El mantenimiento es uno de los puntos más importantes dentro de los programas pre-requisito y de hecho ante un auditoria muchas de las fallas en esta área se consideran como no conformidades mayores. Mantenimiento puede llegar a ser un reflejo fiel de las instalaciones. Si el área de mantenimiento está limpia y ordenada lo más probable es que el resto de las áreas operativas estén impecables. Por desviaciones en “usos y costumbres” los talleres, almacenes de refacciones, el área de desperdicios o incluso la oficina del Gerente de Mantenimiento en muchas plantas e instalaciones malamente se  justifica el poder tener improvisaciones, mugre y desorden generalizado. ¿De dónde habrá salido aceptar que así puede ser? bien, probablemente por falta de supervisión, bajo desempeño, poco entrenamiento, entre muchas otras causas más. Las PyMEs de la Industria de Alimentos de nuestro país que aspiran a una certificación, o que están buscando cumplir con lineamientos de empresas globales, frecuentemente se enfrentan con este gran reto una vez que confirman que el rubro de mantenimiento es uno de los puntos más importantes dentro de los programas pre-requisito y de hecho ante un auditoria, las fallas en esta área se consideran como no conformidades mayores, mismas que pueden ser causa suficiente para que un sistema de calidad no sea aprobado y por lo tanto, correr el riesgo de tener que despedirse del negocio. Para cumplir con este concepto tan importante no olvides los siguientes 7 puntos:

1. Plan Maestro de Mantenimiento: Integra una lista detallada de todas las áreas y equipos que deben estar sujetos a mantenimiento preventivo incluyendo la frecuencia con la que debe realizarse cada uno de los servicios. Una sencilla forma de hacerlo es armando una hoja de cálculo que te permita jugar con las columnas.
2. Programa de Mantenimiento: Con base en el plan maestro, que es el que indica cada cuando se debe hacer cada cosa, genera semana a semana un programa con los trabajos que deben realizarse. La recomendación es que el documento esté firmado por el responsable de hacer el servicio y por su supervisor. Si el programa involucra a equipos críticos en contacto directo con el producto, con mayor razón todo esto debe estar bien amarrado.
3. Lubricantes grado alimenticio: Revisa que los productos que estés usando sean grado alimenticio, y para ello deberás contar con las hojas de seguridad actualizadas por parte del proveedor. Adicionalmente ten una copia a la mano precisamente en el mismo lugar donde éstos se encuentren almacenados vigilando que no exista riesgo de contaminación cruzada.
4. Rastreabilidad: Especialmente con los equipos más críticos es importante contar con documentación que permita rastrear las condiciones y los números de lote que estuvieron en proceso antes e inmediatamente después del servicio de mantenimiento. En caso de una desviación será mucho más fácil tomar decisiones correctamente.
5. Verificación: Es crítico que una vez que el servicio ha terminado y que el equipo está listo para entrar en funciones, exista una instrucción de verificación que garantice que no tenemos ningún peligro desde el punto de vista físico, químico y/o microbiológico. Por ningún motivo la persona / área que hizo el trabajo podrá ser quien autorice su puesta en marcha. Evita el típico “Échale, ya está jalando de nuevo, no pasa nada…”
6. Mantenimiento correctivo: Casi nadie se escapa de tener que incurrir en este campo. Si hubo una falla que implica corrección, debe existir documentación que administre las ordenes de trabajo. Quien la genera, fecha, quien hará el trabajo, fin del servicio, etc.
7. Contaminación cruzada: Siempre que se tenga que entrar a dar mantenimiento, y con mayor razón en áreas productivas debe contarse con un sistema de reconciliación de partes sobre herramientas, refacciones, líquidos o químicos que ingresaron. ¿Cuánto entró al lugar?, ¿cuánto se usó? y cuánto regresa. Si por ejemplo llegas con 10 tornillos, pones 2 y regresas con 7 ¿dónde quedó el otro? Si se va al proceso… tendrás que destruir varios miles de pesos.

Instalar este tipo de herramientas implica disciplina y supervisión, sin embargo te ahorrarás muchos dolores de cabeza al contar con un área de Mantenimiento de clase mundial…   Rodrigo Calderón
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Saber cocinar y tener desarrollado el sentido del gusto son factores importantes, pero no debemos perder de vista que estamos hablando de un negocio… Si eres de los amantes de la cocina, si eres de las personas que disfrutan el placer de los sabores, de los aromas y de las texturas que ofrece el mundo de la gastronomía, muy probablemente tengas en tus pensamientos abrir un restaurante, o quizás ya estés al 100% en esa aventura, pero ya te has puesto a pensar en ¿cómo administrar un restaurante? Saber cocinar bien y tener desarrollado el sentido del gusto son factores importantes que suman en la operación de un restaurante, sin embargo es fundamental no perder de vista que estamos hablando de un negocio. Una cosa es poder preparar platillos que deleiten a tu familia y a tus amigos, y otra cosa muy distinta es poder construir utilidades y flujo de efectivo como consecuencia de la operación de un establecimiento.

