No tener una formación académica en contabilidad, administración o finanzas, no es una limitante para tomar decisiones correctas sobre como entra y como sale el dinero. El secreto es entender, elaborar, interpretar y ejercer presupuestos, estados de resultados y reportes de flujo de efectivo. Si diriges una PyME y aun no te sientes sólido en esta área, el riesgo de tener problemas de dinero es bastante alto.

Ejercer un presupuesto no es un tema que sólo le aplique a las grandes empresas.  En el mundo PyME es algo que te ayuda a mantener el control del dinero a lo largo del año.

La palabra es conocida, pero dentro del sector PyME hablar sobre tener un presupuesto probablemente suene a algo que deba tenerse cuando “ya seamos muy grandes”, lo cual es una creencia que limita la vista de muchos empresarios, emprendedores y dueños de negocios. El presupuesto como su nombre lo indica, implica suponer o presuponer qué utilidades se pueden esperar con un cierto nivel de ventas y teniendo los costos y los gastos esperados dentro un periodo de tiempo, es decir está ligado con el estado de resultados que la empresa proyecta para el mes, el trimestre, el semestre o el año completo (para más información sobre el estado de resultados puedes referirte a este otro artículo). OK, suena lindo, pero ¿qué pasa si aun no tengo ni el estado de resultados? Bueno, hacer un estado de resultados tampoco es física cuántica, y de hecho es un ejercicio extremadamente valioso cuando termina un año y está por empezar el siguiente ciclo (p. ejemplo Enero – Diciembre 2016). Para armar tu estado de resultados y tu presupuesto la recomendación es seguir estos pasos:

1. Ingresos: Échate un buen clavado a las ventas reales de cada uno de los meses del año anterior. Considera todo lo facturado y todo lo que cobraste en efectivo (eso debería haberse reportado fiscalmente como “ventas mostrador”). Ese primer paso te permitirá conocer el acumulado real que tuviste en el periodo. Para elaborar el presupuesto, estima cuánto más podrás vender en este nuevo ciclo considerando la situación del mercado, los negocios que quizás se te cayeron (y que habrá que recuperar) y los nuevos proyectos que estés trabajando con clientes actuales o con nuevos prospectos.
2. Compras: Las compras representan el costo variable y en algunas ocasiones pueden representar hasta el 90% de las ventas (caso de comercializadoras que mueven mucho dinero pero los márgenes no suelen ser tan grandes). Para el presupuesto piensa cómo vas a comprar. ¿Subirán los precios, cómo estará el tipo de cambio? habrá escasez, factores políticos, clima, etc.
3. Costos fijos y Gastos:  Esta parte representa lo que te cuesta operar la empresa y no depende de si vendes o no. Aquí puedes encontrar muchas cosas si te vas al análisis a detalle. La nómina, el mantenimiento, combustible, luz, oficinas, rentas, etc. son por lo general las partidas más grandes. Aquí hay que evaluar si podemos gastar menos, si podemos ser más productivos, si podemos formar un equipo más eficiente. Para fines del presupuesto lo ideal es saber cuánto se gastó y estimar ahorros iguales o superiores a la inflación reportada. Es decir, si la inflación fue del 3% anual, lo ideal sería buscar ahorros del 3% sobre las cifras acumuladas del año anterior.
4. Utilidades: Después de tener las ventas reales y un estimado de lo que pueden crecer para este año, más tu análisis sobre cómo estarán las compras y cómo podemos optimizar los gastos, el resultado final son las utilidades esperadas. Cuando tengas el número, reflexiona si es lo que estás buscando. Si el número no te encanta el ejercicio es el mismo, ajusta las ventas, revisa de nuevo las compras y los gastos, y pule las cifras hasta que te den las utilidades que estás deseando. Cuando el número sea el bueno, ahora “a firmarlo con sangre” para operar mes a mes contra ese estado de resultado que ya proyectaste. Para eso sirve el presupuesto, para que puedas operar y medir mes a mes, si los resultados de hoy son mejores o peores que el desempeño del mismo mes año anterior (p. ejem Enero 2015 vs. enero 2016) y que tan lejos o que tan cerca estás de cumplir con lo que dijiste que ibas lograr en tu presupuesto.

