equipo en vez de sólo revisar cuánto creció el negocio, están en la dirección correcta. Ahora que conoces todo el panorama, revisa la planeación estratégica del negocio y establece objetivos inteligentes, pero sobre todo enfócate en desarrollar a las personas. El desempeño laboral depende de tener a la gente adecuada, haciendo lo que la empresa necesita. Rodrigo Calderón Executive Coach ebena, Soporte Empresarial, S.C. ebena.mx ——————————————— T. +52 (55) 6281 8028 Skype: ebenasoporte @rcalderon74   photo credit: Frédéric Poirot via photopin cc

Asistir a eventos, socializar y conocer gente para encontrar oportunidades de negocios es todo un arte que muy pocas personas logran desarrollar profesionalmente. En el mundo emprendedor de nuestros días cada vez es más común escuchar a las personas decir que se van a reunir para hacer networking, lo cual es entendido por la mayoría como un espacio  (incluso a veces forzado) en el que se va a vender… ¡Qué gran error! El networking profesional es probablemente una de las estrategias de marketing más rentables si no es que es “la” más rentable de todas por el bajo nivel de inversión requerido. Si bien es cierto que es una actividad socioeconómica llevada acabo por personas o por grupos de personas con un común denominador y con fines comerciales, uno de sus principales secretos es precisamente el “no ir a vender” por muy irónico o incongruente que esto le suene a las personas que empiezan a incursionar en este territorio. Está comprobado que todos los negocios se pueden ver beneficiados por esta estrategia que genera referencias, pero desafortunadamente no todas las personas pueden llevarla a cabo. Anteriormente ya habíamos hablado de la importancia de desarrollar visibilidad, credibilidad  y de tener un buen discurso inicial como primeros pasos para que todo este mecanismo funcione (http://ebena.mx/los-3-secretos-del-networking-profesional/) sin embargo, para lograrlo resulta importante enfatizar los errores más comunes, las personalidades tóxicas con las que te puedes encontrar y algunas reglas de etiqueta para hacer de esto algo extraordinariamente rentable para tu negocio, especialmente si vas empezando. 1. Errores comunes: El networking profesional no es una “fiesta entre cuates”. Si traducimos la palabra textualmente esto significa “trabajo en red”, no es “beber en red”, “comer en red” o” sentarse en red”, se trata de trabajar, así que piensa que estás en una junta de trabajo. Evita beber de más, muestra un lenguaje corporal genuino (tal cual eres tú), escucha… no interrumpas y no te robes el micrófono, llega bien preparado y sobre todo NO TE PONGAS A VENDER!!! 2. Personalidades Tóxicas: Una forma muy fácil de darse cuenta si una persona es novata en este tipo de estrategias de marketing es que éstas desplieguen una o más de las personalidades más tóxicas con la que te puedes topar en un foro de networking.

• Los Tiburones: Se les olvida por completo generar VISIBILIDAD y luego CREDIBILIDAD. Van a VENDER y suelen ser muy molestos para el evento. Caminan y caminan buscando “clientes” a los que puedan… ¿cerrar en ese mismo lugar? Si no logran ventas al momento se desesperan y se van…
• El Mesías: Tienen “la solución perfecta” para ti y para tu negocio, aunque ni te conozcan…Hablan y hablan de ellos y de lo “super maravillosos” que son en lo que dicen que hacen. Interrumpen, invaden y pocas veces escuchan, por eso son tan molestos. “Gáname una”… es su lema.
• Los Necios: Se llegan a molestar porque “no entiendes” a qué se dedican. Se ofenden si haces alguna crítica o comentario sobre sus tarjetas de presentación o sobre el mensaje que te dieron. Buscan lograr convencerte que “ellos están bien y que tú estás mal”. Causan muy mala imagen.

3. Reglas de etiqueta: Aunque no está por escrito en ningún lado, los expertos en la materia por lo general honran estas normas de etiqueta dentro de los eventos a los que asisten:

• Prepararse: Ubica bien a cuales foros es bueno asistir, comprende el contexto, el estilo y viste para la ocasión incluyendo una higiene personal impecable. Revisa que no vayas a tener problemas con la ropa o con los zapatos.
• Empatía: Genera empatía siendo tú misma(o) y enfócate en hacer preguntas que te ayuden a entender más a la persona, al negocio, su historia, sus retos, sus objetivos o sus logros de manera que la atmósfera se convierta en una charla agradable, o en una entrevista profesional. Una poderosa forma de cerrar la conversación es preguntando cómo podrías recomendarlos o referirlos con tus contactos.
• Accesorios: Recuerda que la marca más valiosa que tienes eres tú misma(o) y por lo tanto hay que cuidar todos los detalles (http://ebena.mx/imagen-publica-la-marca-mas-importante-eres-tu/). Ya hablamos de la higiene personal y de la ropa, pero no olvides checar tu portafolio, tu pluma, tu auto, etc. No se trata de presumir lujos, se trata de portar funcionalidad y buen gusto.
• Enfoque: Toda tu atención es con la persona que está frente a ti. Escucha, no interrumpas, guarda respeto, y aunque no sea de tu interés total el tema, al menos aprenderás algo nuevo, qué hacer o qué no hacer. En cualquiera de los casos eso es valioso.