1. Construir un negocio – Abrir un restaurante implica invertir en activos, es decir comprar o rentar un local, adaptarlo, decorarlo, adquirir equipos para la cocina, mesas, sillas, baños, utensilios, etc. Toda esa inversión deben contar con el soporte de un plan de marketing estructurado que cuente con estrategias que te permitan atraer al mercado meta que tengas definido para que visiten tu restaurante y estén dispuestos a consumir lo que ofreces, es decir generar ventas. Toda la operación del lugar y cada platillo tiene un costo, así que no sólo debe saber rico y presentarse en forma atractiva, debe generarse una ganancia, deben tenerse utilidades. Al final del proceso el cliente gustosamente pagará su cuenta y de eso podrás obtener el efectivo que genere liquidez para seguir invirtiendo en los ingredientes, las bebidas, el agua, la luz, el teléfono, tus meseros, y todo lo que se necesita para operar el lugar. No sirve de mucho deleitar el paladar si estás perdiendo dinero día con día. Por eso es fundamental tener muy presente que el restaurante en primera instancia debe ser capaz de lograr su punto de equilibrio (el momento en que las ventas cubren todos los costos) para poder de ahí construir las utilidades. De no ser así terminarás cerrado aunque la comida que prepares sea deliciosa y bien reconocida por algunas personas.
2. Operación – La operación sistemática y constante es lo que garantizará una experiencia agradable para todos tus clientes. El lugar debe estar limpio (de hecho impecable), debe ser cómodo y de fácil acceso ya sea caminando o  en el auto. Si tienes un food truck, si tienes un punto de fast food o si ofreces servicio directo a tu mesa, todo tiene que ser congruente con la imagen y con el concepto del lugar. Recibir una sonrisa desde la entrada acompañada de una atención cálida y respetuosa, y de un servicio ágil desde que se pone la orden hasta que se solicita la cuenta, son factores que invitan a regresar. Para ello la cocina debe funcionar como reloj y los meseros deben estar 100% concentrados en las necesidades del cliente. Se dice muy fácil en un párrafo, pero lograr esto no es una tarea sencilla.
3. Educación y entrenamiento – Operar un restaurante implica manejo de alimentos, y en México el marco de referencia inicial es la NOM-251-SSA1-200. Las instalaciones deben ser capaces de garantizar la seguridad, la calidad y la inocuidad de los procesos que se deriva en poder ofrecer no solo platillos agradables a los sentidos, sino que además sean totalmente seguros para su consumo. El no cumplir con estas reglas expone a tu marca a multas, quejas, demandas e incluso a la clausura del establecimiento. Aquí el personal toma un papel relevante. Hacer las cosas bien cuando el restaurante esté a toda su capacidad demandará el contar con un equipo maduro que no se “brinque las trancas” porque hay mucho trabajo. Deben estar conscientes de los peligros, los riesgos y las consecuencias de sus actos y por ello deben recibir entrenamiento que de la mano de un sistema de supervisión constante permita lograr desarrollar un nivel de educación interna para cumplir cabalmente.

Entonces ¿cómo administrar un restaurante? Comienza por considerarlo como un negocio con todas las implicaciones que esto significa. Concéntrate en consolidar una operación que garantice una experiencia única para el cliente y forja un equipo consciente de los peligros y riesgos asociados al manejo de alimentos, y que tenga la habilidad de sonreír para invitar a que el cliente regrese. Rodrigo Calderón
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La manufactura involucra las operaciones de producción o ensamble dentro de muchas empresas que comercializan productos o servicios. Los procesos de manufactura son el tercero de los 4 eslabones básicos que se integran en áreas operativas. El ciclo inicia con la Recepción, el Almacenamiento, posteriormente entran las operaciones de producción y/o ensamble que son el tema de este artículo y finalmente se cierra con el Embarque hasta el cliente final en algunos casos. Es probable que en el pasado hayamos escuchado que Producción era quien levaba la voz cantante en las organizaciones en tiempos donde los importante era estar a todo vapor con las líneas durante 3 turnos los 365 días del año. Hoy las cosas han cambiando, existen sistemas de manufactura basadas en la filosofía de “make-to-stock” es decir, producir para reponer inventarios como podría ser el caso de productos de consumo, o bien bajo el sistema “make-to-order” que implica fabricar estrictamente conforme los pedidos van llegando para negocios que ofrecen productos o servicios diferenciados o de especialidades. En nuestros días como ya lo hemos mencionado, la Manufactura es sólo un eslabón más dentro la cadena de valor y no debe de estar aislada del resto de la organización. En el universo tan competitivo en el que vivimos es muy importante que todas y cada una de las personas que trabajan en la planta, en la fábrica o en el cuarto de producción y/o ensamble estén al tanto de la estrategia global del negocio, de la importancia de cada uno de los clientes que se atienden, de sus requisitos y de los costos y daños que le pueden causar a la marca por errores generados durante la Manufactura. Cada operador de la línea tiene que estar enfocado para que el producto que se está fabricando cuente con las especificaciones marcadas y esperadas por el cliente; ya que gracias a que recibe esa calidad, precio y servicio es por lo que está dispuesto a seguirnos comprando con lo cual se pagan los costos y gastos de la empresa, incluyendo el dinero que yo mismo me llevo a casa. Para cumplir con este reto, es fundamental tener en mente estos 5 puntos críticos dentro de los procesos de manufactura de cualquier negocio:

1. 1. Condiciones preliminares: Antes de arrancar equipos o líneas completas de producción o ensamble, es indispensable verificar que las condiciones de seguridad estén presentes, vigilando que no existan peligros o riesgos para el medio ambiente, para el personal o para la comunidad. Si estamos hablando de giros como alimentos, medicamentos o alimento para animales, los temas de seguridad, calidad e inocuidad tienen un peso específico adicional.
