Un buen proceso de recepción permite a las organizaciones estar seguros de que no están ingresando riesgos o peligros latentes a sus instalaciones. La Recepción es el primero de los cuatro procesos operativos más importantes que se llevan a cabo en todas las áreas operativas; y precisamente por ser el primero debemos poner mucha atención para evitar complicaciones durante el  Almacenamiento, la Manufactura y la Distribución que son las  demás operaciones consecutivas. Los 10 puntos centrales de la Recepción se realizan previamente al almacenamiento de alimentos y son los siguientes:

1. Compras y Abastecimiento: Esta posición, o esta área en el caso de empresas más grandes es la responsable de revisar y supervisar la demanda (idealmente trabajando conjuntamente con un equipo multidisciplinario que típicamente incluye posiciones del área Comercial y del área Operativa) para poder tomar decisiones sobre el mercado, los proveedores, precios, condiciones de crédito, tiempos de entrega y todas las negociaciones necesarias que culminen en la generación de un plan y un programa de abastecimiento.
2. Programa de Abastecimiento: Teniendo este programa en mano, las personas que reciben los materiales, productos e insumos pueden estar informados sobre la fecha estimada de llegada (ETA por sus siglas en ingles), conocer al proveedor seleccionado para hacer la entrega, así como la presentación, volumen y documentación que llegará a las instalaciones de manera que puedan preparar y destinar los recursos necesarios para lograr una operación ágil y eficiente.
3. Acceso a las instalaciones: Por seguridad y defensa de producto ningún transporte debería ingresar a las instalaciones sin que el equipo de recepción (que debe incluir a los guardias de seguridad y personal de vigilancia) haya sido notificado. La recomendación es que antes de abrir las puertas de la planta o del almacén se verifique que no existan riesgos visibles como vandalismo u operadores de transporte que se presenten bajo influencia de alcohol o drogas, para posteriormente solicitar la documentación que permita cerciorarse de que en realidad se trata del transporte del proveedor seleccionado que llega a entregar el material, producto o insumo comprado en el lugar, fecha y cantidad indicada en el programa de abastecimiento, o bien de acuerdo a las negociaciones pactadas.
4. Inspección: Una vez que ha sido confirmado el acceso a las instalaciones, se procede según lo indicado en la política de “Acceso a las Instalaciones” misma que debe incluir información sobre principios de seguridad, uso de dispositivos móviles, restricciones tránsito entre otros y se procede a la descarga. Durante la descarga es importante tener la posibilidad de tomar fotos o video sobre las condiciones en la que llega la mercancía de tal forma que si existen daños desde el origen, pueda integrarse documentación que sirva como evidencia para informar, reclamar o solicitar notas de crédito al proveedor. Personal entrenado por parte de la empresa deberá inspeccionar el embarque con el apoyo de un documento de “Inspección de Embarques” en el que puedan registrarse todas las observaciones (orden, limpieza, aromas, presencia de materia extraña, etc). Si no se perciben riesgos evidentes se puede girar instrucciones para continuar la descarga.
5. Muestreo y análisis: Los materiales, productos e insumos deben ser descargados y ubicados en una zona específica que deberá estar segregada del resto del almacén y deberán permanecer ahí hasta que típicamente el equipo de calidad, seguridad e inocuidad realice el muestreo y análisis correspondiente. Las técnicas de muestreo así como los parámetros de análisis a considerar son muy variados dependiendo de la presentación (material envasado o a granel) y del riesgo propio que represente el material o insumo.
6. Liberación: Internamente la organización debe liberar los materiales, productos e insumos estrictamente con base en las especificaciones vigentes y que son los mismos documentos que debieron ser tomados como referencia durante la negociación con el proveedor. Es muy importante resaltar que los parámetros de control en materia de calidad, seguridad e inocuidad no deben ser negociables, así que los criterios de liberación siempre deben de considerar que no existan peligros que estén siendo pasados por alto.
7. Constancia y consistencia: El proceso de recepción suena sencillo, pero su complejidad radica en lograr que se cumpla siempre. Para lograr esto es fundamental instalar mecanismos de monitoreo y verificación que incluyan la revisión de datos, documentos y controles que demuestren que el proceso de verdad se cumple permanentemente.
8. Educación y entrenamiento: Un equipo educado y entrenado es capaz de lograr  mejores resultados que uno improvisado. Desarrolla planes y programas que estén relacionados directamente con cada una de las competencias y las necesidades de los individuos. Mensualmente se pueden tener reuniones de refuerzo, pero al menos 2 veces al año deben impartirse entrenamientos formales.
9. Cumplimiento normativo: El proceso en general debe contemplar los requisitos de Ley. Especialmente las especificaciones contra las cuales se reciben y liberan los embarques, deben cumplir con los parámetros establecidos tanto a nivel local, como a nivel internacionales si es que el producto final será exportado.
10. Visión: Todos los puntos anteriores tienen la finalidad de detectar, controlar o eliminar los peligros inherentes que posteriormente pudieran impactar al negocio en etapas subsecuentes.