Si no has desplegado personalidades tóxicas, y si has aprendido a escuchar y a comportarte como dice la etiqueta del networking, seguramente te ganarás el derecho a que te pregunten – ¿y tú que haces? Hasta ese entonces podrás trabajar para generar credibilidad (ya tienes visibilidad) con ayuda de  tu discurso, con tu lenguaje no verbal y con las características, testimonios o experiencia que puedas transmitir. Eso venderá por sí solo, por eso es una de las estrategias de marketing más valiosas que puedes tener…   Rodrigo Calderón Executive Coach ebena, Soporte Empresarial, S.C. ebena.mx ——————————————— T. +52 (55) 6281 8028 Skype: ebenasoporte @rcalderon74   photo credit: woodleywonderworks via photopin cc

Cuando la empresa está llena de feudos y de intereses particulares es impresionante como la gente se distrae en “cubrirse las espaldas”, en vez de enfocarse en los objetivos. Para los que ya hemos tenido la oportunidad de estar algunos años dentro del mundo laboral probablemente no nos es extraño tener que entrar en contacto con organizaciones donde buena parte del esfuerzo se canaliza hacia el interior de la propia empresa debido a la gran cantidad de conflictos, luchas de poder y desperdicio de recursos que se dan entre los mismos equipos de trabajo (si es que es válido llamarlos así). Cuando la empresa está llena de feudos y de intereses particulares es impresionante como la gente se distrae en “cubrirse las espaldas” o en demostrarle al otro” que él / ella tiene la razón, en vez de utilizar toda esa energía para atender al cliente y crecer en el mercado. Una forma relativamente sencilla de salir de esta pesadilla que aniquila el clima laboral, es precisamente lo que se conoce como Alineación, que como su nombre lo indica, significa poner a todos en la misma sincronía y en línea con las directrices y objetivos de una empresa. Para poder alinear a una organización, el primer paso es que la empresa tenga claro el rumbo hacia el cual se dirige. Definir esto esencialmente es responsabilidad del Director General, del Consejo de Administración y/o del propio dueño del negocio. Este proceso implica revisar la visión, la misión y la cultura, así como la participación en el mercado y el crecimiento esperado para los próximos 3 ó 5 años como mínimo. En muchas ocasiones el Consejo de Administración, el Director General o el Dueño sí tienen muy claros todos estos conceptos, pero por diversas razones no lo comunican, no lo comunican bien, o simplemente dan por hecho “que la gente lo debería saber y entender” con la misma facilidad con la que ellos lo ven lo cual generalmente es un error. Para darse cuenta de esto, basta con preguntarle al equipo si saben ¿para dónde va la organización?, ¿cuáles son las prioridades? o ¿qué están haciendo ellos en lo particular para cumplir con lo que la organización requiere? Si los objetivos de una empresa no están alineados, que no te sorprenda ver diversidad de prioridades (menos las que dice el Director, el Consejo o el Dueño), que cada quien se finque objetivos según su punto de vista, o peor aun que los objetivos se contrapongan unos con otros. Por eso el segundo paso después de definir las directrices de verdad es preguntarle abiertamente a la gente cuáles creen que sean las prioridades. El ejercicio es bueno porque por una parte ayuda a encontrar la profundidad de las desviaciones, facilita que todas las personas se den cuenta por sí solas qué tan coordinadas están con el negocio y en ocasiones se obtienen enfoques válidos que no estaban siendo considerados incluso por el propio Director, por el Consejo o por el Dueño. Finalmente teniendo las directrices iniciales y la retroalimentación de la gente, se recomienda que el equipo de liderazgo (todas las personas que son clave en la toma de decisiones) coordinen una reunión para definir el rumbo final. Teniendo definido el norte, ahora el reto es trabajar persona por persona en la definición de objetivos individuales, indicadores de desempeño, tareas, compromisos y entregables que vayan en línea con lo que ya ha sido definido prácticamente como común acuerdo de todas las partes. Dependiendo del número de empleados este proceso se va haciendo más complejo, pero en la medida en que el mecanismo sea propositivo, es decir que cada quien presente su propuesta a su supervisor directo) se cuenten con líderes por área y/o que se tome en cuenta a las personas clave de la organización, se puede lograr representatividad suficiente que permita alinear a toda la empresa de una forma incluyente, participativa y que busque como fin último evitar pleitos internos, desperdicio de recursos y mal entendimiento de las prioridades. Después de todo este proceso, si las personas no se encuentran trabajando en los objetivos de la empresa lo más seguro es que estén perdiendo el tiempo, o quizás requieran de la mano firme del líder para mantener el curso indicado. En resumen el proceso de alineación de los objetivos de una empresa es el siguiente:

1. El Director, el Consejo de Administración o el Dueño definen la directrices iniciales.
2. Preguntan al equipo de liderazgo, a las personas clave o a toda la gente (dependiendo del tamaño de la empresa) ¿cuáles creen que son las directrices del negocio?
3. Reciben retroalimentación y definen el rumbo final para la organización.
4. Cada persona presenta su propuesta de objetivos, indicadores de desempeño, tareas, compromisos, fechas de entrega, etc. a su supervisor directo.
5. La información se valida, se pone en marcha y se revisar a lo largo del periodo de tiempo establecido en las directrices finales.

Bien, ¿ya tienes lista la alineación de tu negocio para el 2015? Rodrigo Calderón Executive Coach ebena, Soporte Empresarial, S.C. ebena.mx ——————————————— T. +52 (55) 6281 8028 Skype: ebenasoporte @rcalderon74   photo credit: Robbie’s Photo Art via photopin cc