2. Especificaciones de Materiales, Productos e Insumos: Una vez que ya hemos constatado que no existen peligros o riesgos estamos listos para arrancar. Ahora debemos reflexionar si contamos con documentos y evidencia suficiente que nos permita estar seguros que los materiales, ingredientes, agentes de ayuda de proceso, así como los insumos que serán utilizados están dentro de los parámetros aprobados por la organización. Este punto en particular es el enlace con los procesos anteriores de Recepción (http://ebena.mx/los-10-pasos-previos-al-almacenamiento-de-alimentos/) y Almacenamiento (http://ebena.mx/10-fundamentos-para-el-almacenamiento-de-alimentos/). Durante esas etapas la empresa debió ser capaz de instalar un sistema que garantice que no entre a producción nada que no esté dentro de los lineamientos para evitar lo que se conoce como “garbage-in & garbage-out”, o sea si colocas basura al inicio, tendrás basura al final”.
3. Control de Proceso: Si gracias a los pasos previos podemos estar seguros que contamos con todos los ingredientes perfectos para producir, aquí arranca la responsabilidad central y más importante de la manufactura y que es producir y ensamblar a partir de los materiales e insumos validados, el producto terminado esperado bajo las especificaciones acordadas. Contar con diagramas que indiquen todas las entradas y salidas del proceso, así como las condiciones (tiempo, temperatura, viscosidad, pH, concentración presión, etc) de cada una de ellas es vital. Adicionalmente debemos tener el apoyo de instrumentos de monitoreo como medidores, gráficas y lectores para poder revisar constantemente que el proceso está bajo los límites de control establecidos. También es clave tener formatos, e instrucciones que documenten el proceso, los resultados de los monitoreos y verificaciones realizadas, así como las acciones correctivas a tomar en caso de que el proceso sufra una desviación en sus indicadores. En caso de que el negocio no necesite procesos de transformación, sino más bien procesos de ensamble como podrían ser mezclados, armados o integración de paquetes más grandes como ensacados, cajas con diversos productos, etiquetados, etc. el concepto es el mismo, deben instalarse medidas de supervisión y verificación constante para evitar errores como fechas incorrectas, faltantes de producto, artículos incorrectos, robos y mermas…
4. Inspección y Análisis: Al igual que durante la recepción, la organización debe contar con especificaciones para todos y cada uno de los productos que se fabrican. Contar con un formato que permita tener los datos básicos del producto como clave, descripción y número de lote, así como los parámetros de control establecidos en una tabla que facilite comparar el estándar contra los resultados reales ayudará mucho a tomar decisiones ágiles para aceptar o rechazar. Siempre que existan rechazos debe contarse con documentación que permita analizar y corregir las desviaciones desde su causa raíz, incluyendo la firma y/o autorización por parte de los niveles correspondientes de la empresa.
5. Administración del Cambio: Conocido como MOC por sus siglas en Ingles (Management of Change), este protocolo ayuda a que cualquier cambio de materias primas, condiciones de proceso o ajustes en las especificaciones sean documentados, aprobados y difundidos al personal para todos y cada uno de los procesos de manufactura. Un ejemplo muy sencillo es considerar el daño que se puede causar al mercado por no entregar al cliente un determinado producto ya acordado por el área comercial simplemente porque a nadie se le ocurrió avisarle a la planta en tiempo y forma.