Un buen proceso de recepción permite a las organizaciones estar seguros de que no están ingresando riesgos o peligros latentes a sus instalaciones Cumpliendo con estos 10 pasos previos al almacenamiento de alimentos, puedes dormir tranquilo… Rodrigo Calderón
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Un buena parte de los ejecutivos, empresarios y dueños de negocios que ya cuentan con ciertos años de presencia en el mercado reconocen la importancia de tener un equipo de trabajo contento, motivado y comprometido con la organización; sin embargo también existe un gran sector que permanentemente se queja de “su gente” y que se escuda en la arcaica frase que dice: – “Yo soy el Jefe, y para eso les pago”… Para formar un equipo enganchando y enfocado a los resultados, es importante instalar un proceso de evaluación de desempeño basado en el siguiente ABC: A) Definición de objetivos: Lo primero que acaba con el buen humor de un equipo es no saber a dónde va, ni qué se espera de él. Es responsabilidad del líder conocer cuáles son las directrices de la organización para poder alinearse personalmente y posteriormente hacer lo mismo con el resto del equipo. Si los esfuerzos del grupo y del líder están encaminados hacia lo que pide la organización todos sentirán que son parte de la misma misión, por lo que cualquier discusión que vaya en contra de las directrices no tendrá lugar y cualquier persona que no esté dispuesta a enfocarse en eso, simplemente no tendrá nada que hacer en ese grupo. Una forma de evitar la falta de motivación en un futuro es definir desde este momento cuáles son las expectativas mínimas para poder calificar el esfuerzo como “misión cumplida” y también es importante establecer que significaría “exceder tales expectativas”. Un ejemplo de ello sería el siguiente:

• Objetivo: Disminuir 10% los costos del 2013 al cierre de Diciembre 2014. Responsable: Yo
• Cumplir expectativas: 10% de reducción. Esto sin duda no será fácil y demandará mucho esfuerzo, pero eso es lo mínimo que la organización está esperando de mi.
• Superar expectativas: Ahorros mayores al 10% Wow!!! Si mi equipo disminuye mucho más que el 10% se estará rebasando lo que la empresa esperaba. Al definir este concepto se evita que la gente piense que se le premiará por hacer lo que tiene que hacer, que en este caso es 10% de ahorros como mínimo.

B) Seguimiento a los objetivos: Una vez que las directrices están claras y que todos están de acuerdo con los objetivos incluyendo lo que significa cumplir o exceder las expectativas, lo siguiente es ejecutar. Aquí la recomendación es determinar un espacio específico todos los días para revisar las actividades tuyas como líder y las del equipo. Individualmente por ejemplo, puedes definir una hora diaria para dar seguimiento y quizás convocar a una reunión semanal o quincenal con el grupo para mantener el curso e intercambiar puntos de vista. El líder tiene un papel muy relevante para mantener el nivel de prioridad e importancia de los objetivos. Debe convocar y realizar las reuniones de seguimiento bajo un esquema de total seriedad, puntualidad, que sean efectivas y que al término de ellas se cuenten con acuerdos y compromisos bien establecidos. El equipo es altamente sensible a que el líder primero haya estado presionando mucho con los objetivos y luego no pase nada. También le será muy molesto tener que asistir a reuniones dispersas, donde nadie llega a tiempo y donde no se percibe un ambiente de tareas cumplidas semana a semana. Precisamente las reuniones de seguimiento son el termómetro que permite evaluar al grupo y a cada uno de los individuos. Recuerda que somos humanos… escucha a tu equipo, manténte cerca de ellos, abre los ojos y alerta todos tus sentidos. En la medida que el grupo se mantenga unido y comprometido, los resultados llegan solos. C) Evaluación de desempeño: La rendición de cuentas es un proceso fácil si se ha venido cumpliendo con lo indicado anteriormente. Con objetivos claros y reuniones de seguimiento constantes a lo largo del tiempo, cada 3 meses es muy fácil sentarse con cada persona y con el grupo para evaluar cómo van las cosas. Las mejores prácticas indican que para objetivos que tienen un horizonte de planeación de un año, al menos deben tenerse 2 evaluaciones formales (una a los 6 meses y otra a los 12 meses) y otras 2 más casuales al cierre del primer y tercer trimestre respectivamente, para un total de 4 evaluaciones al año. El primer trimestre puede tener ingredientes de confusión sobre el reto, puede no tenerse a la mano todos los recursos, y es probable que el equipo o una persona en particular esté medio perdida en algunos conceptos, pero para eso es la evaluación. En la segunda, que es la primera formal, se tienen ya suficientes elementos para poder dar retroalimentación exacta sobre el rumbo actual. En esta etapa el líder tiene que tener datos duros y evidencia sobre el desempeño, pero es muy importante concentrarse en evaluar si las personas están teniendo las competencias adecuadas para cumplir la misión. Pon mucha atención sobre las capacidades de adaptación, de ejecución, los comportamientos y el conocimiento del negocio que el grupo o los individuos estén mostrando. Corregir o incentivar el SER es clave en esta etapa. Para el tercer trimestre normalmente lo que va bien terminará bien si has seguido todo este proceso y lo que va mal terminará mal al menos que se instalen cambios inmediatos. Si el incumplimiento viene por parte de la persona, sin duda es momento de establecer un plan de mejora que permita enderezar el camino. Si el tema no es la gente habrá que analizar el entorno y los factores externos para poder tomar buenas decisiones y sobre todo no perder la motivación del equipo. Por último al final del año ya no hay más que ver lo que pasó. Nuevamente el líder debe tener muy claros sus comentarios para cada persona y debe contar con evidencia sobre los objetivos logrados, los superados o los no cumplidos. Este es el momento cumbre y la razón fundamental por la cual se siguió todo este proceso. Lo hecho, hecho está… es el final de un ciclo y el inicio de uno nuevo. El mantener un equipo enganchando y enfocado a los resultados no es una receta de cocina. Hay muchas variables a lo largo del tiempo, pero siguiendo este proceso de definir objetivos, dar seguimiento y la evaluación de desempeño permite a los líderes prevenir, reaccionar oportunamente y mantenerse sensibles para hacer lo correcto y llegar a la meta… Rodrigo Calderón
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En México desafortunadamente sólo un pequeño porcentaje de la población es el que tiene el privilegio de asistir a una universidad para obtener un grado de licenciatura y abrirse paso en el mundo laboral. La gran mayoría comienza a trabajar a corta edad debido a una situación familiar particular, o a los problemas económicos. En ambos casos sigue sin existir un puente que le permita a las personas preparar una plan de vida y carrera profesional. En las universidades se asume que los conocimientos académicos acumulados serán suficientes para integrarse a equipos de trabajo y entender la cultura organizacional (lo cual es un error) y para el resto de la población simplemente no hay tiempo que perder puesto que debemos comer todos los días. Con este escenario, no queda de otra mas que aprender a “cambiarle las ruedas al camión, andando”, así que veamos al plan de vida y carrera profesional como una competencia deportiva en la que para triunfar se necesita poner atención en los 3 momentos más críticos: 1. Antes de la competencia Este momento es el punto de partida. Con estudios avanzados de licenciatura, maestría y posgrado, o simplemente sin nada, aquí lo importante es entender que desde hoy lo que vas a hacer en el mundo laboral es vender el mejor producto que tienes y que eres tú. No importa que TIENES sino quien ERES, y esto no se enseña en las escuelas, se aprende mirándose al espejo, reflexionando y aceptando tanto las cualidades que tienes como las oportunidades de desarrollo individual.