En el mundo de los negocios los clientes nos ayudan a tener utilidades, es por eso que son  ellos los que tienen la última palabra sobre el mensaje que transmite tu imagen pública. En el mundo globalizado en el que vivimos hoy cada vez es más frecuente compartir espacios físicos o virtuales con personas de todo el mundo. En estos tiempos es mucho más sencillo explorar, conocer y tener contacto con personas de distintas nacionalidades, géneros, religión, gustos e incluso preferencia sexual. El tema de la “diversidad e inclusión” es algo muy importante en muchas organizaciones que operan en distintos territorios debido a que es un factor que puede unir o desestabilizar por completo a los equipos de trabajo. La gente hoy aspira a mayor libertad, más flexibilidad y demanda más respeto y atención sobre sus intereses personales. Si bien todo eso es muy rescatable, en el mundo de los negocios no hay que olvidar que el fin último por el que estamos ahí es por los clientes que nos ayudan a tener utilidades, y son precisamente ellos los que tienen la última palabra sobre el mensaje que transmite nuestra imagen pública. Individualmente o en forma colectiva cuando se opera detrás de una marca o bajo en nombre de una empresa todo lo que decimos, todo lo que hacemos y todo lo que no hacemos emite un mensaje similar al de un sonar, donde a veces hacemos eco y en otras ocasiones simplemente no escuchamos nada… ¿Porqué será? Bien, cada quien es libre de pensar, expresarse y vestir como sus ideales, creencias y valores lo indiquen, pero nuevamente en el mundo de los negocios más vale tomar en cuenta lo que piensa o lo que puede llegar a pensar mi mercado meta o mis posibles clientes. Si soy una persona física con actividad empresarial dedicada a ofrecer servicios profesionales como podrían ser: Médicos, Abogados, Dentistas, Asesores, Consultores, o bien si soy una persona que desempeña un oficio como: Estilistas, Jardineros, Mecánico, Técnicos de mantenimiento a domicilio, etc. la marca más importante que me representa soy yo mismo. ¿Crees que importe como vistas, qué accesorios personales o de trabajo portes o tu higiene personal? Desafortunadamente hemos de decirte que la respuesta es SÍ, por lo que esos pequeños “simples detalles” pueden ser la causa de que vendas y te recomiendan, o de que te quedes estancado viendo como los prospectos se van sin entender porque no te compran a ti… Como emprendedores a veces es fácil justificarnos diciendo que es nuestro negocio, y que no hay departamento de recursos humanos que dicte la política de vestimenta, que no tienes lana para comprar ropa elegante o que digas “total voy empezando”, cuando deberíamos comportarnos no como la empresa que quizás seamos hoy, sino como la empresa que aspiramos a ser.

• Viste para hacer negocios: ¿Significa que me tengo que poner saco, corbata, vestido o traje sastre? Nop, el punto es saber qué ropa será la más adecuada para que mi cliente perciba credibilidad y confianza sobre el producto o servicio que le estoy ofreciendo. Si visitar o recibir a un prospecto en jeans funciona, adelante. Si se requiere pantalón de vestir y camisa, adelante. Incluso si shorts y tenis lo hacen bien (a lo mejor eres un instructor de deportes) super. No te pongas lo que te gusta y lo que tú sientes cómodo, usa el vestuario adecuado para salir a escena y llevarte los aplausos. Por mucho que estemos en el siglo XXI hay reglas culturales, estilos comprobados y modelos clásicos que puedan ayudarte a encontrar el camino.
• ¿Se necesita mucho dinero y usar marcas caras para tener una buena imagen pública? Nuevamente nop… Muchas veces es más cuestión de buen gusto, que de dinero. Sin duda la recomendación es que compres la mejor calidad que puedas, por ejemplo – Si vas a cerrar el contrato del año, ¿lo vas a firmar con una pluma mordida o que casi no pinta?, o ese super contrato firmado lo vas a colocar en un folder sucio o lo vas a meter en un portafolio todo maltratado? Piensa en lo que tu cliente puede llegar a pensar por el simple hecho de no tener ni esos pequeños detalles en control.
•  Congruencia: Imagínate que llega a verte una persona que dice que representa a “La firma #1 del mundo” y de entrada llega tarde. Luego su auto tiene golpes y se ve que no la ha lavado en días. Es más te asomas por la ventana y trae toda una colección de accesorios aventados como cepillos, vasos de cafe del desayuno, periódicos y volantes de la calle. Como sea, finalmente lo recibes y arriba despeinado por las prisas, no se lavó los dientes porque se le hizo tarde y comió en el coche, zapatos sin bolear, manchas en el pantalón por comer mientras manejaba, camisa arrugada, saco que se le va a caer el botón… amen! ¿De verdad crees que refleje ser de la firma #1? En un caso como este no sólo su imagen personal es un asco, sino que también repercute sobre la reputación de la marca que representa, que basta con que uno de sus integrantes no la honre de una forma congruente para que el daño se empiece a expandir.

Ya no comentemos de lo que encuentren tus clientes en los perfiles de tus redes sociales, o en los comentarios que haces. Cuida tu imagen pública, es tuya y vale mucho… Rodrigo Calderón Executive Coach ebena, Soporte Empresarial, S.C. ebena.mx ——————————————— T. +52 (55) 6281 8028 Skype: ebenasoporte @rcalderon74   photo credit: agroffman via photopin cc