Revisa tus procesos de manufactura, y  verifica que estos 4 puntos críticos estén controlados para que logres tener consistencia en los productos o servicios que ofreces en tu mercado meta. Rodrigo Calderón
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El proceso es simple, lo complejo es integrar y sincronizar a todas las personas para que la operación fluya hacia lograr embarques perfectos. Tomando en cuenta las condiciones de mercado que se viven hoy día en nuestro país, conseguir clientes nuevos no es una tarea fácil y por lo mismo no nos podemos dar el lujo de cometer errores con las cuentas ya existentes. Para el equipo comercial de cualquier empresa resulta muy frustrante enterarse que “un pedido no se fue” después de todo el trabajo ya realizado para que el cliente colocara con nosotros su orden de compra. Todo lo que negociemos, todo lo que ofrezcamos como beneficios y todo el prestigio de la marca se puede venir abajo si las personas del área de operaciones que son responsables de las entregas no pueden garantiza los embarques. La Entrega es el último de los cuatro procesos básicos que están en manos de las áreas operativas (Recepción, Almacenamiento y Manufactura son los 3 pasos previos), y al igual que las personas ubicadas en la parte comercial, los equipos responsables de recibir, almacenar y producir o ensamblar el producto o servicio, se pueden ver altamente insatisfechas por ver como todo el esfuerzo ya hecho se puede venir abajo por no cumplir con lo último y lo más importante que buscan todos los negocios y que es entregarle al cliente su pedido. Es por eso que debemos poner mucha atención en las bases que nos pueden ayudar a hacer las entregas de una forma rápida y eficiente: 1. Requisitos del cliente: El equipo comercial durante el proceso de negociación tiene que estar abierto a escuchar todas y cada una de las necesidades del prospecto, empezando por los productos y servicios que requieren, volumen, envase, embalaje, frecuencia de las entregas, niveles de inventario, documentación, permisos y certificaciones, horarios, lineamientos de seguridad, calidad e inocuidad, etc. 2. Nivel de servicio: Una vez escuchadas las necesidades del cliente, los responsables de cada una de las cuentas deben analizar y confirmar con el área de operaciones si es verdaderamente viable cumplir cabalmente con todas las necesidades del cliente antes de poderse comprometer a cumplirlas. Este punto en particular puede convertirse en una bomba de generación de quejas y reclamaciones si no se da una firme comunicación interna. Se debe evitar que los vendedores hagan compromisos que no fueron compartidos con los que serán responsables de hacer realidad esas palabras, promesas, y a veces hasta caprichos aceptados. 3. Planeación del embarque: Aquí empieza el trabajo a cargo de las áreas operativas. Por lo general el área de servicio a clientes es quien notifica a operaciones sobre la llegada de los pedidos, de tal manera que es recomendable establecer horarios, tiempos y cortes rutinarios que permitan tomar control sobre este flujo de información. Un ejemplo podría ser que los pedidos recibidos los días lunes entre las 8:00 y las 15:00 hrs sean embarcados al día siguiente (es decir martes), mientras que los pedidos recibidos después de las 15:00 hrs sean embarcados hasta el miércoles. La definición de estos tiempos depende de las expectativas reales del mercado, de la competitividad de la empresa y de la amenaza que represente la competencia. Es un error garrafal el querer establecer estos tiempos de acuerdo a las comodidades de la empresa. Se definen según lo que esperan los clientes, o estás fuera… 4. Verificación: Una vez que ya los pedidos han sido preparados y están listos para salir entramos en el momento crítico… Un equipo o una persona del equipo (dependiendo del volumen de las operaciones) deberá ser responsable de verificar todo antes de que el pedido salga de las instalaciones y que se cumpla con la orden perfecta, es decir, no buscamos hacer un buen esfuerzo, no “vamos a echarle ganas” es cumplir con todos estos puntos:

• Fecha acordada
• Lugar acordado
• Producto, material o contenido completo
• Envase y embalaje solicitado
• Documentación completa
• Trato amable y respetuoso

5. Embarque y seguimiento: Ya comentamos que este proceso por lo regular inicia con el área de servicio a clientes, luego operaciones ejecuta y ahora es el momento justo para cerrar el ciclo. Saliendo el pedido, es responsabilidad de operaciones notificar de regreso a servicio a clientes que el pedido ya salió para que todos estén al pendiente e incluso se den a la tarea de realizar una llamada de cortesía al cliente para confirmar que todo está bien y que nos apruebe una orden perfecta. Como verás el proceso es francamente simple, lo complejo está en integrar y sincronizar a todas las personas involucradas para que la operación fluya con la finalidad de obtener embarques perfectos. Rodrigo Calderón
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Tener un almacén limpio y ordenado no solamente contribuye a la seguridad alimentaria, también es un factor clave para el flujo de efectivo del negocio. Hablando de negocios, quizás algunos de nosotros que pasamos gran parte del tiempo en áreas operativas no estamos tan familiarizados con indicadores de dinero como el flujo de efectivo; sin embargo por cultura general deberíamos saber que tener materiales, productos e insumos parados en el almacén es una de las dos razones más comunes por las cuales una empresa se puede ver muy limitada en sus recursos. Por eso caminar por un almacén es una forma rápida que permite “olfatear” como está la operación del negocio en lo general. Encontrar un área de almacenamiento de alimentos muy  desordenada y sobre saturada puede ser suficiente para predecir que se tienen deficiencias de liderazgo, supervisión, desperdicio, falta de control interno e incluso robos o mermas. Especialmente aquellos que ya han estado frente al reto de tener que poner en orden este tipo de instalaciones seguro recordarán lo difícil que es definir por dónde empezar. Aquí algunas ideas:

1. Orden y limpieza: Por aquí hay que empezar. Realiza un recorrido con el personal clave del almacén y observen en 360º para detectar improvisaciones (cintas, alambres, cartones) y cosas que evidentemente estén fuera de lugar.
2. Clasificación y segregación: Sin entrar en gran detalle analiza el inventario para separar “lo que si rota en forma regular” de lo que tenga más de 3 meses sin moverse.
3. Inventario Al Corriente: Este es el inventario que nos interesa más y el único que debería estar presente. Es lo que entra y sale regularmente.