Lo ideal es arrancar el año con un panorama firme que ya haya sido aprobado, pero si aun no lo tienes hecho, nunca es tarde para corregir el rumbo cuanto antes y operar tu negocio como lo hacen las grandes corporaciones…

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Nunca es tarde para detenerse un poco y revisar cual es el plan que se tiene contemplado      para entrar a la temporada alta o la temporada baja según sea el caso de tu negocio

En otros espacios ya hemos compartido la importancia de saber la estacionalidad que tiene el negocio, porque sólo en muy raras ocasiones los ingresos se comportan de forma aritmética a lo largo del año. Lo común es que el comportamiento de las ventas sea el de una curva donde de 5 a 7 meses los ingresos son altos y luego entran a un valle de 5 a 7 meses donde éstas caen de forma natural. Para ciertos segmentos del mercado el verano es el pico de las operaciones, mientras que para otros esos son los peores meses. En contraste, el fin de año para muchos representa la hora de la verdad, cuando para otros después del día 12 de Diciembre casi, casi es tiempo de cerrar la cortina e irse de vacaciones puesto que todo se detiene hasta el año entrante. Cualquiera que sea el esquema de tu negocio, lo relevante es aprender a navegar en estos ciclos que se repiten sistemáticamente año con año al menos que ocurra algo realmente fuera de serie en el mercado, en el país, en la política o en el entorno económico global. Temporada baja: Las temporadas bajas son una excelente oportunidad para revisar el negocio en su conjunto. No son tiempos de flojera, de angustia o de no hacer nada. Si conoces bien el ciclo de tu negocio deberías saber que aunque los ingresos esperados sean bajos, el marketing, las promociones y todos los esfuerzos que ayuden a jalar prospectos son más que bienvenidos para evitar que las ventas caigan a niveles que te afecten en el flujo de efectivo y en el cumplimiento de tus compromisos tanto internos como con proveedores, impuestos, etc. Hablando de operaciones, esta época es un panorama ideal para hacer mantenimientos mayores, cambios de equipo, remodelación de oficinas, entre otros… pero ojo, si durante la temporada alta no consideraste separar recursos para hacer esto, llevarlo a cabo cuando no hay buenos ingresos es literalmente un suicidio. Planear, depurar los sistemas, respaldar los archivos críticos, capacitación, entrenamiento, o eventos de integración son más alternativas que puedes considerar. Temporada alta: En temporada alta la máquina debe estar bien aceitada, todos en sus posiciones, políticas, procedimientos, candados de seguridad, planes de contingencia, proveedores, proveedores alternos, esquemas de continuidad de negocio, comunicación y liderazgo ejemplar, son algunos de los muchos ingredientes que se deben agregar para cumplir con el plan, para garantizar las utilidades y para no estar sufriendo en los tiempo de “vacas flacas”. Hacer ajustes mayores o integrar nuevos empleados al equipo quizá no sea muy recomendado para evitar meter ruido al sistema. Obviamente muchos negocios contratan personal eventual para la temporada alta, pero el tema es no hacer cambios en posiciones estratégicas al menos que las circunstancias así lo requieran, como podría ser que alguna de estas posiciones decida moverse por voluntad propia buscando alguna oportunidad en otro lado. Bajo este contexto, ya sea que estés entrando en temporada alta o en temporada baja nunca es tarde para detenerse un poco y revisar cual es el plan que se tiene contemplado para dicha época en particular y sobre todo que todo el equipo haya sido comunicado oportunamente para que se aproveche al máximo cada uno de los meses que vienen por adelante. Photo Gredits: Bigstock © Derek Jeffus

Hay una enorme diferencia entre “decirle” a tu equipo que haga algo y lograr que las cosas verdaderamente se ejecuten…

Hablar de formación de equipos indiscutiblemente nos lleva al terreno del liderazgo, por eso ser líder es una decisión. Hoy no basta querer solamente ser el “Jefe” y dar órdenes a diestra y siniestra, no olvidemos que las empresas son un conjunto de personas… Lograr resultados a través de otros es una de las competencias más difíciles a desarrollar dentro de este rol de líder. Los que logran hacerlo pueden aspirar a conducir una organización, los que no, probablemente su mejor opción sea mantenerse como contribuidores individuales donde es mucho más fácil tener control sobre lo que se hace y lo que no se hace, puesto que todo depende de una sola variable… ellos mismos. Si aspiras a desarrollar verdaderamente esta capacidad de EJECUCIÓN, no hay ninguna duda de que debes superar la barrera de pensar que sólo por decir las cosas por arte de magia se escucharán, se entenderán y se llevarán a cabo de acuerdo a las expectativas… ¡Sueña que así será!