•  ¿Quien soy? El conocerse individualmente es fundamental para poder pensar en que áreas y en que tipo de trabajo podría yo ser más exitoso. Imagina que eres una persona muy introvertida, pero encuentras una posición de “Conferencista” donde pagan mucho dinero, ¿te sería fácil triunfar en comparación con otra persona muy extrovertida que de forma natural puede hablar en público? Suena difícil… por eso el primer paso es conocerte bien, y sin duda una prueba de comportamientos DISC o realizar un perfil psicométrico como Profile XT podrían ser de gran ayuda para entender cuáles son tus “super poderes” e identificar  tu “kriptonita”, es decir todo aquello que desvía tu  desempeño y la causa raíz de muchas caídas si no pones atención.
• ¿Dónde puedo ser exitoso? Una vez entendiendo quien eres lo ideal sería buscar empleos o emprender negocios que sean afines a tus virtudes. Encuentra y define aquellas posiciones donde puedas explotar al máximo tus cualidades.
• ¿Cómo vendo mi talento? Si buscas formar tu empresa, piensa bien sobre el giro de tu negocio para que éste sea una plataforma en la que tus socios, clientes y proveedores puedan verse beneficiados de tus cualidades. Si piensas en ir a buscar un empleo, lo importante será preparar un curriculum y un perfil en LinkedIn o en los portales de empleo que hablen y reflejen precisamente tus poderes. Ten muy en cuenta que en estos tiempos nadie te va a pagar por tus títulos académicos, sino por el impacto que puedas lograr en las organizaciones. La foto que publiques en la red, la presentación de tu curriculum, la forma en que vistas en una entrevista de trabajo, tus palabras, el lenguaje no verbal y todo lo que transmitas debe ser congruente y pensando en vender ese maravilloso producto que eres tú.

  2. Durante la competencia Ya estás en el terreno de juego, así que no hay mucho espacio para los errores. Llegó el momento de demostrar tus poderes, de hecho la vida real te ayudará a desarrollarlos aun más o terminará por consumirlos si no pones atención. Ten siempre presente que el éxito depende del alcance de los objetivos que te propongas tanto de forma personal como profesional. Habrá posiciones en las que tus poderes serán suficientes para lograr resultados, pero habrá otras que buscarán retarte, te provocarán descontrol y te obligarán a salir de tu zona de confort. Al final son esas experiencias críticas las que hacen crecer tus poderes e incluso te ayudan a descubrir y adquirir algunos nuevos.

• Integridad y valores: Durante el curso de tu carrera profesional nunca abandones o traiciones tus principios universales. No hay compañía, no hay sueldo, no hay prestaciones por las que valga la pena perderte en el “lado obscuro”. Recuerda que tu imagen y tu prestigio es lo que está en juego y es lo que venderás toda tu vida.
• Competencias: Precisamente por eso las llamamos así. Son todas esas cualidades y habilidades que posees o que tienes que desarrollar para triunfar. A lo largo del camino los distintos roles y responsabilidades demandarán diferentes niveles de adaptación, ejecución, comportamientos y conocimientos tanto del negocio mismo como en relación a colaborar con personalidades de todo tipo. No olvides quien eres, con quienes te es más fácil trabajar y con que personas te cuesta mucho interactuar. El cómo manejes esto es la diferencia entre caer o seguir avanzando.

3. Después de la competencia Sabiendo que el éxito no es un destino, sino el camino por el que todos debemos andar, ten en mente que a lo largo del trayecto abrirás y cerrarás ciclos que pueden corresponder a diferentes etapas profesionales. Al término de cada uno de ellos haz un alto, analiza y reflexiona nuevamente sobre ti, sobre tus poderes iniciales, sobre los que has adquirido y enfócate en ver cómo puedes triunfar en el nuevo ciclo que piensas abrir. Si consideras que ya has llegado al momento de tu retiro, quizás valga la pena escribir un libro sobre tu plan de vida y carrera profesional.  Estás de acuerdo que a todos nos hubiera gustado contar con alguien que nos iluminara a largo camino… Rodrigo Calderón
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Saber comprar ingredientes, materias primas e insumos para la Industria de Alimentos significa encontrar la mejor propuesta de valor para las necesidades del negocio. Aun para muchos ejecutivos de las áreas de Compras o de Abastecimiento, comprar bien significa haber llevado las negociaciones hasta donde ellos pudieron tomar el control del proceso y lograron acorralar a sus proveedores para obtener el descuento o el precio más bajo. Sobre esta política el horizonte se plantea en el corto plazo, se busca un beneficio económico unilateral inmediato y parece que no importa mucho la relación con el proveedor. Por eso deberíamos definir nuevamente que es tener un buen proceso de compra. Haciendo a un lado el estilo que mencionamos anteriormente, en nuestros días debe entenderse que saber comprar implica poder encontrar la mejor propuesta de valor para las necesidades particulares del negocio. El precio no es la única variable en la ecuación, porque no se trata de encontrar “algo barato”, sino aquello que esté dentro del presupuesto. La calidad no es un factor aislado, puesto que no buscamos algo de “buena” o de “mala” calidad, buscamos que el producto o el servicio cubra las especificaciones definidas. Finalmente el servicio tampoco es un punto independiente, un buen comprador deberá evaluar las condiciones que ofrece el proveedor antes, durante y después de la venta para definir si se adapta a las necesidades de la organización. Pensando en términos coloquiales, imaginemos a un comprador que trabaja en una planta de alimentos y que está en búsqueda de un nuevo ingrediente, del cual ya tiene en sus manos las especificaciones que tanto el área de Aplicaciones, o de Investigación y Desarrollo y/o de Producción definieron. Lo primero que hace es llamarle a sus proveedores y tres de ellos le responden que tienen el producto que busca. El primero cumple con la especificación requerida (ya se le compraba en el pasado), su tiempo de entrega es de 3 semanas y su precio es de USD$3.00/Kg. El segundo tiene un producto de USD$2.80/Kg, lo tiene de entrega inmediata (al día siguiente podría estar en la planta) pero es de un proveedor aparentemente ubicado en Asia del cual nunca habían escuchado, y el certificado de calidad indica que el material se encuentra dentro de la especificación. La tercera opción es de un proveedor aprobado (por eso se le llamó), aunque nunca se le ha comprado este ingrediente. Su precio es de USD$2.85/Kg, normalmente son amables y nunca fallan en el tiempo de entrega, pero su producto tiene algunos parámetros fuera de la especificación. ¿Por cuál alternativa debería el comprador inclinar su decisión? Analicemos los escenarios que se le presentaron para este ejemplo en particular:

• Opción#1: Proveedor aprobado, especificación cubierta, el precio es el más alto y el tiempo de entrega es conocido.
• Opción#2: Distribuidor que ofrece material de un proveedor no aprobado, el precio más bajo, entrega inmediata y especificación cubierta aparentemente.
• Opción#3: Proveedor aprobado, servicio aceptable, precio competitivo y producto fuera de algunas de los parámetros indicados en la especificación.

Pensando en la mentalidad de comprar barato, pareciera ser que su mejor opción es la #2, sin embargo aquí está el claro ejemplo de ver sólo el precio sin evaluar los riesgos. ¿Ingresarías a tu planta un material de un proveedor del que no conoces su sistema de calidad y sin evaluar primero el desempeño que tendrá en el producto que tú ofrecerás a tus clientes, sólo porque está “barato”? ¿Cuánto te podría costar una reclamación por materia extraña (vidrio, químicos) o por daño a la salud (patógenos) por no evaluar el riesgo? ¿Cuál sería el impacto en la imagen de tu marca? Un buen comprador de entrada ignoraría la opción #2 y se detendría a analizar las alternativas #1 y #3. En la primera parece que no hay riesgo alguno, pero el precio es el más alto y habría que revisar el presupuesto para no tener problemas de costo. En la tercera opción, el precio es atractivo pero tendría que revisarse con las áreas internas correspondientes si los parámetros que están fuera de la especificación son críticos o no. Muchas veces en las organizaciones se comete el error de generar especificaciones que no van de acuerdo a las condiciones que los fabricantes ofrecen normalmente en el mercado. Por ejemplo, se indica un rango de pH demasiado cerrado que implica costos adicionales para el proveedor y que al final no tienen ningún impacto en el producto terminado, pero como “así dice la especificación” el área de Compras tiene que “rechazar” la propuesta o tiene que pagar más por un producto que si lo comprara de “línea” sería perfecto en términos de valor. Concluyendo este ejemplo, si el parámetro resultara ser crítico, la opción #3 sería también rechazada y se debería comprársele al proveedor #1. Su producto es el más caro pero no hay riesgo alguno, por lo tanto su propuesta de valor es la mejor opción.  Esto es lo que los compradores profesionales deben de tener como la línea clara y segura para ejercer sus negociaciones. Deben conocer bien a sus proveedores, visitar sus instalaciones, revisar el envase, el embalaje, el transporte y porque no, involucrarse con el área de Seguridad e Inocuidad Alimentaria para realizar auditorias de calidad e instalar un programa de desarrollo de proveedores. Para proteger el costo lo ideal es tener al menos 3 opciones aprobadas para cada uno de los materiales e ingredientes críticos. Esto obviamente toma tiempo, pero contando con un buen análisis 80/20, conociendo a los jugadores del mercado y dedicando tiempo para aprobar alternativas, la presión por cumplir un presupuesto de costo variable en la planta se torna mucho más sencillo. No compres barato. Aprende a compra bien evaluando todos los riesgos… Sólo así lograrás optimizar el proceso de compra. Rodrigo Calderón
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Cuando inicias tu empresa es muy importante trabajar en sus cimientos teniendo control sobre el Destino (Visión, Misión y Objetivos), conociendo claramente el flujo de Dinero, administrando correctamente el Tiempo y garantizando la Entrega consistente del producto o servicio que hayas decidido insertar en el mercado. Después deberás tener puesto en marcha un plan de marketing sólido, que esté basado en al menos 10 distintas estrategias dirigidas a tu mercado meta, mismas que estarás probando y midiendo sistemáticamente para poder predecir el resultado. El tercer nivel del juego consiste en regresar de nuevo al interior de tu empresa para construir o fortalecer cuatro esquemas que te servirán como punto de apoyo para detonar el crecimiento y que se conocen como las áreas de soporte:

1. Equipo: ¿Cuántas veces has escuchado que la gente es lo más valioso en una empresa? Bueno, créeme que si se dice tantas veces es porque es cierto… especialmente en las PyMEs la gente es vital. Un mal elemento en una compañía de 1,000 empleados no pinta, pero si somos 4 en el negocio tener un empleado tóxico puede ser el 25%. Recluta, capacita, entrena, desarrolla y evalúa a tu equipo permanentemente. Nunca te arrepentirás de invertir en él y mucho menos si has logrado un crecimiento sostenido año con año. No es fácil, pero sin duda te dará madurez, experiencia y liderazgo.
2. Sistemas: Tener un buen sistema no necesariamente significa invertir en costosos ERP’s (Enterprise Resource Planning por sus siglas en Ingles, o Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales en Español), ni tampoco es construir una “Bati-cueva”. Un buen sistema es aquel que te sirve y que tiene documentado lo que dices que haces, y cuenta con controles que te permiten saber si de verdad haces lo que dices. Puedes empezar teniendo formatos impresos, hojas de cálculo y reportes básicos que posteriormente crecerán, madurarán y se convertirán en la base de alguna aplicación en internet o un software. Si tienes un desorden y decides instalar un programa que te haga todo más rápido, quizás solo obtengas “más errores por minuto”. Trabaja primero en controlar tus procesos internos y luego los agilizas con alguna herramienta o con una aplicación.
3. Contabilidad: Quizás tengas formación académica en el ramo, o quizás te guste mucho el hacer números, pero se trata de ver el panorama como empresario. Debes tener una contabilidad transparente y confiable para la toma de decisiones. La idea no es clavarte las horas en esa actividad. Piensa en apoyarte en un buen despacho que te ayude con una estrategia fiscal efectiva, que te ahorre tiempo, que no tengas tú que arrastrar el lápiz y que sea ordenado para presentar la información que te permita analizar y tomar acciones inmediatas. Paga tus impuestos correctamente y a tiempo, evita las sorpresas con multas y recargos, y lleva una empresa de forma profesional desde su inicio.
4. Distribución: Hoy día existen muchas alternativas para poder tener una logística eficiente y competitiva. Antes de pensar en comprar una camioneta de reparto y contratar a un chofer, analiza el costo beneficio de tenerlo o no. Si decides hacer tú este proceso, dentro de tus costos de distribución tienes que considerar mucho más que sólo la gasolina y el sueldo del chofer. Piensa en depreciación, mantenimiento, revistas, permisos, licencias, riesgos que impliquen contratar  seguros de vida, robo total o daños a terceros, etc. Probablemente negociar una buena tarifa para tus entregas con un tercero sea lo más práctico al principio, o incluso aun después de que ya tengas una operación más robusta.

Crear, fortalecer y revisar constantemente tus áreas de soporte son un paso clave para tener una “Empresa, Comercial, Rentable, Que Funcione Sin Ti” … Rodrigo Calderón
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Es un hecho que no importando si ya eres un empresario consolidado, si eres el dueño de un pequeño negocio, o si apenas estás despertando el espíritu emprendedor hay 3 palabras que todos sabemos que son muy importantes: clientes, ventas y utilidades. Todas las estrategias de ventas que busques desarrollar tienen que estar encaminadas hacia generar incrementos en cada una de estas conocidísimas palabras, el problema es que si no tenemos experiencia en áreas comerciales, sentimos que estamos atrapados en un callejón sin salida. Es muy cierto que ninguno de estos elementos llamados clientes, ventas y utilidades se logra por generación espontánea, pero entendiendo bien su origen es mucho más fácil lograr resultados positivos. Tenemos que entender que las tres son el resultado de distintas actividades del negocio y que son aplicables no importando el giro, producto o servicio.

1. Clientes: La única forma por la que podremos conseguir más clientes es a través del incremento en la prospección y en la tasa de conversión. La prospección implica mantener constantemente alimentado “el embudo” con personas o empresas que estén interesados en entrar en contacto con tu negocio. La tasa de conversión es el porcentaje de prospectos que precisamente se convierten en clientes. Un ejemplo sería visitar 10 empresas en una semana y cerrar 4 clientes (Tasa de conversión = 40%).
2. Ventas: Una vez que lograste clientes que te generan ingresos, el reto es retenerlos de por vida a través de un servicio extraordinario y ofreciendo valor por tus productos o servicios. Durante el proceso de formación de la relación a largo plazo es importante informar constantemente a tus clientes sobre todo lo que ofreces, lo cual te podrá permitir o bien incrementar la venta promedio, o el número de transacciones. Con este ejercicio tus ingresos pueden aumentar sin la forzosa necesidad de encontrar nuevos prospectos. Recuerda que siempre es mas fácil entrar cuando la puerta ya está abierta.
3. Utilidades: Teniendo clientes y ventas, ahora lo importante es verificar que tengamos utilidades. Aquí la fórmula es sencilla… o incrementamos los ingresos o disminuimos los gastos. Lo recomendable es mantener siempre estrategias en ambos sentidos de la ecuación para maximizar el margen que genere la operación.

Cada negocio tiene retos distintos… Para algunos los prospectos llegan de forma natural ya sea por que tienen un punto de venta muy exitoso o porque tienen muchas referencias. Para otros la situación es todo lo contrario, requieren de un plan de marketing muy sólido que atraiga constantemente gente interesada, y posteriormente habrá que tener procesos que permitan convertirlos a clientes a través de mostrar garantías, utilizar guiones o bien simplemente desarrollar empatía que haga que la gente compre. Otras organizaciones tiene productos muy exclusivos para nichos específicos, donde el reto es mantener la venta, más que buscar nuevos clientes. Un buen servicio, presencia constante, planeación y abastecimiento pueden ser las piezas clave de la ecuación. Al final lo importante es identificar en cuál de los 3 conceptos es donde el negocio está atorado o dónde mayores oportunidades de crecimiento puede tener. Una vez que tengas  identificado esto, las estrategias de ventas se apuntan en esa dirección… Rodrigo Calderón
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Todas las organizaciones, no importando ni cuánto facturen, ni cuántos empleados tengan, deben reflexionar sobre las medidas de seguridad e higiene industrial que tienen establecidas para proteger tanto su patrimonio, su infraestructura, así como la vida de sus empleados y de ellos mismos durante la jornada laboral. Desafortunadamente vivimos en un mundo en el que gracias a la comunicación global cada vez nos enteramos más fácilmente sobre asaltos, robos o sobre personas que simplemente entraron a una escuela y sacaron un arma para matar a niños indefensos. Es una locura, pero sucede y no está limitado a la situación económica que viva un país determinado, aunque si las condiciones de pobreza y desempleo son mayores, las probabilidades de enfrentar sabotajes, vandalismo o violencia se incrementan. Un recomendación importante es desarrollar un “Procedimiento de Seguridad” que incluya: 1. Identificar peligros: Evaluar las condiciones en las que se opera todos los días para detectar el peligro latente y ponderar los riesgos (severidad, probabilidad y frecuencia), para posteriormente generar un plan de acción preventivo. 2. Inspección de perímetros: Dependiendo de los peligros encontrados, al menos una vez al año o idealmente cada seis meses, se debe hacer una inspección de los perímetros de seguridad:

• Perímetro exterior: Revisa si las rejas, bardas, alambrado, chapas, candados o lámparas de la calle se encuentran en buen estado y funcionando correctamente. Este perímetro debe ser robusto, ya que es el que te protege del medio ambiente en general. Considera contratar el servicio de guardias para vigilar las 24 horas del día o de circuitos cerrados de televisión (CCTV) que ahora puedes estar revisando en línea desde tu computadora, tu teléfono o tu tablet.
• Perímetro intermedio: Instala una “Política de Acceso a las Instalaciones” que regule la entrada del personal interno y externo de la empresa, incluyendo vehículos, contratistas, servicios de mensajería, proveedores, etc. Es muy importante que las puertas se abran sí y sólo si la empresa lo requiere, por lo tanto es importante entrenar bien a los guardias y a todo el personal para evitar sorpresas. Esta política debe incluir el control de acceso de computadoras o dispositivos móviles con capacidad de tomar foto y video, todo esto con la intención de protegerte contra espionaje industrial o ataques en contra de tu propiedad intelectual.
• Perímetro interior: Limita el tránsito de todas las personas. Sólo personal autorizado debe tener acceso a ciertas áreas de las oficinas, planta, patios o corredores. Designar áreas para recibir transportistas o contratistas, mantener salas de juntas únicamente para recibir proveedores, identificar baños exclusivos para visitantes, son sólo algunos ejemplos.

3. Protección y resguardo de datos: Desarrolla una política que sea conocida y aplicada por parte del personal. Cuida que no se queden a la mano cheques, facturas, cotizaciones, contratos o información que pueda ser robada y entregada a tu competencia. Revisa periódicamente las oficinas antes o después de la jornada laboral para ver si todo mundo dejó cerrados los cajones, los archiveros y las gavetas con información confidencial o si no hay contraseñas a la vista. 4. Reclutamiento y selección: Fíjate bien a quien contratas como empleado directo. El proceso debe considerar entrevistas e investigación sobre trabajos anteriores. Realiza pruebas psicométricas que te permitan indagar más sobre sus hábitos y comportamientos tanto naturales, como bajo presión. De ser posible investiga sobre sus antecedentes penales o de crédito, aunque este es un tema delicado y pudiera sonar ofensivo para los interesados. 5. Servicios externos: Contrata los servicios de empresas reconocidas con prestigio en el mercado. Pide referencias e incluso llama a las empresas que ya trabajan con ellos para obtener más información. Muy importante poner atención sobre estos servicios si el personal entra a tus instalaciones fuera de los horarios regulares de oficina, como podría ser el caso de servicios de limpieza o de mantenimiento. 6. Clima laboral: Un empleado enojado producto de vivir en tu empresa bajo presión excesiva, maltrato, abuso de autoridad o incluso acoso sexual, puede desencadenar sucesos de ataque contra los mismos empleados o contra toda la empresa. Entrena constantemente a tu equipo de liderazgo para desarrollar “Planes de Compromiso” que ayuden a tener empleados felices, productivos y enfocados en el negocio.     Las medidas de seguridad e higiene industrial por lo general no son una prioridad para la gran mayoría de las personas. Sólo hasta que ocurre un incidente se les abren los ojos para darse cuenta que eso se pudo prevenir, pero quizás hoy ya es / era demasiado tarde…   photo credit: reiven via photopin cc