4. Inventario de Lento Movimiento: Este es el que  causa todos los problemas. Pregunta cuáles materiales, productos e insumos aun están en buenas condiciones pero que se han quedado rezagados por más de 3 meses por desviación en la demanda, por algún problema de pronóstico o de cobranza. Separa bajo el criterio de Obsoleto a aquellos que ya perdieron sus propiedades óptimas pero que aun puedan ser comercializados. Por ejemplo, envases sucios o dañados, vida útil próxima a vencer, o especificaciones fuera de lo ideal, son criterios aun negociables si esto no compromete la inocuidad del producto final. Todo lo que ya no pueda venderse para los fines originales deberá ser separado como Basura, y habrá que confinarlo, destruirlo o darlo de baja conforme a la Ley. Quizás se pueda vender para una aplicación industrial bajo la leyenda de “No apto para consumo humano”, y eso te permita recuperar algo del dinero que ya era perdido.
5. Infraestructura: Una vez que ya has despejado el lugar, ahora es mucho más fácil inspeccionar el inmueble. Revisa las condiciones del piso, paredes, techo, accesos, iluminación y ventilación. En general no debe haber fracturas, huecos o espacios que promuevan la acumulación de residuos, materia extraña, insectos, microorganismos o que permitan el acceso de fauna nociva (roedores, aves, reptiles). Si hay pintura, observa que no se esté desprendiendo para no tener peligro de contaminación cruzada. Verifica que no tengas goteras, infiltraciones o condensados que puedan propiciar hongos. La ventilación idealmente debe ser con presión positiva, es decir que el aire “salga del almacén”. Los accesos deberán mantenerse cerrados o protegidos con cortinas de aire, hawaianas, mallas o mecanismos similares y procura que estén aislados de otras áreas como baños, comedores, etc. Elimina vidrio y plástico quebradizo utilizando lámparas con cubiertas de acrílicos o policarbonatos en puertas y ventanas según aplique.
6. Identificación: Absolutamente TODO tiene que estar identificado. Los materiales por lo general tienen una etiqueta de origen (si no es así, exige al proveedor que te entregue cada uno de los envases identificados). Cualquier material en piso que se encuentre en proceso, también debe estar etiquetado para saber qué es, incluyendo datos como fecha, turno o supervisor en caso de ser necesario. Los productos terminados listos para su venta, deberán cumplir con lo indicado en la NOM-051-SCFI/SSA1-2010, Especificaciones generales de etiquetado para alimentos y bebidas no alcohólicas preenvasados-Información comercial y sanitaria.
7. Productos químicos: Los líquidos y productos químicos para limpieza o mantenimiento deben estar segregados, identificados y almacenados en un área específica y con acceso restringido (sólo personal autorizado). Un error muy común es ver envases de refresco, garrafones o frascos de productos alimenticios siendo utilizados como recipientes improvisados para manejar aceite, solventes, limpiadores multi propósitos, aromatizantes, etc. Elimínalos del almacén y compra envases genéricos que puedan identificarse según las necesidades.
8. Utensilios de limpieza: Instala un sistema de administración apoyándote con proveedores certificados que comercialicen escobas, cepillos, espátulas… “grado alimenticio”. Estos proveedores ofrecen una gran variedad de soluciones, códigos de colores y sistemas de identificación que te permiten controlar este tema que puede ser todo un problema si no está bien definido internamente.
9. Rotación de inventario: Controla tu almacén bajo un sistema de Primeras Entradas / Primeras Salidas (PEPS). Puedes iniciar con el uso de vales o marbetes, para luego instalar códigos de barras o radio frecuencia que es lo más avanzado. Ten presente que este paso sólo lo podrás dar una vez que tengas un almacén limpio y ordenado.
10. Croquis de almacenamiento: El principio de “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” es universal. Dependiendo de los volúmenes que manejes, temporalidad y compatibilidad asigna áreas por códigos, claves o familias de productos. Puedes numerar espacios, racks, carriles, usar señalamientos… Se creativo y maneja una flexibilidad que te permita moverte en forma rápida dentro de las instalaciones pero sin invadir el perímetro sanitario (línea de 5 – 7 cm en color amarillo tránsito que se pinta o coloca en el piso a unos 40 – 50 cm de separación de la pared), ni las áreas específicas para Recepción, Inspección y Análisis, Muestras o No Conformes por citar algunos ejemplos. Los montacargas, tarimas, patines y “diablos” deben estar limpios, ordenados y ubicados en los lugares asignados, especialmente cuando estén fuera de uso. Si manejas líquidos, contempla adquirir tarimas de contención secundaria para protegerte de derrames.