1. Decir las cosas: En realidad, no se trata de decir, más bien hay que asegurarse que la comunicación fluya correctamente hacia todas las personas involucradas no sólo en hacer las cosas, sino también tomando en cuenta a los que se verán afectados o beneficiados, a los tomadores de decisiones y respetando los canales oficiales dentro de la organización.
2. Confirmar la recepción del mensaje: La gran mayoría de los supervisores en todos los niveles se quedan en el paso anterior, “Yo ya les dije”. Decirlo es un buen principio, pero no sobre estimes tus habilidades de comunicador. Las mismas palabras bajo contextos diferentes, informadas por personas diferentes y con un lenguaje corporal diferente puede transmitir un mensaje mucho muy distinto al que quería enviarse originalmente. Es por eso que el siguiente paso es verificar que lo que se dijo en realidad haya sido entendido en los términos en los que se pretendía.
3. Retroalimentación positiva: Lo último que se quiere es que no pase nada, así que bien vale la pena invertir tiempo para dialogar con todas la partes sobre su reacción al mensaje. Es clave entender si están a favor o en contra de lo que se dijo y qué piensan hacer al respecto. No se trata de ir a convencer a todo el mundo, se trata de escuchar las distintas posiciones para poder tomar acciones que permitan lograr el resultado. A veces podremos cambiar de opinión por el punto de vista de otros, quizás tengamos que convencer presentando evidencia del porqué de nuestro mensaje o incluso se vale explicar, y si no hay acuerdo girar la orden directa de que el asunto va en esa dirección y punto. Esta postura es delicada porque si el líder se pone necio o no escucha a otras personas que le tratan de decir que está en un error, el precio es alto, pero lo grandes líderes no hacen lo que la gente dice, hacen lo correcto aunque vaya en contra de lo que la mayoría piensa. Si no fuera así, muchos seguiríamos creyendo que el Sol gira alrededor de la Tierra y en esos tiempos muchas personas estuvieron en contra de ese concepto.
4. Supervisión: Todo hasta aquí suena de maravilla pero si no hay seguimiento al mensaje todo puede acabar en un desastre. La supervisión ayuda mucho a vigilar que el mensaje original no se desvíe, que los recursos necesarios para seguir avanzando estén siendo identificados y entregados en tiempo y forma, y que los indicadores de que las cosas van caminando estén siendo reportadas por los responsables designados. El fallar en la supervisión puede llevar al líder a querer justificarse con el “Yo ya les dije”, lo cual es inaceptable, y una postura muy pobre para alguien que quiere ocupar esa posición.

¡Bienvenido al mundo de lograr resultados a través de otros! Si ya les dijiste y no se hizo nada lamento decirte que el responsable eres tú. Entonces de verdad ¿ya les dijiste? Photo Credits: BigStock © Nick Kondr

Tener tiempo libre es uno de los mayores deseos de los empresarios, emprendedores y dueños de negocios, sin embrago pocos están listos para cuando llega el momento.

Platicando con nuestra comunidad de empresarios, emprendedores y personas que se desenvuelven en el mundo laboral, la falta de tiempo libre es un problema, un deseo o una frustración dependiendo de cada caso. Empresarias percibidas como “muy exitosas” se sienten frustradas porque si bien el negocio “va bien”, entendiendo con eso que existen clientes, que las ventas son constantes y que las cosas “salen” en términos de utilidades, añoran no tener que estar metidas en su negocio todos los días para disfrutar de más tiempo para ellas mismas o para su familia, especialmente si son mamás. Para los dueños de negocios que han podido impulsar una idea y formar una empresa, gozar de más tiempo libre puede ser una aspiración importante. Quizá en este caso el reto no sea tener más clientes o vender más, para ellos eso puede implicar “más trabajo”, “más problemas” e incluso aun menos tiempo libre. Para personas de este perfil lograr un mejor balance de vida con el tamaño de empresa que se tiene puede ser la felicidad total. Para los emprendedores que arrancan un proyecto, el tener tiempo libre sería poder ver finalmente algo de “luz en el camino” después de semanas y semanas de largas horas de trabajo buscando vender y cobrar, administrar, operar, hacer marketing, volver a vender y cobrar, volver a administrar y operar… y así día a día hasta lograr el crecimiento suficiente como para poder sostener servicios externos que apoyen con la carga de trabajo, o iniciar con las primeras contrataciones del equipo que ayudará a seguir remando duro. Regresando al punto de que el tiempo libre puede ser un problema, un deseo o una frustración, los líderes deben tener muy claro el camino hacia la madurez de la empresa y su impacto en el tiempo libre disponible a lo largo de todo este proceso. Arrancando es muy poco el tiempo disponible, pero conforme la empresa crece, las cosas pueden invertirse y si no sabemos qué hacer con los espacios que vayamos ganado podemos estar en problemas aun más graves que cuando empezamos. Es muy fácil perder el enfoque, al inicio la motivación del nuevo proyecto puede estar al 100%, pero con el sacrificio de horas y horas de trabajo, con el mal comer y el mal dormir posterior la energía tiende a agotarse aunque sabíamos que así sería. Aquí un poco de tiempo libre es como una gota de agua en el desierto que tenemos que saber aprovechar al máximo.  Por eso es fundamental preguntarse ¿y todo esto porqué lo estoy haciendo? Si todo el esfuerzo a realizar no está conectado a un fin último, podrá llegar a haber momentos en que el fuego esté al rojo vivo, pero si no hay un sueño que perseguir, se irá extinguiendo hasta convertirse en cenizas. Muchos empresarios nunca logran establecer un plan de sucesión exitoso porque al no haber un sueño que perseguir como destino final, viven atados al poder que les da ser los dueños de su imperio y a “la seguridad” que les da poderse ir a trabajar todos los días. En el fondo lo que puede estar sucediendo es que si bien se quejan de que trabajan de sol a sol, al final puede haber un miedo enorme a dejar de hacerlo, puesto que no saben hacer nada más que estar en su empresa y quejarse de que el negocio demanda trabajar de lunes a domingo. Que tristeza no poder desprenderse por no tener nada mejor que hacer. Ellos en vez de ver luz al fondo del camino, están en un túnel que termina en un precipicio gris y vacío. Como emprendedor, el tiempo libre debe servirte para tomar aire fresco, cargar energía y recordar que vas remando río arriba pero sin olvidar el sueño que te planteaste desde un inicio. Cómo dueño de negocio, el tiempo libre te permitirá mantener balance de vida. Cuida estar siempre sano, no descuides ni a tu familia ni a tus amigos, pero recuerda que esos espacios abiertos también son ideales para planear o buscar estrategias de crecimiento que te sigan acercando a tu sueño. Para cerrar como empresario exitoso, el tiempo libre lo puedes usar para seguir generando expansiones y mayor fortaleza de tus negocios o de tus inversiones, pero a lo mejor ésta es la cumbre para tomar la decisión de retirarse y disfrutar finalmente de todo el esfuerzo acumulado durante años. Probablemente es el momento de viajar a todos esos lugares que soñaste, de tener la casa de descanso perfecta para ti, o también puede ser momento de estar más tiempo con la familia, de estudiar una carrera completamente distinta a tu trayectoria profesional, de leer, de hacer labores altruistas, etc. Sueña y cuando llegue el momento disfrútalo al máximo… pero no te pierdas en el camino. Photo Credits: BigStock © shmeijov