“Después de tener tres Jefes muy malos, finalmente encontré a alguien que me hizo entender la importancia de ser ejemplo a seguir y que me enseñó cómo ser un buen Líder”. Para muchos de nosotros el primer paso en el mundo laboral fue buscar un trabajo en una empresa o en algún negocio familiar. Una vez que logramos pasar las entrevistas, entregar documentos y colocarnos, no pasa mucho tiempo sin que nos topemos de frente con el Jefe. Por lo general todo el mundo tiene en mente a su primer Supervisor directo, pero la pregunta es ¿qué recuerdo tienes de esa persona? Desafortunadamente son varios los que tuvieron que empezar con el pie izquierdo al caer en manos de personas autoritarias, déspotas, autocráticas y en su mayoría frustradas por sus limitadas habilidades o por sus actitudes tan cuestionables. Pocos pueden contar que tuvieron la fortuna de entrar al equipo de un Líder que entendía a las personas, que se involucró en el proceso de reclutamiento y selección, que planeó la inducción para definir las responsabilidades y expectativas, y que finalmente permitió el desarrollo individual sin que eso significara que el camino fuera más fácil. A inicios de nuestra trayectoria el tener un mal Jefe deja una marca de por vida que será fundamental en lo que decidamos hacer el día de mañana. La inexperiencia a muchos los lleva a replicar años mas tarde el mismo patrón de comportamiento negativo que aprendieron consciente o inconscientemente gracias a ese primer Jefe. Por inmadurez, otros renuncian de inmediato y se buscan otro empleo (porque ya no aguantan a su Jefe), sin considerar que se volverán a topar con otra persona tóxica y conflictiva, sólo que ahora con otro nombre y apellido. Nos guste o no, y a pesar de que en nuestros días existe tanta información compactada en un tweet o en un artículo que puedes leer en las redes sociales, por todos lados sigue habiendo jefes, compañeros de trabajo y personas conflictivas. Con el paso de los años vamos entendiendo que así es el mundo laboral y que precisamente el éxito está en manos de los que aprenden de este juego llamado estilo de liderazgo. En las organizaciones más estructuradas existe una cultura, valores y lineamientos que ayudan a controlar a esos seres intratables, al grado que logran detectarlos y eliminarlos. Los sistemas de recursos humanos están hechos para orientar a la organización sobre los perfiles de comportamiento que son aceptados. El tema puede ser muy grave en empresas más pequeñas que no cuentan con estas herramientas. Ahí lo que impera es la ley de la selva y por lo general el dueño es el principal promotor de este mal. Por eso, empieces o no con un buen Jefe, debes abrir los ojos para forjar tu propio estilo. Si te tocó un patán, aprende cómo NO DEBES SER el día de mañana y piensa que el trabajar con alguien así te permitirá entender el cómo manejar personas similares o peores en un futuro. Cuando empieces a tener gente a tu cargo es el momento de que lo que has aprendido se ponga en práctica. Busca crecer en tus capacidades de aprender, de ejecutar, controla y madura tus comportamientos y conoce tu negocio plenamente. Ese mismo estilo de liderazgo que midas, pulas y desarrolles en ti, será el que debas promover, supervisar o corregir en los miembros de tu equipo. Nuevamente no importa si tú tienes un mal Jefe, eso no justifica que tú seas un mal Supervisor, ni tampoco te permite tratar mal a tus compañeros. Es más, si tienes un mal Jefe ya en un nivel Gerencial o Directivo, tu obligación será impedir que él o ella vayan en contra de los objetivos de la organización o de las políticas que se tengan establecidas. Es aquí donde un estilo de liderazgo maduro te abrirá las puertas por tu capacidad para trabajar en red, por la lealtad de tu equipo y por el respeto que te tengan. Aun en los momentos más difíciles debes ser capaz de mantenerte íntegro, apegado a principios y con la frente en alto. Siempre ayuda leer y entrenarse sobre temas de liderazgo o buscar orientación por parte de Gerentes o Directores más experimentados, sobre todo cuando tengas que enfrentar ambientes difíciles. Así se forma tu estilo, con las buenas y las malas historias que te toquen vivir. No las sufras, aprende y sin duda serás una persona exitosa… photo credit: pedrosimoes7 via photopin cc

Cuando se arranca un negocio, cuando se inicia un nuevo ciclo o cuando empiezas un nuevo periodo es importante recordar las bases de la planeación estratégica. ¿Recuerdas cuáles son las 3 bases fundamentales? Parece que esta pregunta nos motiva a encender “la máquina del tiempo” para ir por un momento al pasado no importando si ya hemos estado 10 ó 15 años en el negocio, o si tan sólo han transcurrido unos cuantos días después de la última reunión de planeación. En una plática con empresarios y dueños de negocios, es muy sencillo recordar aquellos primeros pasos cuando abrieron la empresa e iniciaron las operaciones. Todos recuerdan sentimientos importantes alrededor de esto, algunos de alegría por empezar algo nuevo, y otros preferirían no tocar el tema por lo difícil que fueron esos días. Cuando se arranca un negocio debe existir una razón de peso, algo que no sea trivial o pasajero, debe ser algo que al recordarse lo despierte todo… En algunos casos te puede causar que se te cierre la garganta o incluso que te broten algunas lágrimas. A eso le llamamos la VISIÓN, esa frase que nos remonta al origen, lo que querías crear y que con el paso del tiempo se puede transformar en un legado. Teniendo la visión en mente, el paso siguiente es reflexionar profundamente sobre qué es lo que deseas hacer. Debes pensar quién eres, en qué negocio estarás, qué te hará diferente, o qué ofrecerás a tus futuros clientes. Esto que se parece a un mapa es lo que definimos como la MISIÓN de la empresa y debe ser tan poderosa, que de inmediato te debe ayudar a definir con quienes quieres trabajar, qué tipo de personas se podrán unir al equipo y cuáles serán las políticas, valores y cultura que reinará en la organización. Con un fin en mente, ahora es tiempo de establecer cómo, cuándo y quién hará cada cosa. La definición de OBJETIVOS es lo que capitaliza todas esas intenciones, ideas o metas que se están buscando. Si se quedan en eso, en sólo ideas y buenas intenciones, lo más seguro es que no pase nada y serás un barco a la deriva. Por eso los objetivos deben ser inteligentes (S.M.A.R.T por sus siglas en Ingles) y contienen la siguiente estructura:

• Específicos: ¿Qué se va a hacer concretamente?
• Medibles: ¿Cómo se va a evaluar el desempeño?
• Alcanzables: ¿Es posible lograr lo que buscamos?
• Responsables: ¿Quién lo va a hacer?
• Tiempo: ¿Cuándo se va a entregar?

Si en una organización se plantea como objetivo “Incrementar la ventas” o quizás “Reducir los costos”, suena muy lindo pero probablemente no suceda nada… Estas dos frases no son objetivos inteligentes porque les faltan componentes (medición, responsable y tiempo). De hecho esas dos mismas ideas serían objetivos si las expresáramos de esta forma:

• “Incrementar las ventas en un 10% con respecto al cierre de Diciembre del año anterior – Responsable: Nombre y Apellido” . 
• “Reducir los costos en un 10% durante el mes de Junio del presente año – Responsable: Nombre, y Apellido”.