Siguiendo estas 10 recomendaciones para el almacenamiento de alimentos no sólo podrás cumplir con lineamientos de programas pre requisitos, también podrás ser un gran aliado de la organización en su conjunto, debido a que se tiene un almacén eficiente que sólo resguarda lo que necesita. Rodrigo Calderón
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Un buen proceso de recepción permite a las organizaciones estar seguros de que no están ingresando riesgos o peligros latentes a sus instalaciones. La Recepción es el primero de los cuatro procesos operativos más importantes que se llevan a cabo en todas las áreas operativas; y precisamente por ser el primero debemos poner mucha atención para evitar complicaciones durante el  Almacenamiento, la Manufactura y la Distribución que son las  demás operaciones consecutivas. Los 10 puntos centrales de la Recepción se realizan previamente al almacenamiento de alimentos y son los siguientes:

1. Compras y Abastecimiento: Esta posición, o esta área en el caso de empresas más grandes es la responsable de revisar y supervisar la demanda (idealmente trabajando conjuntamente con un equipo multidisciplinario que típicamente incluye posiciones del área Comercial y del área Operativa) para poder tomar decisiones sobre el mercado, los proveedores, precios, condiciones de crédito, tiempos de entrega y todas las negociaciones necesarias que culminen en la generación de un plan y un programa de abastecimiento.
2. Programa de Abastecimiento: Teniendo este programa en mano, las personas que reciben los materiales, productos e insumos pueden estar informados sobre la fecha estimada de llegada (ETA por sus siglas en ingles), conocer al proveedor seleccionado para hacer la entrega, así como la presentación, volumen y documentación que llegará a las instalaciones de manera que puedan preparar y destinar los recursos necesarios para lograr una operación ágil y eficiente.
3. Acceso a las instalaciones: Por seguridad y defensa de producto ningún transporte debería ingresar a las instalaciones sin que el equipo de recepción (que debe incluir a los guardias de seguridad y personal de vigilancia) haya sido notificado. La recomendación es que antes de abrir las puertas de la planta o del almacén se verifique que no existan riesgos visibles como vandalismo u operadores de transporte que se presenten bajo influencia de alcohol o drogas, para posteriormente solicitar la documentación que permita cerciorarse de que en realidad se trata del transporte del proveedor seleccionado que llega a entregar el material, producto o insumo comprado en el lugar, fecha y cantidad indicada en el programa de abastecimiento, o bien de acuerdo a las negociaciones pactadas.
4. Inspección: Una vez que ha sido confirmado el acceso a las instalaciones, se procede según lo indicado en la política de “Acceso a las Instalaciones” misma que debe incluir información sobre principios de seguridad, uso de dispositivos móviles, restricciones tránsito entre otros y se procede a la descarga. Durante la descarga es importante tener la posibilidad de tomar fotos o video sobre las condiciones en la que llega la mercancía de tal forma que si existen daños desde el origen, pueda integrarse documentación que sirva como evidencia para informar, reclamar o solicitar notas de crédito al proveedor. Personal entrenado por parte de la empresa deberá inspeccionar el embarque con el apoyo de un documento de “Inspección de Embarques” en el que puedan registrarse todas las observaciones (orden, limpieza, aromas, presencia de materia extraña, etc). Si no se perciben riesgos evidentes se puede girar instrucciones para continuar la descarga.
5. Muestreo y análisis: Los materiales, productos e insumos deben ser descargados y ubicados en una zona específica que deberá estar segregada del resto del almacén y deberán permanecer ahí hasta que típicamente el equipo de calidad, seguridad e inocuidad realice el muestreo y análisis correspondiente. Las técnicas de muestreo así como los parámetros de análisis a considerar son muy variados dependiendo de la presentación (material envasado o a granel) y del riesgo propio que represente el material o insumo.
6. Liberación: Internamente la organización debe liberar los materiales, productos e insumos estrictamente con base en las especificaciones vigentes y que son los mismos documentos que debieron ser tomados como referencia durante la negociación con el proveedor. Es muy importante resaltar que los parámetros de control en materia de calidad, seguridad e inocuidad no deben ser negociables, así que los criterios de liberación siempre deben de considerar que no existan peligros que estén siendo pasados por alto.
7. Constancia y consistencia: El proceso de recepción suena sencillo, pero su complejidad radica en lograr que se cumpla siempre. Para lograr esto es fundamental instalar mecanismos de monitoreo y verificación que incluyan la revisión de datos, documentos y controles que demuestren que el proceso de verdad se cumple permanentemente.
8. Educación y entrenamiento: Un equipo educado y entrenado es capaz de lograr  mejores resultados que uno improvisado. Desarrolla planes y programas que estén relacionados directamente con cada una de las competencias y las necesidades de los individuos. Mensualmente se pueden tener reuniones de refuerzo, pero al menos 2 veces al año deben impartirse entrenamientos formales.
9. Cumplimiento normativo: El proceso en general debe contemplar los requisitos de Ley. Especialmente las especificaciones contra las cuales se reciben y liberan los embarques, deben cumplir con los parámetros establecidos tanto a nivel local, como a nivel internacionales si es que el producto final será exportado.
10. Visión: Todos los puntos anteriores tienen la finalidad de detectar, controlar o eliminar los peligros inherentes que posteriormente pudieran impactar al negocio en etapas subsecuentes.