La productividad es un reto constante para todos los empresarios, emprendedores y dueños de negocios, y no importan los años que lleves en el mercado. Sabiendo que el tiempo es el recurso más valioso que todos tenemos porque no podemos generarlo, regresarlo o comprarlo, ¿por dónde podemos empezar para ser más productivos? La respuesta es reflexionando sobre qué estoy haciendo con cada minuto de mi vida. Todas las personas por lo general entienden el concepto de administración del tiempo como algo ligado al mundo laboral, pero cuando decimos “cada minuto de mi vida”, forzosamente estoy hablando también del ámbito personal. Bajo este contexto ser productivo es una decisión de vida y está fuertemente relacionado con las buenas y malas decisiones que tomamos en torno a nuestro tiempo. Por ejemplo, poner el despertador la noche anterior para levantarse a las 5:00 AM es una decisión importante en torno a la salud, pero apagarlo al día siguiente y quedarte dormido también es una decisión, lo que no se vale es después decir que no tienes tiempo para hacer ejercicio. En el mundo de los negocios productividad significa precisamente maximizar el tiempo para generar abundancia. Entendiendo abundancia no sólo en términos de dinero sino también como calidad de vida. Un ejemplo más, imaginemos a un empresario que hace reuniones con su equipo para dar seguimiento al negocio, eso suena muy bien, y aun más si esas reuniones son máximo de 1 hora, inician y terminan en punto y todos salen con acciones concretas a trabajar; pero si el esquema es todo lo contrario es decir, la junta es de 3 horas divagando, el impacto por trabajar de esa forma puede ser devastador tanto para la productividad, como para la calidad de vida y la abundancia en general. La gente sale desmotivada, va tarde a su casa, no hay tiempo libre y eso puede afectar el rendimiento y los resultados. Entonces si mi decisión es ser una persona productiva, debo de ser un maestro en la administración del tiempo y por lo tanto el primer paso es realizar un estudio que me permita darme cuenta como invierto cada minuto. Una forma sencilla de hacerlo es escribiendo en una hoja de papel o en una hoja de cálculo todas y cada una de las actividades tanto personales como laborales que realizas cada 30 minutos por un espacio de 2 semanas. Después de medir por dos semanas podrás tener una muestra tangible y reciente de cómo es tu día promedio y será posible darse cuenta qué actividades son productivas y cuales son de verdad puros distractores. La idea es que del análisis de tu estudio de tiempo puedas fácilmente determinar que actividades son importantes y cuáles aparecen como urgentes.