En el mundo de los negocios está claro que una de las mejores formas de alcanzar resultados es teniendo un plan estratégico. Construirlo por sí solo ya representa un esfuerzo importante a nivel de toda la organización, pero la historia no acaba ahí, de nada sirve un plan si este no es ejecutado. Para las empresas que corren un año fiscal con base en el calendario normal de Enero a Diciembre, estos ciclos se abren y se cierran en forma habitual tal y como sucede con el cambio de las estaciones, es decir muchos arrancan los procesos de planeación alrededor del tercer cuarto de cada año, cierran en el último trimestre y vuelven a ejecutar los planes desde el primero hasta el tercer cuatrimestre en forma sistemática. El plan estratégico inicial debe considerar las directrices hacia donde va la empresa, los objetivos principales, la táctica y las tareas a desarrollar, el nombre de los responsables de cumplir en tiempo y forma, y finalmente los mecanismos de monitoreo, verificación y auditoria que son la esencia del control interno. Todo esto suena muy institucional y muy adecuado para las empresas grandes (genial), pero ¿qué hay para las PyME’s? Bueno la respuesta es sencilla, les aplica exactamente lo mismo puesto que las mejores prácticas de los negocios no sólo son para los grandes, son para todos. Sin duda hay que empezar aplicando las bases de la planeación estratégica (http://ebena.mx/las-bases-de-la-planeacion-estrategica/) pero aun con que se haya hecho bien este proceso el nombre del juego es ejecutar y alcanzar los resultados, y justo ahí es donde una gran parte de las empresas se quedan en el camino. La herramienta de apoyo para no perder el rumbo es precisamente el control interno, es decir el conjunto de políticas, procedimientos, formatos, mediciones, tendencias y demás indicadores de desempeño (conocidos como KPI’s por sus siglas en Ingles) que el negocio define como la pauta para monitorear, verificar y auditar su desempeño. Aquí tiene mucho que ver el giro y el mercado meta al cual está dirigido. Sin duda alguna los indicadores de desempeño más importantes son todos los que tienen que ver con las utilidades y con el impacto directo o el efecto que se puede tener en los clientes. En el caso de las utilidades, todas las personas de la empresa deben saber cómo pueden protegerlas y maximizarlas desde cada uno de sus puestos de trabajo. Si yo estoy en el área comercial mi responsabilidad fundamental es generar ventas, por lo tanto puedo definir como indicadores: número de prospectos, tasa de conversión, número de nuevos clientes, venta promedio, número de transacciones promedio, entre otros. Si es el caso de las áreas operativas, el control de costos y gastos es la contraparte de las ventas que puede hacer crecer las utilidades, aquí temas como desperdicios, mermas, tiempo extra, productividad, rendimiento, eficiencia, son parámetros característicos. En las áreas administrativas la generación de los reportes, la auditoria sobre el cumplimiento de políticas de gastos, de viajes, de crédito, cobranza, días cartera, rotación de inventarios, son tan sólo algunos que pueden aplicarse. En términos del impacto a los clientes, el universo también es muy amplio, podemos medir velocidad de respuesta, tiempos de tránsito, tiempos de espera en mostrador o en atención telefónica, atención de quejas y reclamaciones, comentarios e interacción en redes sociales, etc. Dale un vistazo nuevamente a tu plan estratégico, revisa tus objetivos y selecciona los indicadores clave que te permitirán establecer control interno y mantenerte en curso. Rodrigo Calderón Executive Coach ebena, Soporte Empresarial, S.C. ebena.mx ——————————————— T. +52 (55) 6281 8028 Skype: ebenasoporte @rcalderon74   photo credit: josemanuelerre via photopin cc

A unas cuantas semanas de terminar el año los pensamientos sobre el aguinaldo, el  bono, o el incremento de sueldo llegan a la mente, pero ¿estás listo para rendir cuentas? Es natural que cuando se acerca la recta final de cada año la mente se ocupe de reflexionar sobre las fiestas de Diciembre y las expectativas que vienen. Super!!! Ya me va a tocar mi aguinaldo, ya viene mi bono y otros incluso ya están pensando que en Enero será el momento ideal para pedir un aumento de sueldo. Especialmente para las empresas que cierran año fiscal precisamente en Diciembre, ahora es el momento de sentarse a analizar cómo van a cerrarse los números realmente. Conocer cómo están las utilidades y cómo está  el flujo de efectivo es clave para poder enfrentar los gastos especiales de la temporada, es decir precisamente esos aguinaldos, los bonos, la nómina, la fiesta de fin de año y todas esas cosas que si no estuvieron bien planeadas, en vez de ser “la alegría de la temporada” pueden acabar siendo “la pesadilla de la temporada”, para un buen número empresarios, emprendedores y dueños de negocio. El aguinaldo, la nómina y los bonos son cuestiones que deben estar previstas en el presupuesto, pero los bonos al ser compensaciones variables, si no están claramente ligadas al cumplimiento de objetivos que aporten al crecimiento de la empresa, la gente puede interpretarlos como algo que “deben recibir obligatoriamente”. Si el sentir de los empleados es este último, sin duda tenemos un problema que puede ser grave, porque quiere decir que la gente entiende que recibirá dinero haga o no su trabajo y que con “asistir a trabajar” es suficiente; en vez de que esté inmersa en el concepto de desempeño laboral y rendición de cuentas y que respire una atmósfera en la que todos entiendan que la empresa tiene que estar bien para que yo tenga un beneficio económico, y por lo tanto para que la empresa esté bien yo tengo que cumplir con los objetivos a los que me comprometí, mismos que están ligados con la estrategia global del negocio. Instalar esta cultura no es un trabajo sencillo, de hecho puede tomar algunos meses, pero hoy es el mejor día para empezar a hacerlo. Al final todos buscamos empleados comprometidos que estén dispuestos a dar el 100%. No nos interesan los mercenarios que sólo quieren el dinero que puedan llevarse a su bolsa con el menor esfuerzo posible. Hacerse estas preguntas pueden servir para tomar  el camino correcto:

1. ¿Porqué nos compran nuestros clientes?
2. ¿Cuáles son sus principales inquietudes, necesidades, deseos y frustraciones?
3. ¿Cómo podría nuestra empresa ayudarlos a resolver esas inquietudes?
4. ¿Todos estamos de acuerdo que eso es lo que debemos hacer para crecer el negocio?
5. ¿Qué es lo más relevante que tenemos que hacer como empresa para llevarlo a cabo?
6. ¿Qué puede aportar cada uno de los miembros de la organización para lograrlo?
7. ¿Es realmente posible hacerlo?
8. ¿Tenemos los recursos disponibles?
9. ¿Qué indicadores podemos definir para saber si estamos trabajando en el rumbo correcto?
10.  ¿Cuáles son las consecuencias para la empresa y para cada uno de los miembros del equipo el no hacerlo?