Un buen proceso de recepción permite a las organizaciones estar seguros de que no están ingresando riesgos o peligros latentes a sus instalaciones Cumpliendo con estos 10 pasos previos al almacenamiento de alimentos, puedes dormir tranquilo… Rodrigo Calderón
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Saber comprar ingredientes, materias primas e insumos para la Industria de Alimentos significa encontrar la mejor propuesta de valor para las necesidades del negocio. Aun para muchos ejecutivos de las áreas de Compras o de Abastecimiento, comprar bien significa haber llevado las negociaciones hasta donde ellos pudieron tomar el control del proceso y lograron acorralar a sus proveedores para obtener el descuento o el precio más bajo. Sobre esta política el horizonte se plantea en el corto plazo, se busca un beneficio económico unilateral inmediato y parece que no importa mucho la relación con el proveedor. Por eso deberíamos definir nuevamente que es tener un buen proceso de compra. Haciendo a un lado el estilo que mencionamos anteriormente, en nuestros días debe entenderse que saber comprar implica poder encontrar la mejor propuesta de valor para las necesidades particulares del negocio. El precio no es la única variable en la ecuación, porque no se trata de encontrar “algo barato”, sino aquello que esté dentro del presupuesto. La calidad no es un factor aislado, puesto que no buscamos algo de “buena” o de “mala” calidad, buscamos que el producto o el servicio cubra las especificaciones definidas. Finalmente el servicio tampoco es un punto independiente, un buen comprador deberá evaluar las condiciones que ofrece el proveedor antes, durante y después de la venta para definir si se adapta a las necesidades de la organización. Pensando en términos coloquiales, imaginemos a un comprador que trabaja en una planta de alimentos y que está en búsqueda de un nuevo ingrediente, del cual ya tiene en sus manos las especificaciones que tanto el área de Aplicaciones, o de Investigación y Desarrollo y/o de Producción definieron. Lo primero que hace es llamarle a sus proveedores y tres de ellos le responden que tienen el producto que busca. El primero cumple con la especificación requerida (ya se le compraba en el pasado), su tiempo de entrega es de 3 semanas y su precio es de USD$3.00/Kg. El segundo tiene un producto de USD$2.80/Kg, lo tiene de entrega inmediata (al día siguiente podría estar en la planta) pero es de un proveedor aparentemente ubicado en Asia del cual nunca habían escuchado, y el certificado de calidad indica que el material se encuentra dentro de la especificación. La tercera opción es de un proveedor aprobado (por eso se le llamó), aunque nunca se le ha comprado este ingrediente. Su precio es de USD$2.85/Kg, normalmente son amables y nunca fallan en el tiempo de entrega, pero su producto tiene algunos parámetros fuera de la especificación. ¿Por cuál alternativa debería el comprador inclinar su decisión? Analicemos los escenarios que se le presentaron para este ejemplo en particular:

• Opción#1: Proveedor aprobado, especificación cubierta, el precio es el más alto y el tiempo de entrega es conocido.
• Opción#2: Distribuidor que ofrece material de un proveedor no aprobado, el precio más bajo, entrega inmediata y especificación cubierta aparentemente.
• Opción#3: Proveedor aprobado, servicio aceptable, precio competitivo y producto fuera de algunas de los parámetros indicados en la especificación.

Pensando en la mentalidad de comprar barato, pareciera ser que su mejor opción es la #2, sin embargo aquí está el claro ejemplo de ver sólo el precio sin evaluar los riesgos. ¿Ingresarías a tu planta un material de un proveedor del que no conoces su sistema de calidad y sin evaluar primero el desempeño que tendrá en el producto que tú ofrecerás a tus clientes, sólo porque está “barato”? ¿Cuánto te podría costar una reclamación por materia extraña (vidrio, químicos) o por daño a la salud (patógenos) por no evaluar el riesgo? ¿Cuál sería el impacto en la imagen de tu marca? Un buen comprador de entrada ignoraría la opción #2 y se detendría a analizar las alternativas #1 y #3. En la primera parece que no hay riesgo alguno, pero el precio es el más alto y habría que revisar el presupuesto para no tener problemas de costo. En la tercera opción, el precio es atractivo pero tendría que revisarse con las áreas internas correspondientes si los parámetros que están fuera de la especificación son críticos o no. Muchas veces en las organizaciones se comete el error de generar especificaciones que no van de acuerdo a las condiciones que los fabricantes ofrecen normalmente en el mercado. Por ejemplo, se indica un rango de pH demasiado cerrado que implica costos adicionales para el proveedor y que al final no tienen ningún impacto en el producto terminado, pero como “así dice la especificación” el área de Compras tiene que “rechazar” la propuesta o tiene que pagar más por un producto que si lo comprara de “línea” sería perfecto en términos de valor. Concluyendo este ejemplo, si el parámetro resultara ser crítico, la opción #3 sería también rechazada y se debería comprársele al proveedor #1. Su producto es el más caro pero no hay riesgo alguno, por lo tanto su propuesta de valor es la mejor opción.  Esto es lo que los compradores profesionales deben de tener como la línea clara y segura para ejercer sus negociaciones. Deben conocer bien a sus proveedores, visitar sus instalaciones, revisar el envase, el embalaje, el transporte y porque no, involucrarse con el área de Seguridad e Inocuidad Alimentaria para realizar auditorias de calidad e instalar un programa de desarrollo de proveedores. Para proteger el costo lo ideal es tener al menos 3 opciones aprobadas para cada uno de los materiales e ingredientes críticos. Esto obviamente toma tiempo, pero contando con un buen análisis 80/20, conociendo a los jugadores del mercado y dedicando tiempo para aprobar alternativas, la presión por cumplir un presupuesto de costo variable en la planta se torna mucho más sencillo. No compres barato. Aprende a compra bien evaluando todos los riesgos… Sólo así lograrás optimizar el proceso de compra. Rodrigo Calderón