• Importante / No urgente: En el terreno personal esta es la zona del balance de vida y aquí está la salud, la familia y los amigos. ¿Urge atenderlos? No, pero si no los cuidas la factura te llegará tarde que temprano. Comer mal un día no pasa nada, no ir a una reunión de amigos no pasa nada, pero si es una constante ya sabemos lo que puede pasar. En el negocio aquí viven actividades como la planeación o la creación de los sistemas. Nuevamente esto no urge, sin embargo es muy importante atenderlo.
• Importante / Urgente:  Esta es la zona de enfoque laboral por excelencia. Ventas, administración, operaciones, servicio al cliente. Dedicar un máximo de 10 horas al día al corazón de la empresa o de tu actividad profesional es la meta. Trabajar más de 10 horas igual y ya no eres tan productivo como parece.
• No importante / Urgente: ¡Cuidado! este es el territorio de los “ladrones del tiempo”. Juntas inútiles, llamadas telefónicas larguísimas, interrupciones constantes de tu supervisor, de tu socio, de tu jefe, de tus colaboradores o de tus proveedores y clientes. La lista puede ser muy larga así que si no quieres vivir en el mundo de la decepción y desilusión porque por mas que trabajas duro todo mundo se encarga de que no avances, mas vale educar a tu entorno.
• No importante / No urgente: ¡Esto si es perder el tiempo! Si lo que estás haciendo no abona a tu balance y calidad de vida o no aporta para que tu negocio crezca  simplemente DEJA DE HACERLO!!!

¡Que tengas un día productivo!  

Muchos emprendedores desean ganar más dinero, pero no todos tienen tan claro cómo lograrlo. Hace algunas semanas hablábamos sobre  cómo los negocios rentables asumen el control del dinero a través de la toma de decisiones sobre el estado de resultados y el flujo de efectivo. Sin duda ese es un gran primer paso, pero cuando la organización “domina su dinero”, es decir cuando tiene claridad sobre cuánto vende, cuánto gasta y qué utilidades quedan al final del ejercicio, la realidad es que muchos acaban más asustados que antes porque recordemos “que el que nada sabe, nada teme” (http://ebena.mx/negocios-rentables-tomando-decisiones-sobre-el-dinero/). Si después de tomar control de tu dinero sientes que te quieres “jalar los pelos” y te preguntas ¿cómo ganar dinero? piensa que si has seguido este proceso no has perdido el tiempo, al contrario ahora más que nunca sabes bien en dónde estás ubicado y por lo tanto te será mucho más fácil definir estrategias que te lleven a dónde tú quieres. El tema ahora es ¿cuánto quieres? La pregunta parece tonta, pero sólo querer más dinero puede ser que te lleve a la nada. Es indispensable tener una cifra real. ¿Qué número es este? depende de cada quien, de la calidad de vida que tengas o de la calidad de vida a la que aspires, de tus sueños o de tus necesidades particulares. Lo importante es tener un número sólido que para empezar puede ser el monto que verdaderamente necesites para vivir. ¿Con cuanto pagas todos tus gastos personales y el estilo de vida que tienes hoy? Piensa en casa, super, club, deudas, créditos, hipotecas, servicios, celular, pasatiempos, escuelas… ufff aquí el universo es muy variado, pero DEFINE TU NÚMERO!!! Cuando esta cifra esté totalmente establecida en tu cabeza te será muy fácil establecer qué tienes que hacer para llegar hasta ahí en términos de ingresos, costos que puedes enfrentar, gastos en los que puedes incurrir y lo mejor, utilidades que puedes predecir… no más autopsias.

• Ingresos: Si el reto de la empresa es crecer los ingresos, inevitablemente tendrás que pensar en marketing, ventas y servicio que son la base del ciclo comercial de cualquier negocio, y eso te llevará a reflexionar de nuevo (si no es que por primera vez) sobre ¿porqué te compran? como diría Jeffrey Gittomer, ¿quien es tu cliente ideal?, ¿dónde los puedes encontrar? y ¿cómo puedes captar su atención? es decir, hablemos de Marketing. Posteriormente tendrás que revisar, o bien establecer el proceso de ventas que te permitirá convertir a esos prospectos en clientes reales empatando tu proceso con el proceso de compra que ellos tengan. Por último más te vale poder cumplir con todos esos beneficios y maravillas que les dijiste que les darías para cubrir sus necesidades. ¡Bienvenido al concepto de Servicio!
• Costos: Si las oportunidades están en los costos (creo que ya habíamos hablado de esto también) quizás es momento de buscar nuevos proveedores o fuentes de abastecimiento que te permitan reducir los variables, o tal vez tienes una estructura demasiado cara que se come todas las utilidades. Algunos ejemplos serían: oficinas con renta muy alta, mucha nómina y poca productividad, grandes consumos de luz, agua, teléfono… échale un ojo a todo para ver por dónde te puedes adelgazar.
• Gastos: Deja de gastar y piensa en invertir, o bien gasta de forma más inteligente. ¿Cuántos viajes de verdad vale la pena hacer?, ¿a cuáles eventos, reuniones, cenas o comidas de negocios es necesario ir?, ¿qué servicios externos en realidad me están otorgando valor al negocio? (contador, legal, business coaching, outsourcing de nómina, etc).
• Utilidades: Aquí está tu número! Es el producto de tu esfuerzo comercial, de tus habilidades administrativas de control interno y de tu impecable operación de la empresa. Sólo falta considerar el pago de impuesto y voilá !!! ese es el dinero que estabas buscando tener desde un principio.