Cuando las personas que laboran en la empresa trabajan en lo que creen que se tiene que hacer y no en lo que la empresa necesita, y que además exigen ser “premiadas” por un esfuerzo aislado que poco o nada tiene que ver que los resultados reales de la organización, estamos todos perdiendo el tiempo y hablando destinos idiomas. Todo inicia con una planeación estratégica que permita visualizar la empresa que existe hoy en contraste con la empresa que queremos ser. De ahí se establecen las principales directrices que definen el horizonte al cual dirigir los esfuerzos, y por último una vez que éstas se comunican al equipo, es la gente misma quien debe reflexionar, analizar y establecer los objetivos que tiene que llevar a cabo para ir en línea con la organización. Para repartir recursos (bonos), primero hay que tenerlos, y los recursos llegan como consecuencia del esfuerzo y el desempeño de todos. Por eso es mejor concentrarse en definir lo que se busca, establecer los objetivos y sí y sólo si se logró la meta el equipo merece ser recompensado proporcionalmente al esfuerzo entregado. Nadie en su sano juicio podrá quejarse durante la rendición de cuentas, si desde un principio se definió el rumbo y se abrió el espacio para hacer la planeación estratégica, y si quedó bien claro lo que se esperaba como desempeño laboral incluyendo las consecuencias por no cumplir. Rodrigo Calderón
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Si en el lugar en el que te encuentres tienes que levantar la voz para que te escuchen, casi es seguro que en ese momento tu oído esté siendo expuesto a lesiones potenciales por ruido. En nuestros días la mayoría de las personas vive en las ciudades y estamos inmersos en un mundo donde los sonidos de la naturaleza prácticamente han sido sustituidos en su totalidad por los acordes de las máquinas, el tráfico, los anuncios de la radio, los tumultos en las calles, el auto y todo el frenesí de una gran urbe… Nos guste o no, ese es el medio ambiente en el que nos desarrollamos y todos nuestros sentidos están expuestos a esa atmósfera, incluyendo por supuesto a nuestro oído. En este caso, es exactamente el ruido el principal enemigo a vencer, ya que es un sigiloso atacante que puede estar durante años dañando nuestra capacidad auditiva como consecuencia de estar expuesto a condiciones extremas en casa, en la calle o en nuestro lugar de trabajo. Lo peor del caso es que en distintas ocasiones el daño auditivo es provocado por ignorancia o por negligencia tanto de nosotros mismos como de algunos Supervisores o Directivos.Una forma práctica de abordar el tema del ruido es haciéndonos las siguientes preguntas:

1. ¿Has recibido alguna recomendación para adquirir máquinas o equipos más silenciosos?
2. ¿Los procesos en tu trabajo están diseñados evitar que las personas estén expuestas al ruido lo menos posible?
3. ¿La protección auditiva está considerada en cada una de las posiciones y áreas de trabajo?
4. ¿Se cuenta con algún programa permanente de reducción de niveles de ruido?
5. ¿Se cuenta con un mapa de ruido a lo largo de las instalaciones que nos permita saber donde existe el mayor riesgo?
6. ¿Los empleados están entrenados para no permanecer más de lo necesario en zonas de alto riesgo?
7. ¿Se realizan evaluaciones y mediciones de niveles de ruido al menos una vez por año?
8. ¿Las mediciones registradas se encuentran documentadas, archivadas y disponibles?
9. ¿Las zonas con más de 90 dB están señaladas con letreros específicos que indiquen “Zona de riesgo: Protección auditiva OBLIGATORIA?
10. ¿Las alarmas e indicadores auditivos de seguridad son lo suficientemente fuertes como para ser escuchados aun en zonas de riesgo?
11. ¿Cuando se detectan peligros por ruido, la prioridad es tomar acción de inmediato?
12. ¿Se proporciona protección preventiva en forma instantánea?
13.  ¿Cuando se toman las medidas, se logra reducir los niveles a 85 dB o menos?
14.  ¿Cuando es factible, las áreas de ruido se aíslan en zonas separadas o se protegen?
15. ¿Visitantes, proveedores y todo el personal tiene acceso a protección auditiva sin costo alguno cuando entran a zonas de riesgo dentro de tus instalaciones?
16.  ¿Se cuenta con un programa de entrenamiento (anual cuando menos) sobre medidas de prevención y protección auditiva?
17.  ¿En áreas de riesgo los empleados cuentan con la protección específica de acuerdo a la frecuencia a la que están expuestos?
18.  ¿Eres de los que trabaja escuchando música 8 ó 10 horas diarias con los audífonos de tu celular, tablet o reproductor de MP3 todo el tiempo?
19. ¿En tu auto te gusta ir con el radio o la música a todo volumen, que incluso hasta los autos de al lado la pueden escuchar?
20. ¿Frecuentas bares, antros y lugares donde el volumen de la música no te deja ni hablar?
21. ¿Cuando sales de esos lugares “te zumban los oídos”?

Cuídate y recuerda que “uno nunca sabe lo que tiene hasta que lo ve perdido” … Rodrigo Calderón
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Superado el arranque y ya con cierto tiempo en el mercado generando ventas e ingresos constantes, el siguiente gran paso está en sistematizar e institucionalizar a la empresa.