Ahora sí, en ambos casos es muy claro lo qué se busca (específico), hay un factor que indicará el desempeño (medible), asumamos que la empresa tiene todo para hacerlo (alcanzable), se indica el nombre del responsable y también para cuándo se logrará todo esto (tiempo). Todas las organizaciones son dinámicas, la gente, el mercado y las tendencias cambian, sin embargo es muy importante que la esencia de la empresa se mantenga constante (Visión), que todo lo que se haga hacia el interior o hacia el exterior de la empresa sea congruente con la Misión establecida y finalmente todo el equipo deberá contar con objetivos inteligentes alineados a lo largo de toda la estructura. Aprender a alinear objetivos con la misión y la visión del negocio, aprender a distribuirlos en todos los niveles jerárquicos, y comunicarlos y explicarlos a todo el equipo es una tarea fundamental del equipo de liderazgo de la organización y es la base de un buen sistema de planeación estratégica. Revisa tu empresa, te aseguro que si estás haciendo las cosas de esta forma, el éxito está a la vuelta de la esquina… photo credit: Arrano via photopin cc

El clima organizacional cambia radicalmente si el entorno y el ambiente que nos rodea logra hacernos sentir bien… Son las primeras horas de la mañana del día lunes y suena el reloj… es momento de despertar e iniciar la semana lleno de energía. Te levantas con gusto, te diriges hacia la regadera y tomas un baño con el agua justo a la temperatura ideal. Te vistes, desayunas y sales de tu casa con el pensamiento claro de triunfar el día de hoy. Llegas a tu lugar de trabajo, desarrollas distintas actividades, tienes contacto con el medio en el que te desenvuelves, resuelves situaciones positivas y otras no tanto, y al final del día regresas a casa satisfecho y dispuesto a descansar para mañana emprender el vuelo nuevamente. ¿Suena lindo verdad?… ¿cuántas personas podrán contarnos que su vida es de esta forma todos los días? La respuesta inmediata indica que deben ser muy pocos, quizás tú mismo estés dentro del grupo de los que no tienen un día lindo como este todos los días, pero creo que estamos de acuerdo que vivir así debería hacernos sentir bien. Las plantas e instalaciones dedicadas a procesos operativos son áreas de trabajo rudo. Generalmente no cuentan con las comodidades de los grandes corporativos (estacionamientos techados, pisos de mármol o aire acondicionado). En la planta muchas veces llegas al patio de maniobras a pleno rayo del sol y todavía hay que cumplir con lineamientos de seguridad como equipo de protección y uniforme. Todo esto influye directamente sobre el clima organizacional. Por esta razón, el responsable de este tipo de instalaciones deben tener muy claro que un camino muy sencillo para obtener mejores resultados es propiciando un lugar de trabajo que permita que las personas se sientan bien. Aun es muy frecuente encontrar empresas con oficinas muy agradables ubicadas en zonas cómodas con todos los accesos y servicios a su alrededor, mientras que sus plantas o almacenes se encuentran cerca del abandono. Nadie las visita, nadie supervisa, nadie escucha a las personas que ahí laboran, y caen en una incongruencia total debido a que regularmente los activos más valiosos son precisamente las áreas operativas y un gran porcentaje del dinero que está reflejado en los costos fijos y en el costo variable está ubicado ahí. Si de entrada llegar o retirarse de estos centros de trabajo implica que el personal se sienta inseguro, ya sea porque las colonias por las que tiene que transitar tienen problemas sociales importantes o por la falta de transporte público, la energía empieza a mermarse. El no contar con un lugar apropiado para guardar pertenencias mientras se trabaja, el no tener baños, regaderas y un comedor en condiciones adecuadas de higiene, y el no facilitar el equipo de protección y/o uniforme cómodo que proteja también resta energía. Por encima de todo esto que es muy básico, existen organizaciones que además permiten que los mandos medios e incluso el responsable del sitio desplieguen estilos de liderazgo autocráticos e impositivos que no se enfocan en los objetivos del negocio, donde el bienestar de la gente no es relevante y que construyen su “pequeño imperio” en estos lugares que nadie visita. El resultado es terrible. Con todos estos factores en contra, es de verdad  prácticamente imposible pretender que la gente esté contenta y que entregue el 100%. Por eso es fundamental que el equipo de liderazgo de las empresas que cuenten con este tipo de instalaciones considere lo siguiente:

• Visitar continuamente la planta o el almacén para estar al pendiente de las condiciones físicas del lugar y del clima organizacional que ahí se está desarrollando. El tener visibilidad con  el grupo mantendrá la energía positiva por sentirse escuchados y considerados.
• Destinar un presupuesto de mantenimiento de acuerdo al estado financiero de la empresa y respetarlo siempre. No se vale que la planta y la gente tengan que trabajar en lugares con llaves que no sirven, puertas que no cierran, sillas rotas o baños sucios…
• Promover la seguridad en todo momento. Si la colonia donde se ubica el sitio es peligrosa para llegar o salir, o no cuenta con lugares para comer, es clave invertir en sistemas de seguridad. Estudia la opción de un transporte de personal que recoja y regrese al equipo en lugares donde puedan tomar otro transporte en una forma más segura. Instala un comedor interno, coloca máquinas despachadoras con bebidas o botanas para que la gente no tenga que salir…
• Proporcionar capacitación y entrenamiento constante para todas la posiciones. Integra conceptos técnicos para sus actividades del día a día junto con temas de seguridad y enfócate también en el desarrollo personal.
• Considera realizar eventos de integración en fechas importantes para el equipo dependiendo del presupuesto que tengas. No se necesita mucho dinero para hacer algo agradable en cumpleaños, actividades deportivas, días especiales o fiestas de fin de año.

La vida de todos nosotros cambia radicalmente si alguien o el entorno logra hacernos sentir bien… El dinero es un recurso que va y viene, por eso invierte en el bienestar de la empresa para que los resultados se alcancen mucho más rápido.