¿Cómo ganar dinero?… mmm creo que ahora lo debes tener mucho más claro. Photo Credit: Old Wallet via photopin (license)

Si el dinero es algo que nos preocupa tanto como empresarios, emprendedores o dueños de negocios ¿porqué será que tenemos controles internos tan débiles en nuestras organizaciones?    En otros espacios ya hemos platicado sobre el proceso que debemos seguir para construir     negocios rentables y exitosos (http://ebena.mx/6-pasos-para-crear-negocios-exitosos/) y también sobre cómo podemos lograr generar la utilidad operativa que deseamos a través de establecer un tablero de control sobre nuestro dinero (http://ebena.mx/como-ganar-dinero-en-mi-empresa/). Estos conceptos son relativamente sencillos, existe información disponible en la literatura y muchas empresas tienen a la mano contadores, financieros o administradores externos que manejan esto, sin embargo sorprende mucho el encontrarse con tantos emprendedores y dueños de negocios que aunque dicen estar muy preocupados por su dinero no tienen un verdadero dominio sobre las cifras y muchos menos pueden tomar decisiones correctas en torno a ellas. Es común que el que tenga los datos sea “el contador” y esta bien, alguien tienen que hacer los libros y reportarle a las autoridades, pero es una obligación fundamental de los líderes de las organizaciones conocer sus números para poder fijar el curso que lleve a la empresa a los resultados. ¿Cómo queremos dejar de preocuparnos por el dinero si no podemos tomar el control sobre el poderoso caballero? No necesitas ser contador, lo que necesitas es aprender a leer y a entender los conceptos fundamentales del estado de resultados y debes aprender también a interpretar un reporte de flujo de efectivo. En ambos casos no tienes que ser tú el que arrastre el lápiz y haga el reporte, lo que debes hacer como empresario es tener la disciplina de revisar los números con el apoyo de un equipo interno o externo que te entregue reportes en tiempo y forma.

• Toma de decisiones sobre el Estado de Resultados (P&L) – En este reporte lo importante es saber cuánto se generan de utilidades a partir de los ingresos. No es física cuántica, o vendes más o gastas menos, esa es la única forma de llegar a las utilidades. Si los costos y los gastos están controlados, sin duda habrá que pensar en cómo incrementar las ventas. Reflexiona cómo está la relación con tus clientes actuales y checa si les puedes vender más o más seguido a ellos mismos. Piensa también en clientes pasados que puedas recuperar.  Si crees que el camino no es por ahí es el momento de instalar un plan de marketing actualizado que te permita atraer nuevos prospectos que puedas convertir en clientes. En contraste, si lo que ves en el estado de resultados es que gastas mucho, es tiempo de revisar tus compras. ¿Estarás comprando bien? si tu negocio es de comercialización, lo que le compres a tus proveedores puede ser el 80% del costo, así que si compras mal, adios utilidades. Revisa si es que no tienes una estructura muy pesada que requiera una fuerte revisión de costos fijos, desempeño, roles y responsabilidades. Busca colaboradores bien pagados, eficientes y más productivos, en vez de “tanta gente” innecesaria.
• Toma de decisiones sobre el Flujo de Efectivo (P&L) – Las dos razones principales por las que las empresas se encuentran cortas de lana, o es porque les deben dinero, es decir vendiste pero no te pagan, o porque tienen inventarios altos (el dinero está sentado en el almacén). La cobranza si bien es un problema grande en América Latina, también es provocada por mal control interno (http://ebena.mx/cobranza-efectiva-en-10-pasos/). Muchas empresas no cobran porque no conocen el estado de cada una de sus cuentas, o porque el posicionamiento fue incorrecto desde un principio o simplemente por errores u omisiones administrativos que evitan que los pagos lleguen a tiempo. El problema con los inventarios muchas veces se origina por no tener claridad sobre la demanda real y por no tener una comunicación interna adecuada. En ambos casos los problemas requieren de una toma de decisiones ágil, ya que no hay tiempo que perder…

Todos los minutos que dediques a revisar, analizar y tomar acciones sobre los números que veas tanto en el flujo de efectivo como en el estado de resultados, es oro molido que se traducirá en negocios rentables y en lo más importante… en efectivo.  