En el mundo emprendedor todos sabemos lo retador que es atreverse a dar el primer paso para independizarse y abrir tu propio negocio. Los primeros desafíos por lo general tienen que ver con el dinero… hay que buscar prospectos, cerrar ventas, encontrar más clientes, cobrar, pagar gastos, cubrir costos, etc. Después de ese gran primer paso, es fundamental desarrollar planes de marketing que te permitan construir una marca, penetrar en el mercado, hacerte de un prestigio y seguir generando ingresos que se conviertan en utilidades. ¿Cuánto tiempo dura ese proceso? en realidad depende mucho del tipo de negocio y de la persona que esté al frente en la toma de decisiones, pero una vez que se ha superado el arranque y que ya se tiene cierto tiempo en el mercado generando ventas e ingresos estables y constantes, el reto está en sistematizar e institucionalizar a la empresa. Si el estilo de liderazgo del fundador es autocrático y tiende a abdicar las responsabilidades que no le gustan o que ignora, en vez de delegar y reclutar a un equipo que ayude a seguir adelante, la organización corre el riesgo de quedar suspendida en el tiempo, y tarde que temprano estará condenada a morir y desaparecer. Este segundo paso de desarrollo es nuevamente un salto crítico hacia el éxito del negocio… primero fue arrancar y ahora se trata de crecer y madurar. Aquí es donde se necesitan las mejores ideas para negocios rentables enfocadas a establecer sistemas de trabajo que primordialmente protejan la experiencia del cliente con tu producto o servicio y posteriormente que fortalezcan el control interno. Estos sistemas deberán ser instalados, ejecutados y controlados por tu gente, así que no se trata de contratar a un externo cualquiera para que te haga la chamba. Muchas organizaciones cometen el error de contratar becarios o consultores externos que documenten los procesos cuando ellos por lo general ni conocen la chamba a detalle y además se concentrarán en llenar papeles vacíos que acaban como decoración en la oficina del dueño. La forma correcta de hacerlo es primeramente estar convencidos como negocio que ese es el camino para garantizar la existencia de la empresa en los años futuros. En ese sistema estará plasmado toda la experiencia, todo el conocimiento y “todos los secretos” (por eso se le llama know how en Ingles, es decir el “cómo se hace”). Si la decisión  es “vamos para adelante con esto” todo el equipo tiene que estar consciente, incluyendo al dueño o al Director General, que instalar un sistema cambiará la vida de todos a partir de ese momento. Se trata de mejorar y documentar lo que hoy se hace, pero más aun se trata de incorporar a la operación todo lo que hoy no se hace. Se trata de reconocer que hoy se está bien, pero que se desea estar aun mejor a través de tener claridad en todas y cada una de las actividades. Si el primero que “avienta la toalla” en el camino es el dueño o al Director General, la reacción natural será “si a él / ella no le importa , a nosotros mucho menos” y adios esfuerzo por mucho o poco que se haya invertido. Un buen sistema para una organización por lo general contiene como base todos estos conceptos dentro del índice general:

1. Corporativo: Contiene la imagen de la empresa, así como las políticas y el código de ética que rige la organización.
2. Administración del talento: Especifica la relación con los empleados incluyendo reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, sucesión y compensaciones.
3. Área Comercial: Aquí se detalla todo el esfuerzo que la empresa hace para ir al mercado, es decir Mercadotecnia, Ventas, Servicio al Cliente y Soporte técnico.
4. Cadena de Suministro: Probablemente el módulo más extenso que contempla la operación propiamente dicho desde la planeación, compras, abastecimiento, manufactura, entrega, mantenimiento, seguridad, calidad, etc.
5. Control interno: En esta parte se regula todo lo que tiene que ver con los números (Administración, Contabilidad, Tesorería, Auditoria) además de la parte Legal y cumplimiento con las leyes locales y federales, e incluso los programas de continuidad del negocio en caso de contingencia o desastre.

Bien, estas son sólo las principales ideas para negocios rentables en materia de sistematización e institucionalización del negocio para lograr tener una “Empresa, Comercial, Rentable, Que Funcione Sin Tí” el día de mañana. Rodrigo Calderón
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Conoce los 9 puntos básicos que te permitirán crear las bases de un sólido protocolo de seguridad y defensa de producto dentro de tus instalaciones.

Viviendo en un mundo en donde a últimas fechas se ha incrementado la violencia, la desconfianza y los ataques hacia los sistemas de seguridad, es indispensable contar con un protocolo que permita literalmente defender las instalaciones dedicadas a la industria alimenticia.

Especialmente para las organizaciones enfocadas a hacer negocio con empresas globales las auditorias del sistema de calidad contemplan una sección exclusiva interesada en revisar los mecanismos de prevención en materia de seguridad del producto.

A ninguno de nosotros como clientes nos gustaría que una materia prima o un ingrediente no llegue a nuestras instalaciones debido a que el proveedor seleccionado y aprobado fue vulnerado por temas como vandalismo, robo, fuga de información, etc.