Executive Coach
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El rol de supervisor es una gran alternativa que tienen los Ingenieros recién egresados para construir una sólida carrera profesional. Una de las alternativas que tenemos los recién egresados de Ingeniería Química o Ingeniería de Alimentos al inicio de nuestra vida laboral es trabajar en planta; pero la realidad es que muchos salen corriendo simplemente al escuchar que estas instalaciones no siempre están en lo más nice de la ciudad, que quizás se tenga que rolar turnos y que el look del día a día será poco trendy por la estética exclusiva que brindan la cofia, el casco de seguridad, el cubre-bocas y los zapatos con casquillo. Sin embargo existen hombres y mujeres que sí encuentran en este ambiente un mundo fascinante que está lleno de retos que dejarán marcada de por vida su carrera profesional, y por lo tanto acuden con mucha alegría a su primera entrevista de trabajo para colocarse como Supervisores. Basta con estar un par de semanas ya de forma oficial como supervisor para darte cuenta que hay algo raro en la descripción del puesto… no se necesita a un Supervisor, sino a un Superman!!! Resulta que hay que llegar al menos 30 minutos antes de que inicie el turno para enterarte de como están cerrando los del turno anterior ya sea en la mañana, en la tarde o en la noche; que eres responsable de una buena parte de los activos de la empresa; que debes cuidar las instalaciones; que tienes que verificar que los materiales e insumos que se adquirieron se transformen en los productos que se ofrecen y que eres pieza clave en la gestión de calidad ya que debes custodiar procesos bajo los estándares establecidos. Por si esto fuera poco… tu cuerpo también debe resistir caminar o estar parado por 8 horas, vigilar equipos a altas o bajas temperaturas, solucionar conflictos de convivencia y desempeño del personal o estar sentado frente a un tablero de control también durante 8 horas, por mencionar sólo algunos… Queda muy claro que esto no es para todos, pero es un hecho que un buen Supervisor tiene precisamente esto… la habilidad de salirse del torbellino de la operación para “ver todo desde arriba” (Super – visión), anticipando problemas, tomando decisiones rápidas y siguiendo siempre métodos y políticas de trabajo. Durante los primeros meses en el cargo, debes conocer muy bien los estándares de calidad, los productos, presentaciones y condiciones de operación de los equipos, pero lo más importante será que empieces a desarrollar tu liderazgo. Probablemente sientas que no eres nadie en la organización, sobre todo porque a veces todos duermen mientras tu trabajas, pero es en esta posición donde se forjan los grandes Gerentes y Directores de Planta del mañana. Será tu capacidad para entender el negocio, comprender las expectativas de los clientes y mantener buenos números de productividad, rendimiento o eficiencia lo que te permitirá estar en el radar de la empresa como parte del talento a desarrollar.  Tu carrera profesional puede volverse la de la tradicional “rata de planta” si lo único que te preocupan son los fierros, las cajas o los sacos. Estamos de acuerdo que hoy tu función es supervisar un proceso, pero no olvides que la única razón por la que esas actividades existen, es porque al final hay un cliente esperando el producto o servicio que ofrece la empresa. Comúnmente tendrás a tu cargo al front line, que es la fuerza de trabajo base de la organización y que está típicamente integrada por Ayudantes Generales, Montacarguistas y Operadores. Tu capacidad para entrenarlos, desarrollarlos, solucionar diferencias y tener la mente fría y la mano dura para tomar decisiones en los momentos críticos será un factor clave para colocarte como el guía del turno y será el inicio de tu recorrido hacia la cima del liderazgo dentro de la planta. Esquemas sindicales, conflictos de ética o integridad, tentaciones por parte de proveedores corruptos o abusos de autoridad de mandos medios serán los posibles retos, tropiezos y dificultades a enfrentar y resolver. Confía siempre en tus principios, valores y habla siempre con la verdad… En consecuencia ganarás el respeto de todos y seguirás siendo considerando como posible candidato para cargos de mayor envergadura en los años siguientes. Así es, querido Supervisor, la cima sólo se conquista caminando desde el campamento base. Si te gusta el área de Operaciones y aspiras a hacerla en grande, no dudes en empezar por aquí. Te aseguro que cuando llegues a la Dirección de la Planta recordarás muy bien esos días que viviste en las trincheras y entenderás aun más que si no hubieras pasado por ahí, hoy no podrías llenar la silla que con tanto esfuerzo te has ganado.. Photo Credits: BigStock © gila