La administración del tiempo es un arte que refleja el conjunto de buenas y malas decisiones que tomamos todos los días tanto en forma personal como profesional. En espacios anteriores ya hemos tenido la oportunidad de hablar sobre el arte de la productividad y la administración del tiempo . Insistimos en que es un arte debido a que al final del camino la forma en que manejamos nuestro tiempo es el resultado de las buenas o malas elecciones que hayamos hecho con nuestro reloj a lo largo del día. (Administración del tiempo – ¿Cómo saber si lo estoy haciendo bien?) La puntualidad probablemente es el reflejo más claro sobre cómo nos manejamos las 24 horas del día. Cuando alguien llega consistentemente a tiempo, es porque ya ha tomado la decisión de darle toda la importancia a sus eventos personales o laborales. Se prepara, anticipa su salida, está al pendiente del tránsito (sobre todo en las grandes ciudades) y aunque siempre estaremos expuestos a factores que no podemos controlar del todo (cierre de calles, inundaciones, marchas o cosas de ese estilo), la gente va construyendo su imagen y su propia historia. Lograr tiempo libre empieza por respetar los espacios que ya hemos seleccionado para cada cosa, y los primeros en romper este esquema por lo general somos nosotros mismos, aunque por supuesto existen otros “ladrones del tiempo”. Los ladrones del tiempo son todas esas personas o factores que pueden impedir que tengamos días altamente productivos. Estos son algunos de los más conocidos en nuestra vida diaria:

1. Yo mismo
2. Clientes conflictivos
3. Jefes y Autoridades conflictivas
4. Equipo y reportes directos
5. Familia y amigos

• Ladrón #1 – Yo mismo: Si eres una persona indisciplinada, que se distrae fácilmente, que le gusta navegar por las redes sociales para ver qué se encuentra, que “pajarea” en cosas triviales, etc. tú eres el primer ladrón al que hay que meter en cintura, puesto que ser así muy probablemente te lleve a tener un desastre de vida. No tienes tiempo para cosas personales, no comes bien, no duermes bien, todo urge, sientes que el día no te alcanza, te tardas horas en hacer las cosas y la lista continúa.
• Ladrón #2 – Clientes conflictivos: Aquí a lo mejor entramos en diferencias de opinión, pero si tus clientes te obligan a ir a verlos cuando ellos dicen, quieren que les entregues las cosas a la hora a la que a ellos se les antoja y vives a expensas de lo que ellos manden con el pretexto de que “el cliente siempre tiene la razón”, te propongo hacer un alto en el camino para reflexionar si ese es el cliente ideal para tu negocio. Si tu propuesta de valor no es clara, o si tus esfuerzos de marketing lo único que logran es atraer a gente conflictiva, bien vale la pena definir de nuevo todo eso para encontrar a personas que puedan valorar lo que ofreces y que por lo tanto estén dispuestas a entender políticas y procedimientos razonables que permitan tener una relación profesional sana y rentable. El cliente es lo más valioso de un negocio, pero eso no significa que no existan formas de “educarlos” respetuosamente.
• Ladrón #3 – Jefes y autoridades conflictivas: Tener un Jefe desordenado puede hacer tu vida muy miserable. Te hablan todo el día, juntas a cada rato, “bomberazos”, cambios de señal de un día para otro… ufff que problema. Al igual que el mito de que el cliente siempre tiene la razón y que no hay de otra, el que sea “el Jefe” no implica que no puedas hacer nada. En este caso la recomendación es entender claramente las directrices de la empresa, tus objetivos y las expectativas. Anticipa tu comunicación con él / ella, ten una visión más amplia y se mucho más proactivo para evitar que ellos manden sobre tu agenda.
• Ladrón #4 – Equipo y reportes directos: Se supone que eres el supervisor, no su mamá o su papá. Educa a tu equipo sobre las directrices, objetivos, expectativas y otorga autoridad y lineamientos de acuerdo a su nivel de responsabilidades. Eso los hará crecer, serán más felices y sobre todo no te estarán quitando el tiempo con temas menores.
• Ladrón #5 – Familia y amigos: Otro tema polémico quizás. Hazles saber a todos tus seres queridos que de verdad los quieres mucho, pero que te dejen trabajar. Si tienes una agenda semanal efectiva (duermes 8 horas, trabajas 10 horas y disfrutas 6 horas libres cada día) no debe haber problemas para que tengan lo mejor de ti en el espacio que tienes asignado para ellos. Por supuesto que hay que estar disponible en casos de emergencia puesto que la familia es el motor de todo para muchos, pero ellos entenderán que hay ciertos espacio del día en que la prioridad es ser altamente productivos.