1. Selección de personal: Se recomienda que todos los empleados se comprometan a firmar un documento que indique que son personas que no cuentan con antecedentes penales de ningún tipo. No es necesario correr una investigación, violar garantías individuales o  invadir derechos humanos, la gente si es “decente” no debería tener problemas en firmar y con eso se puede “filtrar” el evitar contratar a personas que pudieran causar un problema mayor en un futuro próximo.
2. Identificación de empleados: Hoy día existen varias alternativas, desde simples credenciales, hasta tecnología más robusta como sistemas de acceso con registro de huellas digitales, fotografía, tiempos, etc. Todos los empleados deben registrase al entrar y salir de las instalaciones cuantas veces sea necesario. Evita el típico “Buenas tardes Poli” que a veces permite que pase todo mundo.
3. Inspección de perímetros de seguridad: Al menos 1 vez al año e idealmente cada semestre debe hacerse una inspección rigurosa de todos los perímetros de seguridad y sobre todo tomar acciones sobre los puntos débiles que se hayan encontrado durante este recorrido (http://ebena.mx/seguridad-e-higiene-industrial-protege-tus-instalaciones-tu-patrimonio-y-a-tu-gente/ ).
4. Vigilancia: La planta, el almacén, el patio de maniobras y todas las áreas críticas deben estar vigiladas. Por lo general se recomienda contratar los servicios de una empresa seria en materia de seguridad privada que pueda presentar guardias educados y bien entrenados, pero es bueno también adquirir cámaras con tecnología que te permita ver todo lo que ahí sucede en tiempo real desde tu dispositivo móvil (celular, tablet, etc). Coloca también puntos de monitoreo con registro para que estés seguro que las 24 horas del día se hacen recorridos para verificar que todo esté en orden (di no “al Poli durmiendo”).
5. Registro de visitantes: Una simple libreta sucia con garabatos y mala letra en la puerta no sirve de nada. Es fundamental tener información clara y precisa sobre todas las personas que entran y salen durante el día incluyendo proveedores, contratistas y prestadores de servicio. Si ellos se registran hay que verificar que lo hagan correctamente y con letra legible, si no una opción es que alguien internamente lleve el registro para evitar fricciones con los visitantes.
6. Aseguramiento de equipos en el exterior: Como mecanismo preventivo todos los tanques, válvulas, camiones, pipas o cajas secas que se encuentren expuestos deben estar cerrados y asegurados con candados, sellos o cualquier otro mecanismo que permita saber si no fueron atacados, saboteados o contaminados por algún agente interno o externo.
7. Iluminación: Áreas obscuras o áreas con poco tránsito son un foco de peligro. Entre más limpias, ordenadas y vigiladas se encuentren todas las instalaciones mucho mejor.
8. Control de dispositivos de foto y video: Hoy prácticamente cualquier persona que quiera hacer daño en las instalaciones puede tener acceso a un simple teléfono con capacidad para tomar fotos y video, así que es clave tener control de quien puede tomar esas fotos y video bajo permiso exclusivo del responsable en turno.
9. Sistema de verificación: Todos los puntos anteriores son relativamente sencillos, sin embargo es clave tener personal asignado específicamente para vigilar el cumplimento de cada uno de ellos. Debe contarse con un procedimiento que detalle todas estas actividades, debe haber un mecanismo de comunicación y entrenamiento, y por supuesto todo debe estar documentado para garantizar que tus instalaciones de la industria alimenticia tienen un protocolo establecido en materia de seguridad y defensa de producto.

Rodrigo Calderón
Executive Coach
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La administración del tiempo es una habilidad y un hábito que se adquiere con balance de vida y manejando una agenda semanal efectiva. La administración del tiempo es uno de los 4 componentes más importantes dentro de los fundamentos de los negocios conjuntamente con la planeación estratégica, las finanzas y el servicio al cliente. El dominio del tiempo es un reto que está presente de forma permanente en las organizaciones no importando los años que se tengan en el mercado, el nivel de facturación o el número de personas que estén en la empresa. Cuando como empresario, emprendedor o dueño de negocio te enfocas en la administración del tiempo, verdaderamente puedes lograr un gran impacto hacia el interior debido a que la gente se siente mucho más libre. Todos sabemos lo desagradable que es trabajar en un lugar en donde te cuentan cada minuto, en donde todo es inflexible y en donde no hay respeto por el tiempo de los demás (como cuando te llaman a una junta urgente a las 6:00 PM). Las personas que como líderes promueven el balance de vida normalmente dirigen equipos mucho más motivados y exitosos debido a que el ambiente es más relajado ya que lo que importa son los resultados, no cubrir un horario o una jornada de 8 horas. Si nos remontamos al pasado, cuando nacimos nuestros padres o quien se hizo cargo de cuidarnos durante la infancia tomaban el papel de regular nuestros tiempos. Después en la escuela, maestras y profesores hacían lo propio cumpliendo con ciclos escolares, horarios para cada materia, etc. Cuando entramos al mundo laboral quizás había horarios, políticas y estructuras establecidas que regulaban tu tiempo, pero como empresario independiente la auto-disciplina es el factor clave, puesto que ya no hay nadie que esté al pendiente de tu agenda más que tú mismo. Si estamos por nuestra cuenta, el único responsable de permitir que el tiempo se vaya en distracciones como podrían ser: redes sociales, checar el mail personal, pasear en internet, llenarse de conversaciones ociosas o largas llamadas telefónicas, eres tú. Nosotros debemos estar conscientes sobre el costo que tiene cada minuto e impedir que nos invadan los famosos ladrones del tiempo, esas personas que hábilmente y que de forma inesperada te hablan a un horario que no contemplaste, te interrumpen con un tema importante para ellos o te fuerzan a que vayas a una reunión que no tenías agendada, por poner algunos ejemplos. El tiempo es un recurso finito y por más que el cine nos ayuda a soñar que podríamos viajar para ir y regresar en él, la realidad es que no existe lugar alguno en el que puedas comprar más martes o más jueves porque ya se te acabaron los que tenías. Todos estos factores combinados pueden crearte diariamente una atmósfera tóxica que conocemos como el ciclo de la decepción y la desilusión. Decepción porque por más que intentaste llegar temprano para hacer distintas cosas, pasaron ya 3 horas que ahora mismo te fueron robadas por algún ladrón del tiempo, y desilusión porque a pesar de que hoy llegaste temprano todavía no has hecho nada y que si siguen las cosas así, mañana y los demás días pueden llegar a ser igual de miserables que el día de hoy. Para poder salir de este ciclo de decepción y desilusión, la recomendación es entender el día en tres partes. Si cada día tiene 24 horas, entonces 8 horas son para dormir, 10 horas son para trabajar y 6 horas son para ti. Está comprobado clínicamente que dormir menos de 8 horas tarde que temprano el cuerpo lo resiente y el rendimiento va disminuyendo paulatinamente, además de que tendríamos que considerar los posibles trastornos fisiológicos que esto puede ocasionar. Considerando una jornada típica de 8:00 a 6:00 PM, este espacio de tiempo debería ser suficiente para poder cumplir con todos los objetivos y responsabilidades laborales. Los que se quejan de trabajar más 10 horas diarias (12 – 14 horas en algunos casos) sin duda deben revisar con detalle si dentro de ese espacio no existen distractores que deban eliminarse, o revisar si no se tiene la presencia frecuente de  ladrones del tiempo que estén evitando que se logren tener 10 horas efectivas y productivas. Con 8 horas destinadas para dormir y 10 horas enfocadas a trabajar, el día puede ofrecerte 6 maravillosas horas para ti. Quizás seas madrugador y te guste ir a hacer ejercicio temprano, a lo mejor puedes desayunar con calma con la familia o con los amigos. Otros podrán ir a comer a casa o llegar temprano por la tarde para convivir, descansar o lo que sea su pasatiempo favorito. El tema es que con una vida balanceada, se puede estar contento, sentirse pleno y sin descuidar responsabilidades y obligaciones. ¿Suena bien verdad? pero lograr hacerlo es el verdadero reto. Auto-disiciplina y educar al entorno es la clave. Como la administración del tiempo depende de ti, dentro de este esquema de dividir el día el tres partes, un buen comienzo para encontrarle la cuadratura al círculo es identificar cuales son las actividades que más te llenan de energía junto con todas aquellas que contribuyen a tu salud y a tu bienestar. Una vez que las tengas bien definidas, acomódalas dentro de los bloques de 6 horas libres que tienes para ti diariamente a lo largo de la semana. La idea es proteger como principio lo que te hace feliz, para que tengas la energía suficiente y la salud física y mental para rendir al máximo durante las 10 horas que están destinadas al mundo laboral. Lo más común es que la gente se quite lo que le hace feliz en vez de concentrarse en respetar esos espacios y acomodar lo demás. Durante las 10 horas de trabajo diario, ni un minuto más, ni un minuto menos, el reto es acomodar todas las tareas dentro de ese espacio. Piensa cual es el mejor horario para leer mails, cuando tienes tus juntas tanto las que convocas tú mismo, como las otras a las que tienes que ir. Cuando visitas clientes, cuando planeas, cuando haces reportes, cuando hablas con tu gente, cuando supervisas, etc. Tienes 50 horas en la semana para acomodar todo eso… debería ser suficiente. La meta es llegar a desarrollar una agenda de bloques que te permita tener espacios y tiempos definidos, preestablecidos y con el menor número de interrupciones posibles. Recuerda que en la escuela tenías clases en bloques de 1 ó 2 horas y ningún maestro podía robarse tiempo de las clases de antes o  después. Se ajustaban al tiempo definido y punto. Si en estos momentos no tienes una agenda de bloques establecida o si está de cabeza, hoy es el momento ideal para hacer un alto en el camino. Nuevamente bloquea primero las actividades para ti (salud, bienestar, energía), fija tus 8 horas para dormir (p. ejemplo piensa en dormir de 10:00 PM a 6:00 AM) y todo lo que resta es para trabajar. Como no hay más espacio, las 10 horas para trabajar tendrán que ser muy efectivas, no puedes distraerte (todo lo personal mándalo a las 6 horas para ti), no puedes darte el lujo de que se te atraviesen ladrones y al final tu meta es tener un día feliz, completo y balanceado cada día. Con esto olvídate de esperar a que sea viernes, todos los días serán maravillosos… Las ventajas de tener una agenda semanal son muchas, una de ellas es que evita que vivas para trabajar. Sin duda el tipo de negocio, el tipo de clientes que atiendes y las condiciones del mercado son factores muy importantes a considerar, pero el secreto es no estar a la deriva permitiendo que clientes, proveedores y tus mismos colaboradores gobiernen tu agenda y decidan cómo debe ser tu día. La tecnología de hoy permite sincronizar actividades y establecer recordatorios cada hora o cada 15 minutos según se necesite para ayudar a crear auto-disciplina. La agenda semanal no es una camisa de fuerza, no es inflexible, es una herramienta que te permite mantener el curso estableciendo espacios genéricos que se destinan para una o varias actividades. Si yo fijo que de 9:00 a 11:00 AM es el espacio de seguimiento a clientes, quizás tenga días en que haré llamadas, en otros enviaré cotizaciones o bien llamaré de nuevo para conocer avances. Si sientes que de repente te pierdes y no sabes si estás haciendo buen uso de tu tiempo, basta con que te hagas estas dos preguntas: ¿Lo que estás haciendo en estos momentos contribuye a tu desarrollo, a tu salud o a tu bienestar? y/o ¿Lo que haces en estos momentos contribuye al crecimiento del negocio, a ganar clientes o a mejorar el servicio? Si la respuesta es NO a alguna de ellas o en ambas, seguramente estás perdiendo el tiempo, así que detente de inmediato y corrige el rumbo. No hay cosa más motivante que levantarse después de haber dormido bien, empezar el día  haciendo algo que te gusta, luego darle duro y sacar todos los pendientes que nos llevan al alcance de los objetivos para finalmente rematar el día con un espacio de paz y tranquilidad  que recargue la pila para tener mañana otro día feliz… La administración del tiempo es una habilidad y un hábito que se adquiere con balance de vida y manejando una agenda semanal efectiva. Rodrigo Calderón
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