El permitir la entrada de estos ladrones es una decisión tuya, así que si deseas tener balance de vida que te permita disfrutar tiempo libre es tu elección…

Para los que ya circulamos en el 4º piso (40 años en adelante) seguramente es fácil recordar que en nuestra infancia la gran mayoría de las mamás se dedicaban casi exclusivamente a las labores del hogar y era muy raro escuchar que alguna de ellas trabajara en un empleo de tiempo completo. La mujeres que trabajaban no eran bien vistas debido a que la sociedad e incluso su misma familia las señalaba como “mujeres que descuidaban a su marido y a sus hijos por dinero”. Ya no hablemos de si su estatus marital era ser viuda o divorciada, porque la cosa se complicaba aun más. Si hoy todavía hablamos de discriminación, en aquellos días el mundo laboral era regido totalmente por los hombres y debido a eso crecer hasta puestos Gerenciales o Directivos implicaba sufrir el camino de críticas, abusos, exclusiones o recibir propuestas indecorosas para abrirse paso. En el caso de las emprendedoras y dueñas de sus empresas, frecuentemente sus negocios no eran tomados en serio, era difícil que los mismos esposos las dejaran trabajar y nuevamente abrirse paso no debió haber sido nada sencillo, así que mis mayores respetos y reconocimiento a todas ellas. Con esto no queremos decir que las cosas hoy sean un jardín de rosas, pero cada vez son más y más la mujeres que ocupan cargos importantes en distintas organizaciones y cada vez hay más PyME’s que están bajo el liderazgo de mujeres emprendedoras. Dentro del marco de los fundamentos de los negocios todas ellas siguen enfrentando los mismos 4 retos es decir, Mentalidad, Tiempo, Dinero y Liderazgo. Cada uno de estos retos contempla un panorama muy distinto a lo que se veía en los 70’s y 80’s sin embargo es interesante detenerse a revisar cómo se viven hoy uno por uno.

1. Mentalidad: En estos días los roles no han cambiando, simplemente se han fortalecido y los hombres que aun no lo entiendan es como si vivieran en tiempos de las cavernas. Anteriormente el hombre era responsable sólo de proveer, era quien trabajaba y ganaba dinero para subsistir, mientras que las mujeres eran quienes educaban y formaban a los hijos además de mantener todos los asuntos de casa. Hoy eso es hablar del pasado. La competencia de nuestros días obliga a ambos padres a buscar ingresos que permitan sostener a la familia y por lo tanto ambos también tienen que hacerse cargo en conjunto sobre la educación, cuidado y funcionamiento del hogar. Los hombres que no lo entienden pueden darse una vuelta en el reino animal para ver cómo muchas especies dependen del trabajo de ambos padres para darle continuidad a la especie. Hoy seguimos sin ser iguales, de hecho sabemos que somos diferentes física y mentalmente, pero tenemos mismo potencial, mismos derechos y debemos compartir responsabilidades si hemos de lograr convivir en este planeta. En muchas familias hoy los mayores ingresos vienen de la mujer que trabaja y eso les pesa a muchos hombres… Nuevamente veamos en el reino animal cuántas hembras proveen y cuántos machos cuidan a las crías, cuántos machos protegen a la manada y cuántas hembras desarrollan a las crías. Al final no se trata de ver quien es mejor, se trata de crear equipos que permitan la subsistencia de la especie. ¿Qué no podremos nosotros verlo desde ese punto de vista también?
2. Tiempo: Ser mamá que trabaja es uno de los retos más difíciles de nuestros días. Hay mucho más tráfico, mayor demanda por parte de los hijos y mayores retos en el mundo laboral. Además los sistemas de recursos humanos todavía no están a la altura de las necesidades de hoy, pero tampoco todas las mujeres han desarrollando la suficiente madurez profesional como para poder trabajar eficientemente desde un lugar remoto o no tienen la disciplina como para poder organizar los días para tener espacios donde son mamás y otros donde hay que entregar resultados. Es muy difícil lograr esto si no tienes el apoyo por parte de tu compañero de vuelo es decir, tu marido o tu pareja. Si él quiere “seguir sólo trabajando” sin entrarle a todo lo demás, Hmmm? las cosas parecen no ir por el camino correcto.
3. Dinero: Aquellos días donde las esposas no sabían cuánto ganaba su marido están muertos. Las familias deben tener presupuestos y saber cuánto ingresan y cómo se gastan los recursos. Deben ahorrar en conjunto para beneficio de los hijos y para el alcance de los sueños que están compartiendo. Si ho hay un plan de familia, todos los esfuerzos pudieran verse sin sentido.
4. Liderazgo: El punto en el mundo laboral parece estar muy claro para la mayoría, pero que tal si hablamos desde casa. Las mujeres deben de aprender a comunicarse con su familia, con sus hijos, con su marido. Manejar y entender perfiles de comportamiento, inteligencia emocional, disciplina (ya lo hablamos) y control interno. A veces nos quejamos mucho, pero también hay que hacer introspección y hacer nuestra chamba como mujeres trabajando.

Mil gracias a todas las mujeres de nuestra comunidad por ser ejemplo de aprendizaje, dedicación y entusiasmo por construir un mejor país para las futuras generaciones… photo credit: BigStock © goinyk